而在差旅這一塊，企業(yè)的成本控制方法更是有限，除了制定差旅管理辦法，通過預(yù)算控制來節(jié)制成本之外再無他法；然而我們都知道除了頂層設(shè)計之外，過程控制更加重要，同時也要通過對相關(guān)數(shù)據(jù)的分析處理事后避免同樣的錯誤再次發(fā)生。
我們經(jīng)�？吹胶芏鄤�(chuàng)業(yè)公司一拿到融資，就瘋狂的招兵買馬、無目的的花費巨額的成本，如果下一次的融資沒到位，很可能這家公司就倒閉了！去年的一起唱就是一個鮮明的例子。大部分企業(yè)的成本管理和控制水平低下、視野局限，觀念和方法均未能適應(yīng)快速變化發(fā)展的外部環(huán)境和企業(yè)自身的戰(zhàn)略需要，在中小企業(yè)尤為如此。
現(xiàn)在有很多企業(yè)已經(jīng)意識到成本控制尤其是差旅費用管控的重要性，那我們現(xiàn)在就可以使用現(xiàn)代的差旅管理系統(tǒng)來進行過程控制，從而達到控制成本的目的。一個好的差旅管理系統(tǒng)應(yīng)該具備哪些特征呢？我們該如何選擇差旅管理系統(tǒng)呢？這里我們以全程費控作為簡單的例子進行分析。通過事前預(yù)定、事中控制、事后處理的邏輯順序一目了然的了解差旅管理系統(tǒng)中理應(yīng)具備哪些功能。
合理的差旅管理系統(tǒng)應(yīng)該具備的模塊
1、好的差旅管理系統(tǒng)差旅采購范圍廣、一站式、成本低：借助于差旅管理系統(tǒng)，我們可以利用供應(yīng)商（提供差旅管理系統(tǒng)的一方）的渠道資源，降低差旅采購成本。比如全程費控當(dāng)中的預(yù)定系統(tǒng)覆蓋范圍非常廣，小到禮品，大到預(yù)定賓館，一站式為你解決；并且相關(guān)的資源提供方都是與全程費控有著長期穩(wěn)定合作關(guān)系的。
2、好的差旅系統(tǒng)差旅審批流程便捷化：現(xiàn)在很多出差的人員會攜帶手提電腦，但是手提電腦不可能一直提著，而手機則是無時無刻陪伴在出差人員的左右。因此基于移動端的審批流程則是更加方便與快捷的，全程費控由于采用的是SaaS模式（不了解SaaS的可以查看SaaS與傳統(tǒng)軟件的區(qū)別一文），在移動端也有app，因此差旅申請審批流程均可在移動端快速完成。
3、好的差旅系統(tǒng)差旅報銷審批流程可控化：審批完之后，重點就移向報銷過程了。就報銷而言，傳統(tǒng)的方法需要報銷方提供差旅過程當(dāng)中的相關(guān)憑證，回司后提交與直屬上司與財會人員進行報銷。在以往，相關(guān)的憑證也只是限于而已，但現(xiàn)在我們或許有了更加科學(xué)的工具，比如全程費控差旅管理系統(tǒng)中的簽到工具，在員工的許可下可獲取實時地理位置信息，從而增加了可信性。除此之外，還有其他非常多的功能促進報銷流程的合規(guī)化。
4、好的差旅管理系統(tǒng)相關(guān)數(shù)據(jù)清晰化
按照公司的具體情況設(shè)置不同的單元進行差旅成本的核算以及在規(guī)定的時間內(nèi)形成特定的報表，針對不同性質(zhì)的人群提供分門別類的財務(wù)報表數(shù)據(jù)，并且相關(guān)數(shù)據(jù)均可導(dǎo)出，減輕了財務(wù)人員的手工工作負擔(dān)。同時財務(wù)數(shù)據(jù)也可以便于相關(guān)人員進行事后數(shù)據(jù)分析，更加科學(xué)的完善相關(guān)制度。
上述的四點是一個優(yōu)秀的差旅管理系統(tǒng)應(yīng)該具備的，缺了任何一環(huán)都不能稱之為好的差旅管理系統(tǒng)。從差旅過程當(dāng)中可能的預(yù)定環(huán)節(jié)開始到差旅申請到報銷審批再到數(shù)據(jù)導(dǎo)出，一站式流程如行云流水般真正的將差旅費用控制科學(xué)化、高效化，是中小企業(yè)內(nèi)部成本控制的有效工具。
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