為什么這么說呢？
公司管理有兩個基本的目標(biāo)，一個是高效，另一個是規(guī)范。高效就是速度快，效率高，執(zhí)行力強(qiáng)。規(guī)范就是不要破壞了規(guī)矩，亂了套路，讓管理陷入混亂。
每個管理者都希望自己的團(tuán)隊(duì)辦公既高效、又規(guī)范，這是一種完美至善的境界。可事實(shí)上，往往是顧得了高效，丟了規(guī)范；而得到了規(guī)范，又丟了高效。
比如，一個客戶突然打電話給業(yè)務(wù)員，要采購一大批貨物，下午3點(diǎn)前就要一份報價單和供貨合同，客戶要對比幾家供應(yīng)商的報價和商務(wù)條款，然后馬上會決定從哪里采購。
根據(jù)公司的規(guī)定，大型項(xiàng)目給客戶制作的報價單，必須經(jīng)過部門主管、生產(chǎn)部、項(xiàng)目部、財(cái)務(wù)部、副總經(jīng)理的審批，才能正式遞交給客戶。這個流程下來，少則一兩天，多則三四天。
時間不夠用啊，怎么辦呢？
如果業(yè)務(wù)員拿著報價單和合同依次去找這些部門和領(lǐng)導(dǎo)審核，肯定是來不及的，因?yàn)橛械牟块T沒在一起辦公，而且有的領(lǐng)導(dǎo)還出差了。不能按時遞交報價單和合同，那這筆業(yè)務(wù)自然也就沒了。
如果業(yè)務(wù)員做好報價單和合同，給部門主管看一下就發(fā)送給客戶，那是來得及的。但沒有經(jīng)過其他部門和領(lǐng)導(dǎo)的審核，一旦出了問題怎么辦呢？誰也不敢承擔(dān)這個責(zé)任。
顯然，規(guī)范和效率之間出現(xiàn)了矛盾，這怎么取舍呢？筆者也沒有什么好辦法，只能靠業(yè)務(wù)員自己腦洞大開，隨機(jī)應(yīng)變了。但愿他不要經(jīng)常遇到這種情況。
而有了OA辦公系統(tǒng)的幫忙，這件事就會好辦多了。
業(yè)務(wù)員先做好報價單和合同，然后在OA辦公系統(tǒng)上點(diǎn)擊“合同審批”的流程，填上內(nèi)容，發(fā)送，OK了。
接下來會怎么樣？OA辦公系統(tǒng)會根據(jù)這個業(yè)務(wù)員所在的部門，自動將表單發(fā)給他的部門主管審核。部門主管審核完成后，系統(tǒng)又將表單依次發(fā)給生產(chǎn)部、項(xiàng)目部、財(cái)務(wù)部、副總經(jīng)理。
過了兩個小時，業(yè)務(wù)員打開OA辦公系統(tǒng)中“我的申請”這個窗口，看看流程走到哪里了，哈，正在副總經(jīng)理那里呢。對了，副總出差了，業(yè)務(wù)員正想打給電話給副總，突然想起系統(tǒng)有手機(jī)短信提醒的功能，副總是可以及時看到的，現(xiàn)在一定是在忙。
與此同時，副總在外地，兩個小時前已經(jīng)看到手機(jī)上收到一個合同審批單待批。當(dāng)和用戶的老總會談完畢后，馬上在手機(jī)上打開這個審批單，原來是一個大項(xiàng)目，他做了幾點(diǎn)指示，就通過了審批。
就這樣，業(yè)務(wù)員用兩個多小時的時間，完成了全部審批流程，2點(diǎn)55分，他順利將報價單和合同發(fā)送給客戶。他的高效率和高質(zhì)量給客戶留下了很好的印象，最后如愿以償?shù)墨@得了訂單。
OA辦公系統(tǒng)的模板化流程，保證了工作的規(guī)范性，它的無紙化流轉(zhuǎn)，又保證了工作的高效率。因此，OA辦公系統(tǒng)在規(guī)范和效率之間找到了最佳平衡點(diǎn)，不會讓公司顧此失彼，保證了管理和辦公的有效性。
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