“協(xié)同”的含義從字面上理解就是協(xié)作和同步，前者是人員和組織的協(xié)作，后者是信息和數(shù)據(jù)的同步，協(xié)同辦公系統(tǒng)的工作正是圍繞這兩方面進行。
以“智慧協(xié)同”為例，所謂“智慧”，就是說協(xié)同辦公系統(tǒng)要開放、智能、靈便、隨需而變，實現(xiàn)工作流統(tǒng)一化管理和數(shù)據(jù)整合，即時響應(yīng)、動態(tài)適應(yīng)企業(yè)管理和發(fā)展的需求。
而所謂“協(xié)同”，則包括四個方面：
數(shù)據(jù)的辦公協(xié)同：既實現(xiàn)協(xié)同軟件內(nèi)部的數(shù)據(jù)整合，又實現(xiàn)協(xié)同軟件和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)整合，消除信息孤島。
資源的辦公協(xié)同：讓團隊成員隨時隨地的分享、獲取有價值的知識和經(jīng)驗等資源，實現(xiàn)知識管理的積淀、傳承和發(fā)揚。
人員的辦公協(xié)同：打破部門、崗位和層級的限制，以項目和事務(wù)為核心，實現(xiàn)團隊成員間無障礙的溝通和協(xié)作。
流程的辦公協(xié)同：整合、規(guī)范、簡化辦公流程，并實現(xiàn)多系統(tǒng)間辦公流程的整合，減少重復(fù)工作，提供工作效率和精度。
通過以上的分解，我們就發(fā)現(xiàn)協(xié)同辦公系統(tǒng)并不是抽象的，也不是高深的，更不是全能的，它只是一個實實在在的工具，幫助企業(yè)實現(xiàn)更有效、更高效的溝通、協(xié)作和管理。
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