由于使用的人數(shù)眾多，在實際應(yīng)用中會面向不同層次和不同計算機水平的人員，因此要求流程管理系統(tǒng)的使用門檻非常低，使日常許多通過手工完成的事情，被計算機和網(wǎng)絡(luò)提供的功能所代替，從而節(jié)省紙質(zhì)文件傳遞在時間和人力成本上的浪費，提高審批和業(yè)務(wù)處理的工作效率。
2、流程管理系統(tǒng)權(quán)限和工作流管理
區(qū)別于其他管理軟件，流程管理系統(tǒng)擁有強大的權(quán)限系統(tǒng)，可以作為一個應(yīng)用的基礎(chǔ)軟件平臺，集成其他系統(tǒng)或業(yè)務(wù)模塊，如：CRM、ERP中的訂單采購、項目管理等。特別是對于平臺型流程管理系統(tǒng)，由于其構(gòu)建在定制開發(fā)平臺之上，在實現(xiàn)傳統(tǒng)流程管理系統(tǒng)作用的同時，能夠很好的融合其他管理系統(tǒng)的功能，實現(xiàn)流程管理系統(tǒng)和業(yè)務(wù)管理于一體的綜合業(yè)務(wù)辦公。
在流程管理系統(tǒng)中最具特點是以工作流為中心的各種審批流程，結(jié)合企業(yè)在行政組織架構(gòu)上的要求，在流程定制中融入組織結(jié)構(gòu)、人員、組別、角色、崗位等特征，實現(xiàn)靈活強大的定制結(jié)構(gòu)體系，以滿足企業(yè)在公文審批方面的要求，如：收發(fā)文管理、企業(yè)的費用報銷、請假、采購等流程。通過流程管理系統(tǒng)可以建立企業(yè)內(nèi)部通訊平臺，實現(xiàn)工作流轉(zhuǎn)和事務(wù)處理的自動化，建立企業(yè)信息發(fā)布平臺，實現(xiàn)文檔管理的自動化、輔助辦公和實現(xiàn)分布式辦公。
