對(duì)于項(xiàng)目來說，溝通非常重要，因此每個(gè)項(xiàng)目都應(yīng)該有一個(gè)溝通管理計(jì)劃(communications managementplanning)--指導(dǎo)項(xiàng)目溝通的文件。這個(gè)計(jì)劃應(yīng)該是整體項(xiàng)目管理計(jì)劃(項(xiàng)目管理計(jì)劃將在第4章項(xiàng)目綜合管理中闡述)的一部分。溝通管理計(jì)劃的類型隨項(xiàng)目的需求而變化，但是應(yīng)該準(zhǔn)備一些典型計(jì)劃的書面形式。例如，對(duì)一些小的項(xiàng)目來說，溝通管理在第3章中的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)項(xiàng)目已描述。溝通管理計(jì)劃是項(xiàng)目合同的一部分，溝通管理計(jì)劃包括以下項(xiàng)：

·干系人溝通需求

·用于溝通的信息，包括格式、內(nèi)容和各部分細(xì)節(jié)

·誰接收信息，誰產(chǎn)生信息

·傳送信息的建議方法和技術(shù)項(xiàng)目管理培訓(xùn)

·溝通頻率

·增加解決問題的過程

·用于更新溝通管理計(jì)劃的修訂過程

·常用術(shù)語表

知道什么信息分發(fā)給哪些干系人是很重要的。通過分析干系人的溝通，你能避免浪費(fèi)時(shí)間和金錢去創(chuàng)建或發(fā)送一些不必要的信息。項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)圖是識(shí)別內(nèi)在干系人的出發(fā)點(diǎn)。此外還必須考慮項(xiàng)目組織外的關(guān)鍵干系人，如客戶、客戶的高層管理和分包商等。

提供了一個(gè)干系人溝通分析的實(shí)例，從中可以看出哪些干系人能獲得哪種書面信息。注意，這種分析包括的信息如信息的聯(lián)系人、交付信息的時(shí)間及指定的信息格式。你可以建立一個(gè)類似的表來表示哪些干系人應(yīng)出席哪些項(xiàng)目會(huì)議。在這些表中包含注釋部分常常是一個(gè)很好的想法，用來記錄與每個(gè)干系人、文件和會(huì)議等有關(guān)的特殊考慮或者細(xì)節(jié)。讓干系人評(píng)審和批準(zhǔn)所有的與干系人溝通的分析材料能確保這些信息的正確性和實(shí)用性。

許多項(xiàng)目沒有足夠的關(guān)于溝通的初始信息。項(xiàng)目經(jīng)理、高層管理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員設(shè)想利用現(xiàn)有的溝通渠道來傳播項(xiàng)目信息就足夠了。使用現(xiàn)有的溝通渠道的問題在于各個(gè)組(和其他干系人)都有不同的溝通需求。在項(xiàng)目早期創(chuàng)建一個(gè)溝通供應(yīng)鏈管理計(jì)劃，并與干系人一起評(píng)審，可以防止或減少以后的溝通問題。如果組織運(yùn)行許多項(xiàng)目，在處理項(xiàng)目溝通問題時(shí)保持一致性有助于組織的平穩(wěn)運(yùn)行。

一致的溝通有助于組織改善項(xiàng)目溝通，特別是包含許多小項(xiàng)目的項(xiàng)目群。例如，開篇案例中的海底通信項(xiàng)目群經(jīng)理PeterGumpert，將從溝通管理計(jì)劃中獲得巨大的利益。這個(gè)計(jì)劃由他下屬的所有項(xiàng)目經(jīng)理幫助編制并遵循。由于其中幾個(gè)項(xiàng)目可能擁有一些相同的干系人，因此編制一個(gè)協(xié)調(diào)的溝通計(jì)劃甚至更為重要。例如，如果客戶收到Peter公司的狀態(tài)報(bào)告，而這些報(bào)告與從該公司內(nèi)其他相關(guān)項(xiàng)目收到的報(bào)告格式完全不同，那么他們就會(huì)懷疑Peter公司管理大項(xiàng)目的能力。