偉創(chuàng)軟件：辦公軟件專家

企業(yè)資源計劃系統(tǒng)

ERP系統(tǒng)試運行的風險管理與控制研究

高數據的準確性與合理性
  據經驗統(tǒng)計ERP系統(tǒng)的實施是“三分設計、七分管理、十二分數據”，由此可見，數據在ERP系統(tǒng)實施過程中的重要性。所以企業(yè)在運行ERP時，要做好數據收集、數據輸入、數據處理等工作，保證數據的準確性與合理性。
1.做好數據輸入人員的合理分工 由于系統(tǒng)初始化的數據量和種類非常大，如果讓一個人或幾個人來完成可能會造成數據輸入的混亂，為此我們必須在數據輸入前做好嚴格的、合理的人員分工，保證數據輸入工作更加有條不紊。比如按照財會、材料、固定資產、生產、庫存、訂單、供應商、銷售、客戶等進行合理的分組與組內分工。
2.保證數據收集的準確性 基礎數據輸入的準確與否是決定系統(tǒng)實施成敗的關鍵，數據正確性包括兩方面的含義。首先，收集到的數據本身必須是正確的（即數據來源是正確的），否則會造成“垃圾進、垃圾出”的數據處理有效率無效果現象；數據本身的正確性更多的依賴于企業(yè)各部門數據收集人員，他們應當保證上交數據是正確的，沒有遺漏、重復，也沒有過時、失實的數據。其次在把收集到的數據輸入系統(tǒng)的過程中，不能引入任何附加的錯誤。避免任何輸入的附加錯誤，應采取
（1）定義關鍵的數據元素，如物料代碼、工藝路線、物料清單等。
（2）在數據輸入系統(tǒng)前，將系統(tǒng)的信息需求與信息使用者的需求進行核對，使每個人提前知道什么信息時可用的、報告是什么樣子。
（3）定義系統(tǒng)的全部信息和信息來源，識別關鍵信息與非關鍵信息。
（4）對經常變化的數據，必須在系統(tǒng)內實時反映其變化情況。
（5）建立一個相對合理的數據輸入的邏輯順序，避免正確的原始數據由于數據的邏輯輸入不正確造成嚴重的數據附加錯誤。
3.保證數據輸入的格式
在數據輸入前，我們根據公司的實際情況已經設置了相當合理的代碼體系和數據格式，為此我們在數據輸入時應嚴格按照數據的格式進行，選擇合適的數據格式（比如EXCEL數據格式）轉換程序，以保證數據的完整與一致性，便于數據的核對，減少數據的輸入錯誤，提高數據輸入的效率與正確性。
4.保證數據關系安全性
ERP系統(tǒng)數據間關系非常復雜，除了由關系型數據庫系統(tǒng)強制實現的各種數據庫級的關系外，還有許多由系統(tǒng)的應用程序來保證的應用程序邏輯（例如一種原材料必須具有一個預先指定的存儲該類材料的倉庫；一個人員必須具有一個預先定義的該人員所屬的部門類）。無論采用何種辦法，任何輸入系統(tǒng)的數據必須同時滿足這兩種限制條件，否則可能對系統(tǒng)產生不可預料的后果。
5.做好數據格式設計與數據輸入的人員溝通與部門協(xié)調。
高效率的ERP系統(tǒng)所需的數據來源于企業(yè)生產第一線，因此數據的收集在很大程度上依賴于企業(yè)的第一線人員。因此應該在與一線人員充分交流與溝通的基礎上設計出他們能夠理解和操作的合理數據格式和數據表，供他們收集整理數據之用。同時ERP系統(tǒng)又跨若干個部門，系統(tǒng)所需要的數據來源于各個部門，同時這些數據之間具有一個的邏輯關系。為了做好數據的收集與輸入工作，保證數據輸入的高效率，必須做好各部門人員的溝通與協(xié)調工作，并運用各種激勵措施提高相關人員的積極性，以實現數據輸入的一致性和完整性。
建立完善的系統(tǒng)試運行內部控制制度，保證ERP系統(tǒng)的正常運行是一個復雜的系統(tǒng)工程，我們應該根據企業(yè)的實際建立起完善的系統(tǒng)試運行內部控制度。
1.建立健全的ERP崗位責任制
建立ERP崗位制度，要明確每個工作的職責范圍，切實做到事事有人管，人人有專責，辦事有要求，工作有檢查。ERP崗位設置可以根據企業(yè)的實際情況按照不同的思路劃分為不同的崗位。比如可以把工作崗位分為基本職能崗位和ERP系統(tǒng)崗位。其中基本職能單位可以設置為銷售、生產、庫存、采購、財務、出納、稽核、產品開發(fā)、物流、投資、戰(zhàn)略等崗位。ERP系統(tǒng)崗位分為直接管理、操作、維護ERP系統(tǒng)及計算機軟、硬件人員等。各企業(yè)可以根據內部牽制制度的要求和本單位的工作需要，在保證數據安全的前提下交叉設置崗位，各崗位保持相對合理與穩(wěn)定性。
