針對金融行業(yè)面對新的競爭情況下，在完善內(nèi)外部管理的同時，不斷推出新的服務(wù)項(xiàng)目、新的管理服務(wù)模式以適用競爭所帶來的變革。OA系統(tǒng)把流程的各種規(guī)則固化下來，讓每個人按規(guī)定的流程規(guī)則運(yùn)轉(zhuǎn)，每個參與流轉(zhuǎn)的人無需要記憶各種復(fù)雜的流轉(zhuǎn)規(guī)則，避免出現(xiàn)用人腦去判斷流程的流向而造成的失誤。同時為其提供了靈活的可根據(jù)實(shí)際需求定制的電子化工作流程，使之又能適用業(yè)務(wù)、管理變化的需求。 OA系統(tǒng)是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)、管理科學(xué)等先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷使人們的部分辦公業(yè)務(wù)活動物化于人以外的各種現(xiàn)代化的辦公設(shè)備中，最大限度地提高辦公效率和改進(jìn)辦公質(zhì)量，改善辦公環(huán)境和條件，縮短辦公周期，并利用科學(xué)的管理方法。借助于各種先進(jìn)技術(shù)，輔助決策，提高管理和決策的科學(xué)化水平，以實(shí)現(xiàn)辦公活動的科學(xué)化和自動化。
我國的OA產(chǎn)業(yè)從七十年代末發(fā)展至今，已從最初的提供面向單機(jī)的輔助辦公產(chǎn)品，發(fā)展到面向企業(yè)級應(yīng)用的大型協(xié)同工作軟件，其發(fā)展過程分以下三個階段：
第一階段：以數(shù)據(jù)處理為中心的傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)，它的最大特點(diǎn)是應(yīng)用基于文件系統(tǒng)和莢系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為存儲和處理對象，強(qiáng)調(diào)對數(shù)據(jù)的計(jì)算和統(tǒng)計(jì)能力。其貢獻(xiàn)在于把IT技術(shù)引入辦公領(lǐng)域，提高了文件管理水平。但是此時的OA系統(tǒng)只是一個簡單的工具，其主要目的是處理文字、文檔、表格等，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。這一階段的OA系統(tǒng)提高了用戶的文件管理水平及資料整理水平，但也只是對公文的流轉(zhuǎn)和檔案的整理起到了較大的幫助，缺乏對于辦公過程中的溝通協(xié)作和角色權(quán)限的設(shè)計(jì)，所以用戶應(yīng)用效果不佳。
第二階段：以工作流為中心的辦公自動化系統(tǒng)，這一時期的辦公自動化實(shí)現(xiàn)了以工作流為中心。這種方式徹底改變了早期辦公自動化的不足之處，以E-MAIL、文檔數(shù)據(jù)庫管理、目錄服務(wù)、群組協(xié)同工作等技術(shù)作支撐。第二代辦公自動化系統(tǒng)包含了眾多的實(shí)用功能和模塊，它以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)了對人、對事、對文檔、對會議的自動化管理。這時的OA系統(tǒng)已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了自動化辦公和協(xié)同辦公。
第三階段：以知識管理為核心的辦公自動化系統(tǒng)，第三階段OA系統(tǒng)的核心是知識管理。知識管理是一個系統(tǒng)工程，目標(biāo)是幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)潛在的知識、定位擁有專門知識的人、傳遞知識、有效利用知識。知識管理意味著在恰當(dāng)?shù)臅r間，將正確的知識傳給正確的人，使他們采取最適合的行動，避免重復(fù)錯誤和重復(fù)工作。知識管理可以幫助企業(yè)解決知識共享和再利用的問題。第三階段OA的顯著特點(diǎn)是信息、資源共享、實(shí)時通信以及與短信平臺的完美結(jié)合。
所以，現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)是以知識管理為核心的辦公自動化。在實(shí)踐中，由于網(wǎng)絡(luò)的便捷給人們帶來對信息共享的需求，使得企業(yè)更需要越來越多的外界信息和企業(yè)內(nèi)部知識的積累，并在它們之間不斷地交互與碰撞中使知識獲得再生和增值。辦公自動化不僅只是人際辦公的計(jì)算機(jī)化，而且要融知識管理于辦公自動化中。通過新辦公自動化系統(tǒng)為領(lǐng)導(dǎo)層，辦公室，人力資源部門，業(yè)務(wù)部門等提供了全新高效的工作模式。
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