辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（Office Automation System）是利用技術(shù)的手段提高辦公的效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化處理的系統(tǒng)。它采用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過(guò)去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)，深受眾多企業(yè)的青睞。
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主要面向組織中的業(yè)務(wù)管理層，為各種類型的文案工作提供支持，通過(guò)應(yīng)用信息技術(shù)，支持辦公室的各項(xiàng)信息處理工作，協(xié)調(diào)不同地域之間、各職能間和各信息工作者間的信息聯(lián)系，提高辦公活動(dòng)的工作效率和質(zhì)量。不同組織中的辦公業(yè)務(wù)是不同的，所以，不同辦公系統(tǒng)有很大的區(qū)別，但一般情況下，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)都具有通過(guò)文字處理、桌面印刷、電子化文檔進(jìn)行文檔管理；通過(guò)數(shù)字化日歷、備忘錄進(jìn)行計(jì)劃和日程安排；通過(guò)桌面型數(shù)據(jù)庫(kù)軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)管理；通過(guò)電子郵件、語(yǔ)音信箱、數(shù)字化傳真和電視會(huì)議等形式進(jìn)行信息聯(lián)絡(luò)與溝通的功能。
一、OA辦公系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)
1、 提高效率。
特別是在企業(yè)中，日常工作繁多而且復(fù)雜，每個(gè)人都有可能接觸到企業(yè)事務(wù)的參與和決策，尤其是在那些分工細(xì)致，管理嚴(yán)格的企業(yè)。通過(guò)OA系統(tǒng)辦公，節(jié)省了時(shí)間，提高了效率。
2、 空間巨大。
傳統(tǒng)的辦公手段在人少時(shí)操作方便，但員工規(guī)模較大時(shí)就顯得力不從心，OA辦公系統(tǒng)可以容納較大數(shù)量的信息和資源，空間巨大。
3、辦公安全性高。
辦公系統(tǒng)都有密碼登陸等限制程序，非本人操作不能進(jìn)入，保證了信息的安全。
4、使用方便。
其功能龐大，單位可以根據(jù)需要自己定制務(wù)內(nèi)容，滿足不同的需求。
OA 辦公系統(tǒng)的適用范圍
那么，什么樣的企業(yè)適合使用辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)？幾乎所有企業(yè)都適合使用辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)，但不同企業(yè)使用的目的性會(huì)有所不同，具體是：
二、信息化尚未入門的企業(yè)
由于沒(méi)有信息化應(yīng)用基礎(chǔ)，先上辦公自動(dòng)化（OA），注OA 有著近乎100%的成功率，有利于提高企業(yè)各級(jí)人員的基本素質(zhì)與計(jì)算機(jī)方面的實(shí)際操作能力，有利于今后業(yè)務(wù)領(lǐng)域企業(yè)信息化工作的開(kāi)展。
1、信息化失敗的企業(yè)
信息化失敗，特別是大型業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)失敗，例如ERP，給企業(yè)方面的信心打擊是十分沉重的，為了重塑信心或者一開(kāi)始就回避一下風(fēng)險(xiǎn)，選擇辦公自動(dòng)化不失為一種選擇。
2、缺少信息化資金準(zhǔn)備的企業(yè)
信息化投入一般比較昂貴，在沒(méi)見(jiàn)到實(shí)際效果的時(shí)候，多數(shù)企業(yè)會(huì)猶豫不決。因此，對(duì)于謹(jǐn)慎型的企業(yè)或者資金不充裕的企業(yè)，先上辦公自動(dòng)化（OA），有利于企業(yè)逐步了解企業(yè)信息化及其作用，減少今后信息化工作的盲目性。
3、已擁有業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的企業(yè)
辦公自動(dòng)化（OA）與業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)互為補(bǔ)充，可以豐富并完善企業(yè)信息化工作的形式與內(nèi)容。
三、如何在企業(yè)推廣OA 系統(tǒng)
1、統(tǒng)一思想，全員行動(dòng)
OA系統(tǒng)功能很強(qiáng)大，在設(shè)計(jì)上可以增加一些人性化的服務(wù)，特別是要根據(jù)企業(yè)內(nèi)部的實(shí)際情況來(lái)確定。同時(shí)，也要考慮到使用者的情況，盡量人性化。比如對(duì)于年齡大的，和一些電腦操作不熟練的，可以配合使用手寫板；在內(nèi)部短信、郵件功能上可以設(shè)定自定義群組等。
2、充分運(yùn)用個(gè)性化的服務(wù)
OA系統(tǒng)功能很強(qiáng)大，在設(shè)計(jì)上可以增加一些人性化的服務(wù)，特別是要根據(jù)企業(yè)內(nèi)部的實(shí)際情況來(lái)確定。同時(shí)，也要考慮到使用者的情況，盡量人性化。比如對(duì)于年齡大的，和一些電腦操作不熟練的，可以配合使用手寫板；在內(nèi)部短信、郵件功能上可以設(shè)定自定義群組等。
3、要對(duì)全體員工進(jìn)行使用培訓(xùn)，保證使用效果
特別是企業(yè)內(nèi)部使用，培訓(xùn)是必須的。有關(guān)部門可采用集中授課和現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)等方式進(jìn)行，針對(duì)不同的人員和不同的權(quán)限分開(kāi)培訓(xùn)，保證使員工了解其操作原理以及相關(guān)的方法，從而提高使用效果。
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