目前，大家通常一說到知識管理系統，通常想當然地認為這就是有關“知識文檔”管理的事情。事實上，KM系統的范疇遠不僅如此。我們認為，KM系統是用于支撐企業(yè)知識管理的一套IT技術平臺及解決方案，利用KM系統能促進企業(yè)知識沉淀、共享、學習、應用、創(chuàng)新一系列過程：
知識沉淀：知識的收集及提煉過程，以便企業(yè)員工在日常工作中能運用更多知識和技能完成業(yè)務工作；
知識共享：通過有形或無形方式分享員工的知識，使得單個員工的知識可以為企業(yè)其他員工所用；
知識學習：吸收掌握自己所需要的技能及經驗，以更準確高效完成自己的業(yè)務工作的過程；
知識應用：應用自己掌握的或企業(yè)沉淀的各種技能及經驗，完成業(yè)務工作的過程；
知識創(chuàng)新：挖掘現有知識，了解及掌握新知識，使知識內容不斷更新的過程。
從KM系統的概念及其實現目的可以看到，KM系統所包含的范圍是非常廣泛的，不同企業(yè)、不同部門對KM系統都會有不同的需求重點。但在KM系統目標、建設原則和功能架構等方面也具有某些共性特征。
我們認為，KM系統建設的總體目標應該是實現“讓合適的人、在合適的場景、獲取合適的知識”。基于這個總體目標去開展建設，將能夠有效實現知識管理對信息化系統的提升，更高程度實現“信息知識化”。
IT企業(yè)具有實施知識管理的技術基礎。IT企業(yè)本身具有完整的硬件高速網絡，也已經積累了大量的數據庫、文檔報表，產品和項目報告，以及規(guī)章制度等。這些都是知識管理中的重要內容資源。從信息技術角度來講，IT企業(yè)可以使員工的知識和經驗能夠通過網絡傳遞給其他的人，組織內部通過Internet可以獲取最新的企業(yè)動態(tài)，查詢企業(yè)文化信息，開展網上的員工的崗位培訓，這些都屬于知識管理理念的無意識應用。
但是，組織的長期運營和人力資源的頻繁流動，已經成為IT組織管理中的一個突出的矛盾，所以IT企業(yè)必須有能力將個人的知識盡可能地轉化為組織的知識。這對于外顯知識比較容易做到，通過規(guī)范化的管理制度，以文檔、制度、系統等形式可以將這些知識比較清晰地表達出來，并轉移給組織的其他成員，因而成為組織的知識。但對于內隱知識，往往是無法表達的，比如對產品的了解、對市場發(fā)展的看法、對客戶的熟悉等，這種內隱知識將隨著人員的離職而失去。因此，對IT企業(yè)來說，知識的轉移需要同時關注外顯知識和內隱知識，盡可能地將內隱知識轉化為外顯知識。對于外顯知識可以通過常規(guī)的培訓、學習來轉移，而對于內隱知識，則需要通過內部的人員流動、師傅帶徒弟的方式、非正式的形式來轉移，企業(yè)文化對于內隱知識的轉移往往有很大的影響。
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