OA辦公系統(tǒng)作為企業(yè)級管理軟件的三大核心之一，近年來成為很多企業(yè)和組織機構(gòu)的寵兒，但OA辦公系統(tǒng)整體的應(yīng)該成功率卻一直差強人意，這其中既有OA辦公系統(tǒng)自身不足導(dǎo)致的原因，也有用戶組織內(nèi)部出現(xiàn)的問題。
在筆者看來，當用戶自身對OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用存在一個正確的認識，并采用合理的措施來保障OA辦公系統(tǒng)落地時，OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用往往會獲得成功，當然前提是這是一個給力的產(chǎn)品。
應(yīng)用好的OA辦公系統(tǒng)，首先必須是易用的。易用性高的OA辦公系統(tǒng)是被用戶廣泛應(yīng)用的必要條件，它促進用戶快速上手，保證用戶順利使用，提升用戶的使用效果和效率。選購了易用型OA辦公系統(tǒng)的企業(yè)可在短時間內(nèi)就應(yīng)用起來，軟件功能的閑置率相當?shù)蜕踔翈缀鯙榱?而不易用的OA辦公系統(tǒng)卻在很多企業(yè)的推進中被中途放棄，成了“爛尾樓”工程。
除了易用性，OA辦公系統(tǒng)還需要滿足用戶的個性化需求，這樣才能充分滿足用戶對協(xié)同辦公的應(yīng)用。靈活的技術(shù)架構(gòu)是OA系統(tǒng)成功應(yīng)用的基礎(chǔ)，在底層平臺和應(yīng)用功能趨于標準化的模式下，需要根據(jù)用戶的特點搭建出個性化、符合企業(yè)特點的OA系統(tǒng)才能用的長久，
而目前以項目化、產(chǎn)品化存在的OA辦公系統(tǒng)各有優(yōu)缺點。項目化OA辦公系統(tǒng)能根據(jù)用戶需求量身定制，一次性滿足細節(jié)需求，但其高成本，長周期，高風(fēng)險，無法升級，持續(xù)性服務(wù)幾無可能等弊端容易讓用戶望而卻步。產(chǎn)品化OA辦公系統(tǒng)具有可以持續(xù)升級，成熟度較高，低風(fēng)險，高性價比的優(yōu)勢，但其無法一次滿足所有細節(jié)需求，而且產(chǎn)品化的升級節(jié)奏與用戶需求的匹配難以協(xié)調(diào)。而平臺化的OA辦公系統(tǒng)基本能滿足用戶全部需求，性價比高，而且低風(fēng)險，成熟度高，實施周期短，這對用戶成功應(yīng)用來說，是非常有力的保障。
從目前的OA辦公系統(tǒng)市場來看，易用性突出，且能充分滿足用戶個性化需求的OA辦公系統(tǒng)往往有著不錯的應(yīng)用成功率。而在產(chǎn)品規(guī)劃中，部署了大量的自定義工具，包括圖形化工作流自定義、數(shù)據(jù)庫自定義、界面自定義、菜單自定義，以及大量的設(shè)置和開關(guān)，如權(quán)限、角色、崗位、群組、組織等的設(shè)置。通過這些功能或工具，讓用戶對系統(tǒng)的控制力大大加強，在日常的使用中不再過分依賴軟件開發(fā)商，讓軟件系統(tǒng)為用戶真正創(chuàng)造更多價值。
當引進一個給力的OA辦公系統(tǒng)之后，用戶就需要打造一個應(yīng)用OA辦公系統(tǒng)的良好環(huán)境。事實上，信息化建設(shè)是一場組織管理模式和工作習(xí)慣的全員革命，因此OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用是一把手工程，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)身先士卒，起到表率作用。此外，對于OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，很多企業(yè)員工在一開始都有不同程度的抵觸心理，這個一方面可以通過培訓(xùn)、宣傳等方式抵消一部分抵觸情緒，另一方面可以建立一套合理的獎懲制度來推進實施。最后，在OA辦公系統(tǒng)成功上線之后，可以適當借助OA廠商的軟件服務(wù)，但用戶的系統(tǒng)管理員也應(yīng)承擔(dān)更多責(zé)任，要能夠熟練掌握OA系統(tǒng)的使用以及維護系統(tǒng)的能力，系統(tǒng)管理員的責(zé)任心以及技術(shù)水平與今后協(xié)同辦公軟件的使用情況有直接關(guān)系，而各個部門的應(yīng)用管理員，也要有深化應(yīng)用系統(tǒng)功能模塊的能力。
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