工作流是企業(yè)不可或缺的業(yè)務范疇，包括訂單、報價處理、采購處理、合同審核、客戶電話處理、供應鏈管理等等。傳統(tǒng)辦公方式多采用紙張表單，手工傳遞的方式，一級一級審批簽字，不僅工作效率低下，而且無法實現(xiàn)報表統(tǒng)計分析等功能。協(xié)同辦公系統(tǒng)重要的組成部分工作流，使用者只需在電腦上填寫有關表單，系統(tǒng)會按照定義好的流程自動往下跑，下一級審批者將會收到相關資料，并可以根據(jù)需要修改、跟蹤、管理、查詢、統(tǒng)計、打印等，大大提高了工作流效率和效益。
oa系統(tǒng)的作用：從協(xié)同辦公方面來看
一方面，集團化企業(yè)的各分支機構和總部之間需要一個更好的協(xié)同辦公平臺；另一方面隨著信息化的不斷推進，各種信息化管理系統(tǒng)的陸續(xù)引進需要協(xié)同辦公系統(tǒng)的更好的整合應用。協(xié)同辦公系統(tǒng)，以其可移植、易擴展、易集成的優(yōu)勢，大大滿足了企業(yè)信息化辦公的協(xié)同需求。
oa系統(tǒng)的作用：從工作效率方面來看
工作效率很大程度上取決于辦公方式。如果開個會議需要打十幾個電話通知；一份審批需要歷經(jīng)4天通過5關審核；領導一出差業(yè)務則擱置等等情況一再出現(xiàn)，說明是時候上一套協(xié)同辦公系統(tǒng)了。協(xié)同辦公系統(tǒng)提供一個整合的工作平臺，可以打破時間和空間的限制，實現(xiàn)隨時隨地的辦公，大大提高工作效率。新員工辦理入職手續(xù)更便捷；了解公司組織架構更快速；熟悉部門同事更容易；掌握業(yè)務流程更省時。企業(yè)管理者隨時了解員工的工作進度；便于發(fā)現(xiàn)基層好員工；精確管控好每一筆費用；可快速制定公司發(fā)展戰(zhàn)略。企業(yè)員工可時刻掌握自己的考勤信息；實時記錄任務進度；有效的全面規(guī)劃自身的工作；和同事間彼此信息交流更便捷。
oa系統(tǒng)的作用：從信息流方面來看
信息流和資金流、實物流作為企業(yè)三大核心資源，其重要性在信息化時代背景下越來越突出。傳統(tǒng)信息流多以紙質文件的形式存在，往往造成紙張浪費、流轉滯后、存貯麻煩、查閱困難等諸多弊端。協(xié)同辦公系統(tǒng)提供了很好的信息流處理平臺，不僅能節(jié)省企業(yè)運營成本；提高信息資源流轉效率，而且發(fā)揮了信息流的應用價值，提供良好決策支持和企業(yè)數(shù)據(jù)資料庫。
