應(yīng)用好的OA辦公系統(tǒng)，首先必須是易用的。易用性高的OA辦公系統(tǒng)是被用戶廣泛應(yīng)用的必要條件，它促進(jìn)用戶快速上手，保證用戶順利使用，提升用戶的使用效果和效率。選購(gòu)了易用型OA辦公系統(tǒng)的企業(yè)可在短時(shí)間內(nèi)就應(yīng)用起來(lái)，軟件功能的閑置率相當(dāng)?shù)蜕踔翈缀鯙榱?而不易用的OA辦公系統(tǒng)卻在很多企業(yè)的推進(jìn)中被中途放棄，成了“爛尾樓”工程。

除了易用性，OA辦公系統(tǒng)還需要滿足用戶的個(gè)性化需求，這樣才能充分滿足用戶對(duì)協(xié)同辦公的應(yīng)用。靈活的技術(shù)架構(gòu)是OA系統(tǒng)成功應(yīng)用的基礎(chǔ)，在底層平臺(tái)和應(yīng)用功能趨于標(biāo)準(zhǔn)化的模式下，需要根據(jù)用戶的特點(diǎn)搭建出個(gè)性化、符合企業(yè)特點(diǎn)的OA辦公系統(tǒng)才能用的長(zhǎng)久，而目前以項(xiàng)目化、產(chǎn)品化存在的OA辦公系統(tǒng)各有優(yōu)缺點(diǎn)。

項(xiàng)目化OA辦公系統(tǒng)能根據(jù)用戶需求量身定制，一次性滿足細(xì)節(jié)需求，但其高成本，長(zhǎng)周期，高風(fēng)險(xiǎn)，無(wú)法升級(jí)，持續(xù)性服務(wù)幾無(wú)可能等弊端容易讓用戶望而卻步。產(chǎn)品化OA辦公系統(tǒng)具有可以持續(xù)升級(jí)，成熟度較高，低風(fēng)險(xiǎn)，高性價(jià)比的優(yōu)勢(shì)，但其無(wú)法一次滿足所有細(xì)節(jié)需求，而且產(chǎn)品化的升級(jí)節(jié)奏與用戶需求的匹配難以協(xié)調(diào)。而平臺(tái)化的OA辦公系統(tǒng)基本能滿足用戶全部需求，性價(jià)比高，而且低風(fēng)險(xiǎn)，成熟度高，實(shí)施周期短，這對(duì)用戶成功應(yīng)用來(lái)說(shuō)，是非常有力的保障。

從目前的OA辦公系統(tǒng)市場(chǎng)來(lái)看，易用性突出，且能充分滿足用戶個(gè)性化需求的OA辦公系統(tǒng)往往有著不錯(cuò)的應(yīng)用成功率。當(dāng)引進(jìn)一個(gè)給力的OA辦公系統(tǒng)之后，用戶就需要打造一個(gè)應(yīng)用OA辦公系統(tǒng)的良好環(huán)境。事實(shí)上，信息化建設(shè)是一場(chǎng)組織管理模式和工作習(xí)慣的全員革命，因此OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用是一把手工程，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)身先士卒，起到表率作用。此外，對(duì)于OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，很多企業(yè)員工在一開始都有不同程度的抵觸心理，這個(gè)一方面可以通過(guò)培訓(xùn)、宣傳等方式抵消一部分抵觸情緒，另一方面可以建立一套合理的獎(jiǎng)懲制度來(lái)推進(jìn)實(shí)施。最后，在OA辦公系統(tǒng)成功上線之后，可以適當(dāng)借助OA廠商的軟件服務(wù)，但用戶的系統(tǒng)管理員也應(yīng)承擔(dān)更多責(zé)任，要能夠熟練掌握OA系統(tǒng)的使用以及維護(hù)系統(tǒng)的能力，系統(tǒng)管理員的責(zé)任心以及技術(shù)水平與今后協(xié)同辦公軟件的使用情況有直接關(guān)系，而各個(gè)部門的應(yīng)用管理員，也要有深化應(yīng)用系統(tǒng)功能模塊的能力。