隨著信息化技術的日益普及，餐飲這樣的傳統(tǒng)行業(yè)也越來越多的采用信息技術來管理自己的業(yè)務。由于目前市場上餐廳管理系統(tǒng)還處于百花齊放、百家爭鳴的階段，餐飲行業(yè)多數(shù)老板對IT技術了解相對不多，面對眼花繚亂的產(chǎn)品、面對信誓旦旦的服務承諾，如何選擇一套不論從產(chǎn)品品質(zhì)、技術服務、到價格價值等各個方面都真正適合自己的餐飲管理系統(tǒng)，的確是一個不小的挑戰(zhàn)。
目前餐飲老板在選擇餐飲軟件時，一般通過以下三種方式，一是通過行業(yè)中的熟人、朋友、伙伴的介紹，二是通過在主動上門推銷的軟件供應商中比較選擇，三是通過各類媒體如互聯(lián)網(wǎng)、各類專業(yè)媒體上的介紹和廣告來進行選擇�？墒�，由于餐飲軟件和餐飲管理系統(tǒng)的復雜性、餐飲業(yè)態(tài)的多樣性、以及餐飲公司老板的期望和員工素質(zhì)的特殊性等原因，使得餐飲老板不是很容易找到一套適合自己的餐飲管理系統(tǒng)，不是很容易找到一個令人滿意的餐飲信息化領域的合作伙伴。
首先，在理念的層面上，我們強調(diào)不應以產(chǎn)品為中心，而要以客戶的需求為中心。
目前市場上的大多數(shù)餐飲軟件供應商，還是不自覺的以自己開發(fā)的產(chǎn)品為中心，向餐飲公司推銷自己的產(chǎn)品，而不管自己的產(chǎn)品是否合適該餐飲公司。我們認為，餐飲業(yè)態(tài)有中餐正餐、西式正餐、中式快餐、西式快餐、休閑茶座、咖啡酒吧、外送外賣、集團連鎖，不同的餐飲業(yè)態(tài)，餐飲業(yè)務流程有很大的區(qū)別，自然餐飲管理系統(tǒng)所需要的功能就大大的不同；還有，餐飲公司如果處于不同的發(fā)展階段，盡管餐飲業(yè)態(tài)相同，對餐飲管理系統(tǒng)的要求也會表現(xiàn)出很大的差異性，比如，有些餐廳還處于發(fā)展的初級階段，對餐飲管理系統(tǒng)的要求只是停留在自動處理業(yè)務流，比如電腦收銀、自動打印送廚房等；有些公司已經(jīng)要求進行后廚倉庫和成本的控制，因此對后臺倉庫和成本管理提出相應的要求；還有一些公司發(fā)展到需要對經(jīng)營數(shù)據(jù)、客戶消費數(shù)據(jù)進行分析，以此來調(diào)整、構(gòu)建餐廳的經(jīng)營方向和經(jīng)營政策。
因此，餐飲公司選擇合適自己的軟件系統(tǒng)，首先需要對該產(chǎn)品是否適合自己的需要作出一個基本判斷，而不是僅僅依靠軟件提供商自我推銷，所以，往往就需要有專業(yè)餐飲信息化咨詢公司或餐飲信息化專家提供科學、客觀、公正的咨詢指導。
其次，看產(chǎn)品品質(zhì)（功能和技術層面）
餐飲軟件是為餐飲業(yè)務服務的工具，考察產(chǎn)品品質(zhì)時需要注意三點，其一是，產(chǎn)品沒有最好，只有最合適；其二是必須結(jié)合餐飲公司的自身特點，抓住主要矛盾，不要期望餐飲軟件可以解決管理中的所有問題；其三是安全、可靠、穩(wěn)定的重要性大于產(chǎn)品功能的豐富性，因為根據(jù)我們的實際統(tǒng)計結(jié)果看，對于一個在市場上已經(jīng)比較成熟的軟件而言，大多數(shù)餐飲公司只是利用了餐飲軟件30%－40%的功能，而產(chǎn)品本身的數(shù)據(jù)安全和系統(tǒng)的穩(wěn)定決定了用戶對系統(tǒng)好差的評價的最重要因素。
還有，數(shù)據(jù)的錄入通常有三種方式，一是基于普通電腦，二是基于觸摸屏，三是采用無線點菜系統(tǒng)，而無線技術又有基于紅外技術和基于無線網(wǎng)絡的技術。從目前的發(fā)展趨勢看，餐飲系統(tǒng)越來越多的采用觸摸屏，而無線技術正在逐步成熟起來。
技術層面需要考慮的另一個重要問題是，軟件是基于開放的平臺還是自成體系的封閉平臺。開放是指軟件的兼容性做的好，可以支持各類通用硬件設備，這樣，對用戶而言可以自由選擇適合自己的設備，比如打印機、無線PDA、各類讀寫卡器等，萬一硬件設備出現(xiàn)故障，用戶可以隨時在市場上采購到；而封閉系統(tǒng)是由某一家系統(tǒng)提供商提供的專用設備，與通用的設備不能兼容，因此，一旦用戶使用了這樣的系統(tǒng)，設備維護和更新就沒有選擇的余地，只能通過這家公司來做。目前，市場上由一些餐飲管理系統(tǒng)就是在一些環(huán)節(jié)上采用專用設備，比如專用打印機、專用無線點菜設備、專用信息讀寫卡器等，這樣，系統(tǒng)商就可以通過這一部分設備提高自己的利潤。我們認為，真正有發(fā)展前途的軟件不是依靠這些小聰敏來取勝的，而是要靠軟件自身的不斷完善、靠貼心的服務來贏得市場、贏得客戶的。
第三，服務意識和服務能力