2.建立ERP操作管理制度
通過ERP操作管理制度的建立，明確規(guī)定上機操作人員對ERP軟件的操作工作內容和權限，對操作密碼的嚴格管理等，杜絕未經授權人員操作ERP軟件；預防未經審核的各種原始憑證輸入系統(tǒng)；操作人員離開機房前，要執(zhí)行相應的退出命令；根據本單位的情況，由專人保管必要的上機操作日記，記錄操作人、操作時間、操作內容、故障情況等內容。
認真進行模擬運行
實施ERP這樣一個大型的信息集成系統(tǒng)，涉及企業(yè)所有的主要業(yè)務部門，關系到各個業(yè)務流程細節(jié)，想不“排練”就直接拿到實際中去應用，具有極大風險性。不論是哪個模擬階段，都要事先擬出模擬提綱，記錄模擬過程和結果，尋求正確的運行方法。總之，要建立模擬運行的檔案，作為項目管理的階段成果和下一步改進工作的依據。
1、軟件功能模擬運行（原型測試）
軟件功能模擬運行的主要目的是為了弄清楚軟件的全部功能，以及各個參數之間的關系及相互影響。列出現行管理流程與軟件系統(tǒng)的流程之間的差異，分析差異，確定進一步的解決方案。這項工作是在軟件己經安裝完畢，由軟件公司或咨詢公司進行了軟件應用培訓后，在專家指導下進行的。
2.實戰(zhàn)性模擬運行（二次開發(fā)測試）
所謂的實戰(zhàn)性模擬運行，主要的目的是為了測試修訂后的系統(tǒng)，把經營管理中的實際數據輸人到系統(tǒng)中去，進一步驗證，直到確認符合管理需求，可以放心地實際應用為止。同樣，模擬之前要有模擬提綱，模擬過程要有記錄。實戰(zhàn)性模擬的結果，必須得到各個業(yè)務部門主管的認可；如果有沒有研究透徹的地方，需要及時補課，尋求可行的解決方案。最后，由項目領導小組召開會議，通過演示，征求所有相關的業(yè)務人員的意見，取得基本一致同意以后，草擬按照新的業(yè)務流程制定的“工作規(guī)程和工作準則”，作為切換實施的規(guī)范化依據。
3.并行運行
并行運行可以理解為一種切換前的預演，是一種特殊的模擬測試。員工對新系統(tǒng)不熟悉、不放心，不敢把原有的手工管理全部扔掉，所以有一段新老系統(tǒng)并行運行階段。但是，并行運行會帶來一些問題，如新老系統(tǒng)運行的結果不一致時，以什么為準？以老的為準必然會否定新系統(tǒng)的價值，以致新系統(tǒng)遲遲不能用上。新老系統(tǒng)同時運行，每項業(yè)務要做雙份工作，增加了管理的工作量，加重員工的負擔，同時也加大企業(yè)的運行成本，因此，并行運行的時間根據系統(tǒng)的特點與企業(yè)的實際情況適當的縮短。
4.重視系統(tǒng)切換
不少企業(yè)由于受管理基礎和人力資源的限制，希望能夠分模塊逐個實施。ERP是一個信息高度集成的系統(tǒng)，如果先上一個子系統(tǒng)，所有屬于其它子系統(tǒng)的業(yè)務流程數據，都將通過各類傳票用手工錄入，因此，不能體現信息集成的優(yōu)勢；而且一個一個模塊走，必然會延長實施進度。如果分模塊實施，還不利于系統(tǒng)模擬運行，不利于說明一些業(yè)務之間信息的相互集成關系，有了問題也不易及時發(fā)現并解決，放到以后再補課，必然會引起不少修改返工。有些企業(yè)實施了兩三年還沒有結束，這個問題是其中原因之一。
因此，各個子系統(tǒng)最好是一起上，才有可能見到信息集成帶來的效益。如果實行分步實施，也應該是先上一個車間，或一個倉庫，取得經驗后再逐步推廣，而不要割斷業(yè)務流程。割斷了業(yè)務流程，等于破壞了信息集成，與建立管理信息化的初衷是相背的。
為了順利切換，要抓好培訓，在培訓的基礎上整理好數據，在基本數據完整后進行模擬。把最后模擬運行的“管理模式”當眾宣布并演示，得到廣大管理人員和高層經理認可批準后，再到實踐中執(zhí)行。有了群眾基礎，切換工作就會容易得多。寧可在打基礎工作上多花些時間，一定要特別注意項目管理要求的先導與后續(xù)工作的關系，一步一個腳印，穩(wěn)扎穩(wěn)打，不要在系統(tǒng)切換工作上起波折反復，欲速則不達。