為什么這么說(shuō)呢？
公司管理有兩個(gè)基本的目標(biāo)，一個(gè)是高效，另一個(gè)是規(guī)范。高效就是速度快，效率高，執(zhí)行力強(qiáng)。規(guī)范就是不要破壞了規(guī)矩，亂了套路，讓管理陷入混亂。
每個(gè)管理者都希望自己的團(tuán)隊(duì)辦公既高效、又規(guī)范，這是一種完美至善的境界�？墒聦�(shí)上，往往是顧得了高效，丟了規(guī)范；而得到了規(guī)范，又丟了高效。
比如，一個(gè)客戶突然打電話給業(yè)務(wù)員，要采購(gòu)一大批貨物，下午3點(diǎn)前就要一份報(bào)價(jià)單和供貨合同，客戶要對(duì)比幾家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)和商務(wù)條款，然后馬上會(huì)決定從哪里采購(gòu)。
根據(jù)公司的規(guī)定，大型項(xiàng)目給客戶制作的報(bào)價(jià)單，必須經(jīng)過(guò)部門(mén)主管、生產(chǎn)部、項(xiàng)目部、財(cái)務(wù)部、副總經(jīng)理的審批，才能正式遞交給客戶。這個(gè)流程下來(lái)，少則一兩天，多則三四天。
時(shí)間不夠用啊，怎么辦呢？
如果業(yè)務(wù)員拿著報(bào)價(jià)單和合同依次去找這些部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)審核，肯定是來(lái)不及的，因?yàn)橛械牟块T(mén)沒(méi)在一起辦公，而且有的領(lǐng)導(dǎo)還出差了。不能按時(shí)遞交報(bào)價(jià)單和合同，那這筆業(yè)務(wù)自然也就沒(méi)了。
如果業(yè)務(wù)員做好報(bào)價(jià)單和合同，給部門(mén)主管看一下就發(fā)送給客戶，那是來(lái)得及的。但沒(méi)有經(jīng)過(guò)其他部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)的審核，一旦出了問(wèn)題怎么辦呢？誰(shuí)也不敢承擔(dān)這個(gè)責(zé)任。
顯然，規(guī)范和效率之間出現(xiàn)了矛盾，這怎么取舍呢？筆者也沒(méi)有什么好辦法，只能靠業(yè)務(wù)員自己腦洞大開(kāi)，隨機(jī)應(yīng)變了。但愿他不要經(jīng)常遇到這種情況。
而有了OA辦公系統(tǒng)的幫忙，這件事就會(huì)好辦多了。
業(yè)務(wù)員先做好報(bào)價(jià)單和合同，然后在OA辦公系統(tǒng)上點(diǎn)擊“合同審批”的流程，填上內(nèi)容，發(fā)送，OK了。
接下來(lái)會(huì)怎么樣？OA辦公系統(tǒng)會(huì)根據(jù)這個(gè)業(yè)務(wù)員所在的部門(mén)，自動(dòng)將表單發(fā)給他的部門(mén)主管審核。部門(mén)主管審核完成后，系統(tǒng)又將表單依次發(fā)給生產(chǎn)部、項(xiàng)目部、財(cái)務(wù)部、副總經(jīng)理。
過(guò)了兩個(gè)小時(shí)，業(yè)務(wù)員打開(kāi)OA辦公系統(tǒng)中“我的申請(qǐng)”這個(gè)窗口，看看流程走到哪里了，哈，正在副總經(jīng)理那里呢。對(duì)了，副總出差了，業(yè)務(wù)員正想打給電話給副總，突然想起系統(tǒng)有手機(jī)短信提醒的功能，副總是可以及時(shí)看到的，現(xiàn)在一定是在忙。
與此同時(shí)，副總在外地，兩個(gè)小時(shí)前已經(jīng)看到手機(jī)上收到一個(gè)合同審批單待批。當(dāng)和用戶的老總會(huì)談完畢后，馬上在手機(jī)上打開(kāi)這個(gè)審批單，原來(lái)是一個(gè)大項(xiàng)目，他做了幾點(diǎn)指示，就通過(guò)了審批。
就這樣，業(yè)務(wù)員用兩個(gè)多小時(shí)的時(shí)間，完成了全部審批流程，2點(diǎn)55分，他順利將報(bào)價(jià)單和合同發(fā)送給客戶。他的高效率和高質(zhì)量給客戶留下了很好的印象，最后如愿以償?shù)墨@得了訂單。
OA辦公系統(tǒng)的模板化流程，保證了工作的規(guī)范性，它的無(wú)紙化流轉(zhuǎn)，又保證了工作的高效率。因此，OA辦公系統(tǒng)在規(guī)范和效率之間找到了最佳平衡點(diǎn)，不會(huì)讓公司顧此失彼，保證了管理和辦公的有效性。
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