軟件就是服務。如果提供餐飲管理軟件的服務商沒有很好的服務意識，或者不具備很好的服務能力的話，那么，再好的產(chǎn)品也是無法發(fā)揮出應有的功效的。服務包含三個方面：首先是售前的咨詢，包括了解用戶的真正需求、對產(chǎn)品進行選型推薦；其次是售中的實施和培訓服務，這個環(huán)節(jié)非常重要，網(wǎng)絡布線的質(zhì)量直接影響到系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全和穩(wěn)定，培訓的質(zhì)量則直接關系到系統(tǒng)運行的效率，培訓應當分崗培訓、統(tǒng)一演練、加強個部門各崗位的溝通與互動、逐一考核，只有通過考核才能允許上崗，通常培訓的崗位應當包含：點菜員、大堂經(jīng)理、收銀員、廚房專管員、倉庫管理員、財務人員、系統(tǒng)管理員以及總經(jīng)理；最后，是售后服務，售后服務包括陪店、現(xiàn)場支持、電話支持、計算機遠程服務等，一套好的軟件還應當輔之一套滿足客戶需要的完整的售后服務計劃，包括建立客戶維護服務檔案、制定維護服務等級等。
考察一個系統(tǒng)服務商服務意識和服務能力簡單易行的方法是看其是否建立了相對完整的服務流程和服務標準。如果一個軟件提供商連最起碼的服務流程和服務標準都沒有建立起來，就很難相信其在今后的服務中能及時滿足用戶的服務需求。
第四，業(yè)務專注度VS公司規(guī)模
盡管市場上有相當多的餐飲管理系統(tǒng)，但是從行業(yè)整體水平看，餐飲公司使用軟件的比例還是不高，目前餐飲軟件還是屬于市場導入階段，專門從事餐飲管理系統(tǒng)經(jīng)營的公司的數(shù)量并不多、規(guī)模還不大，作為專業(yè)開發(fā)經(jīng)營餐飲軟件的具有全國范圍內(nèi)的知名度和美譽度的公司幾乎還沒有；還有一些規(guī)模稍大的公司，主營產(chǎn)品可能并非餐飲管理系統(tǒng)，只是有一個部門或者一個團隊來負責餐飲軟件方面的開發(fā)與銷售，對于這樣的公司，雖然規(guī)模和實力看似比較大，但由于業(yè)務不專注，一旦遇到經(jīng)營上的困難，很有可能就會放棄這項業(yè)務。這是在我們行業(yè)中一種比較常見的現(xiàn)象。因此，我們認為，相對于公司的規(guī)模，更加重要的是業(yè)務的專注程度。因為事物發(fā)展的規(guī)律就是，只有專注，才會成為專家；只有專注，才能有力量！
第五，有效客戶的數(shù)量和質(zhì)量
餐飲公司在選擇軟件時已經(jīng)知道需要了解該軟件的已有客戶，或者叫成功案例。一些軟件公司往往投其所好，把成功案例的客戶名單列上一長串，沒有地址、沒有電話、沒有聯(lián)系方式，這樣的客戶名錄哪怕再多，都是沒有意義的。我們這里說的有效客戶名錄，不僅僅指使用該軟件的客戶，更為重要的是由誰來完成實施和服務的。常常遇到一些市場上有一定知名度的軟件，在全球范圍內(nèi)的戶用多達上千家，但是具體到某一個市場，可能還沒有幾家用戶，因此，遇到這樣的情況，就希望用戶擦亮眼鏡，因為或許你就是遇到一個新手在為你提供服務呢。在應用軟件領域，具體的實施服務能力、經(jīng)驗是非常重要的，這往往會成為一個軟件是否能成功實施的關鍵因素。
比如，一套餐飲管理系統(tǒng)在A店能夠成功實施，并不一定在B店就能達到同樣的效果，因為不同的實施服務能力，會帶來截然不同的實施效果；同樣的事情還會發(fā)生在一些不斷從一些相對大一些的公司分裂出來的小公司那里，這種情況更加司空見慣。因為剛剛分裂出來，盡管有了改頭換面的產(chǎn)品，但新的產(chǎn)品還沒有正式用戶，因此一個是采取免費策略，另一個就是采取共享用戶的策略，原現(xiàn)公司的客戶，也會堂而黃之的被列到公司的用戶名錄中去。所以，考察有效用戶，不僅要看數(shù)量，還要看質(zhì)量；不僅要聽介紹，有條件最好還要去現(xiàn)場看。這樣才一定能看出個究竟來。
我們必須強調(diào)，餐飲企業(yè)在選擇軟件時，一定要餐飲企業(yè)其他的產(chǎn)品供應商有明確的區(qū)別，軟件不僅僅是產(chǎn)品，更是服務，是產(chǎn)品和服務的混合體，因此，選擇軟件與其說是選擇產(chǎn)品，不如說是選擇一個長期的合作伙伴。這就需要餐飲公司考察除了產(chǎn)品之外，軟件系統(tǒng)供應商的服務能力、服務規(guī)范、服務標準、服務手冊，甚至體現(xiàn)在服務背后的公司企業(yè)文化、公司的經(jīng)營理念、公司的核心價值觀等，因為正是這些因素，決定了該公司是否可以成為自己長期、穩(wěn)定的、可以信賴的合作伙伴的重要條件。
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