由于企業(yè)業(yè)務(wù)流程的頻繁變更，導(dǎo)致業(yè)務(wù)流程的管理和控制出現(xiàn)了兩個(gè)復(fù)雜化：一是業(yè)務(wù)流程處理復(fù)雜化；二是參與管理人員權(quán)限復(fù)雜化。然而，傳統(tǒng)的辦公自動化(office automation，OA)系統(tǒng)不能適應(yīng)靈活多變的業(yè)務(wù)流程處理方式、難以進(jìn)行權(quán)限控制，交互性、協(xié)作性明顯不足。因此，需要建立一個(gè)易于動態(tài)修改辦公業(yè)務(wù)流程的，便于權(quán)限控制的、支持協(xié)同辦公的OA系統(tǒng)。
工作流主要解決復(fù)雜業(yè)務(wù)流程靈活定制和方便更改的問題。引擎的作用相當(dāng)于一個(gè)業(yè)務(wù)流程管理器，它以一個(gè)軟件組件(或者構(gòu)件)的形式運(yùn)行在使用它的業(yè)務(wù)應(yīng)用中。在OA系統(tǒng)中使用工作流引攀技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程與應(yīng)用程序的分離。OA系統(tǒng)通過工作流引擎集中管理業(yè)務(wù)流程包含的所有過程，引擎為業(yè)務(wù)流程提供執(zhí)行環(huán)境，并馭動業(yè)務(wù)流程中各個(gè)過程的自動運(yùn)行。所有的業(yè)務(wù)流程都在引擎的管理、監(jiān)控卜運(yùn)行。當(dāng)業(yè)務(wù)流程變更時(shí)用戶不必修改應(yīng)用程序，只修改業(yè)務(wù)流程模型就可以解決流程變更的問題，從而實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)流程的靈活定制。
工作流作為OA系統(tǒng)的核心部件，其主要功能包含：解釋流程定義的業(yè)務(wù)模型;創(chuàng)建、解釋、執(zhí)行和控制流程實(shí)例，管理其運(yùn)行過程；根據(jù)流程定義和工作流相關(guān)數(shù)據(jù)為流程實(shí)例的運(yùn)行進(jìn)行導(dǎo)航；根據(jù)任務(wù)之間的關(guān)聯(lián)和任務(wù)的執(zhí)行條件，決定并行或串行執(zhí)行后續(xù)任務(wù)；確定任務(wù)項(xiàng)目，實(shí)現(xiàn)用戶意圖，提供接口，支持用戶交互；與外部資源交互，維護(hù)工作流控制數(shù)據(jù)和工作流相關(guān)數(shù)據(jù)；監(jiān)控流程實(shí)例的運(yùn)行情況，對異常的流程進(jìn)行處理。
房地產(chǎn)行業(yè)OA系統(tǒng)通過調(diào)用工作流引擎對文檔的流動、交互、控制、管理進(jìn)行動態(tài)管理，并隨時(shí)跟蹤和監(jiān)督文檔處理過程，實(shí)現(xiàn)部門之間、人員之間的協(xié)作閣。工作流引擎的作用不僅僅是處理流程，使信息從一個(gè)地方流向另一個(gè)地方，而且管理這些規(guī)則與流程的運(yùn)作，工作組成員間依據(jù)一組己定義的規(guī)則及己制定的共同目標(biāo)交換文檔或與任務(wù)相關(guān)的信息。
對于房地產(chǎn)行業(yè)OA系統(tǒng)隨著企業(yè)的發(fā)展和增長，并有了新的變化，許多企業(yè)的需求。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)只關(guān)心辦公自動化，更側(cè)重于辦公管理，OA辦公自動化不應(yīng)該只是一個(gè)平臺，它應(yīng)該是一個(gè)運(yùn)營管理平臺，實(shí)時(shí)控制辦公室人員的工作效率和質(zhì)量，企業(yè)的精細(xì)化企業(yè)管理。然而，許多管理者逐步發(fā)現(xiàn)：雖然傳統(tǒng)的OA辦公可以實(shí)現(xiàn)辦公全自動化，但已無法滿足工作的效率和質(zhì)量的提高。便捷的辦公人員的辦公，而往往沒有帶來效益，提高真正意義上的企業(yè)。
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