隨著各個單位規(guī)模的不斷擴(kuò)大，單位內(nèi)部對文檔處理急劇增加。如果通過網(wǎng)絡(luò)文檔管理系統(tǒng)工作，就可以拋棄以入往傳統(tǒng)的模式，發(fā)文件的一級一級傳達(dá)的煩瑣。普通用戶只要上網(wǎng)就以查看上級發(fā)下來的文件和相互交流信息的目的，而通過短信管理并且又可以對單位內(nèi)部進(jìn)行信息的交流。因而根據(jù)公司對文檔管理的需要，及公司內(nèi)部通信的需要，系統(tǒng)中設(shè)計對文檔的管理功能，用戶管理功能，角色管理功能，部門管理功能以及短信管理功能。
通常企業(yè)用戶登錄到文檔管理系統(tǒng)，可以對系統(tǒng)內(nèi)部信息進(jìn)行管理，用例包括人員信息管理，組織信息管理，角色信息管理，人員信息管理包括員工的登錄名，名稱，手機(jī)，郵箱等基本信息的管理。組織信息管理就是整個文檔系統(tǒng)所具有的文檔檢索，文檔分類管理，文檔維護(hù)功能的集合，角色信息管理就是人員所具有的角色與組織信息的管理。
企業(yè)建設(shè)文檔管理系統(tǒng)管理平臺時，主要體現(xiàn)在四個方面：文件存儲集中、備份集中、管理集中和使用集中。因此對系統(tǒng)的可靠性、處理能力、吞吐能力以及擴(kuò)充擴(kuò)展能力提出了較高的要求。為保證業(yè)務(wù)應(yīng)用，必須具有高可靠性。
采用相關(guān)的軟件技術(shù)提供較強(qiáng)的管理機(jī)制、控制手段、事故監(jiān)控和安全保密等技術(shù)措施，提高系統(tǒng)的安全可靠性。保證業(yè)務(wù)應(yīng)用不中斷，確保數(shù)據(jù)不丟失。為適應(yīng)集團(tuán)公司業(yè)務(wù)以及信息化技術(shù)的發(fā)展，在文檔管理系統(tǒng)的性能、文件存儲的擴(kuò)展、管理功能的改進(jìn)、文件安全的提升等各方面都具備良好的擴(kuò)展性。
當(dāng)今世界是飛速發(fā)展的信息時代，在各行各業(yè)中離不開信息處理，這正是計算機(jī)被廣泛用于管理系統(tǒng)的環(huán)境。計算機(jī)的最大好處在于利用它能夠進(jìn)行信息管理。但是在眾多的資料中，如何規(guī)范，準(zhǔn)確，快速，全面的管理自己的資料，如書籍，電子資料等，并且方便自己查閱。使用計算機(jī)進(jìn)行信息管理控制，不僅提高了工作效率，而且大大提高了其安全性。文檔管理系統(tǒng)就是為了管理好自己的各種有用資料信息而設(shè)計的。
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