如今中小企業(yè)傳統(tǒng)、復雜、異構的信息化環(huán)境卻讓CIO們感到十分棘手，舉步維艱。如今不少中小企業(yè)已上馬了三個以上軟件系統(tǒng)，比如OA、 ERP、CRM、HR、BI以及財務軟件，但這些軟件的數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)庫類別、操作系統(tǒng)、應用系統(tǒng)等都不盡一樣，位置分散相互獨立，甚至一些中小企業(yè)在同一個系統(tǒng)下的財務、辦公、銷售、生產(chǎn)等系統(tǒng)也各自獨立。
最關鍵的問題是這些異構系統(tǒng)之間成為多個應用和數(shù)據(jù)的孤島，難于共享數(shù)據(jù)和資源，相互之間不能互為數(shù)據(jù)備份，數(shù)據(jù)的完整性和可用性差，企業(yè)決策者無法集中看到所有關鍵數(shù)據(jù)，難于及時掌控各種準確有效數(shù)據(jù)，因而大大提高了企業(yè)營運成本，減弱了企業(yè)市場快速響應力，也大為降低中小企業(yè)綜合競爭力。一些中小企業(yè)老舊IT系統(tǒng)甚至“陷于不義”，產(chǎn)生自相矛盾、過時錯誤的數(shù)據(jù)信息，使企業(yè)在錯誤時間錯誤地點做出了錯誤的決策，貽害不淺。
因此面對日益繁復龐雜的IT系統(tǒng)中小企業(yè)如何來科學有效地統(tǒng)籌管理?如何將不同時期的不同新舊系統(tǒng)進行整合，簡化管理和操作流程，消除數(shù)據(jù)孤島、信息孤島，降低IT系統(tǒng)總體擁有成本，提高業(yè)務服務水平，發(fā)揮最大的效益，并創(chuàng)造優(yōu)異的靈活性來適應未來的業(yè)務變化，是每個中小企業(yè)都必須解決的重要而迫切話題。 首先以中小企業(yè)最常用的OA、ERP兩大軟件系統(tǒng)的運用及整合為話題，拋磚引玉，重點闡述IT系統(tǒng)兼容、整合的思想、方向。
OA、ERP作為目前中小企業(yè)管理兩大軟件，ERP涉及物流、生產(chǎn)、財務等企業(yè)數(shù)據(jù)的處理和分析，OA系統(tǒng)則用于無紙化辦公，是企業(yè)的工作審批和知識管理平臺。 ERP在企業(yè)運用中包含分銷、制造、財務三大部分，涉及采購管理、倉庫管理、庫存控制、生產(chǎn)計劃、分銷計劃、車間控制、質(zhì)量管理、工資管理、人力資源等近三十個模塊;企業(yè)經(jīng)營管理也需要協(xié)同OA辦公系統(tǒng)，OA主要涉及公文管理、會議管理、檔案管理、人事管理、客戶信息管理、電子郵件、電子公告以及論壇系統(tǒng)等模塊，對于企業(yè)的文件、檔案、資料、資產(chǎn)、用品等的管理也是必不可少的。
所以OA不能取代ERP，同樣道理ERP也不能取代OA。 然而，在如今以“知識管理”為核心的全新智能管理系統(tǒng)日漸盛行，OA、ERP、CRM等系統(tǒng)陸續(xù)引入的同時，許多中小企業(yè)不能不面對這樣一個重大事實：這些系統(tǒng)大都自以為是、各自為政，常形成信息孤島，無法形成整合效應來幫助企業(yè)進行更高效的管理決策，因此業(yè)界一直在努力探索：OA系統(tǒng)與ERP 系統(tǒng)是否存在著接口、集成問題，兩者如何充分融合協(xié)同，互為促進，以為用戶單位節(jié)省資源、發(fā)揮最大效用? 比如，某個大集團下屬企業(yè)多，地域大，分布雜，它最大希望就是一個大ERP系統(tǒng)上能具有OA功能，而不需另外再買OA;而對一個中小企業(yè)而言，ERP投資巨大，建設周期長，它希望買一個好的OA系統(tǒng)，OA系統(tǒng)也具有ERP部分功能，能滿足一些基本考勤、工資核算等數(shù)據(jù)分析、統(tǒng)計、匯總功能，而不必再買ERP。
起碼，上了ERP也上了OA，企業(yè)老總能通過OA的綜合查詢系統(tǒng)可以像閱讀EMAIL一樣方便地了解由ERP系統(tǒng)匯總轉換而來數(shù)據(jù)、報單吧?而不是各自為政互為割裂，無法調(diào)用。 再者，在一個同時上馬了OA、ERP系統(tǒng)的中小企業(yè)里，在有關借款報銷的集成上，它很希望能先通過OA系統(tǒng)實現(xiàn)有關支付流程的審批，然后把審批金額寫入ERP的AP模塊，形成相關發(fā)票數(shù)據(jù)，再進行支付操作;再如有關考勤信息的集成，企業(yè)也希望能通過OA實現(xiàn)員工請假申請審批流程，審批通過后直接把考勤信息寫入ERP中的HR模塊進行考勤統(tǒng)計、薪酬計算;還如員工績效考核的集成，企業(yè)也希望能通過OA系統(tǒng)進行員工考評文件的審批，審批后把結果寫入 ERP中的人力資源績效考核模塊個人信息中進行細化。
同樣，實現(xiàn)多種產(chǎn)品的整合集成、賦予產(chǎn)品更強的功能也是各種軟件技術發(fā)展的一個重要方向。在歐美，ERP的管理范圍有繼續(xù)擴大的趨勢，兼容并蓄企業(yè)本身的所有經(jīng)營業(yè)務、企業(yè)的辦公業(yè)務、企業(yè)之間的協(xié)同商務業(yè)務等。這樣，OA也融入ERP系統(tǒng)中，將企業(yè)管理人員在辦公室中完成的全部業(yè)務都納入到了其管理范圍內(nèi)，實現(xiàn)對企業(yè)的大部分工作及相關內(nèi)外部環(huán)境的全面管理。 據(jù)悉，這種“ERP+OA”的整合方式引起了包括微軟、IBM、SAP等許多國際軟件巨頭CIO的關注，并積極推進。
因此，整合中小企業(yè)幾大常用管理軟件OA、ERP、CRM、HR等、使之為共同目標運作的集成軟件已成了大勢所趨，未來企業(yè)管理系統(tǒng)將向綜合協(xié)同管理平臺大步前進，通過類似“門戶技術”對業(yè)務系統(tǒng)進行緊密整合集成，使得系統(tǒng)界面統(tǒng)一、流程統(tǒng)一、賬戶統(tǒng)一、數(shù)據(jù)統(tǒng)一，使得OA、ERP等系統(tǒng)中的各種信息、數(shù)據(jù)能通過綜合門戶在管理支撐系統(tǒng)中有力展現(xiàn)出來，以提供決策支持、知識挖掘、商業(yè)智能等一體化服務。
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