文檔管理系統(tǒng)是信息技術(shù)在公司里管理中最典型的應(yīng)用。傳統(tǒng)文檔管理模式是由人工去管理的，效率低下，無法適用于當(dāng)前對(duì)文檔管理的需求。文檔管理系統(tǒng)基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使辦公室對(duì)文檔的管理工作逐步信息化，從而形成由辦公室人員與辦公室設(shè)備共同構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人機(jī)文檔處理系統(tǒng)，因而可以將跨地區(qū)的各個(gè)部門緊密連接在一起，從而達(dá)到對(duì)文檔的實(shí)時(shí)共享，可以最大程度地發(fā)揮各級(jí)人員的工作效率。
當(dāng)越來越多的企業(yè)、業(yè)務(wù)部門發(fā)現(xiàn)，投入大量人力和物力建造的業(yè)務(wù)、OA、ERP等IT系統(tǒng)，由于在文檔管理方面的先天缺陷，無法有效集中管理和存儲(chǔ)文檔。于是，更簡(jiǎn)單、高效的集中管理、檢索和存儲(chǔ)文檔，以提高文檔的利用率和員工生產(chǎn)力，成為企業(yè)面臨的挑戰(zhàn)之一。
企業(yè)怎樣選擇適合自己的專業(yè)文檔管理系統(tǒng)？業(yè)界領(lǐng)先的石油行業(yè)文檔管理系統(tǒng)專家，在綜合了行業(yè)需求特點(diǎn)之后認(rèn)為，作為對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效補(bǔ)充，專業(yè)的文檔管理系統(tǒng)要以創(chuàng)新為動(dòng)力，以安全可靠、簡(jiǎn)潔易用、經(jīng)濟(jì)低廉、專業(yè)強(qiáng)大為用戶利益。
由于企業(yè)類型不同，企業(yè)的戰(zhàn)略計(jì)劃不同，企業(yè)的管理模式也不經(jīng)相同等因素，實(shí)際的管理信息系統(tǒng)的動(dòng)能會(huì)有不同的功能。但是從抽象意義上來說，無論什么企業(yè)，其管理信息系統(tǒng)的功能相同。一般分為數(shù)據(jù)處理、輔助管理決策兩大功能。文檔管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理功能以完成企業(yè)相關(guān)文檔的收集、存儲(chǔ)、加工、傳輸和輸出，提供信息服務(wù)。它是管理信息系統(tǒng)的基本功能；輔助管理決策功能即指對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的結(jié)構(gòu)化決策問題，采用管理信息系統(tǒng)相關(guān)學(xué)科中提出的定量方法，建立問題的模型，求解問題，獲得解決問題的方法。
隨著社會(huì)的發(fā)展和信息技術(shù)的進(jìn)步，全球信息化的直撥越來越明顯，任何單位和企業(yè)不再是局限于某一個(gè)地區(qū)，都在自覺不自覺在參與到了全球化的競(jìng)爭(zhēng)中。在這個(gè)全球化的競(jìng)爭(zhēng)中，政府機(jī)關(guān)企事業(yè)單位對(duì)信息的掌握程序，信息獲取是否及果，信息能否得到充分的利用、對(duì)信息的瓜劉否敏感準(zhǔn)確，已越來越成為徇其競(jìng)爭(zhēng)能力的最重要因素。綜上所述，文檔管理系統(tǒng)的前景是非常廣闊的。
