不同組織中的辦公業(yè)務(wù)是不同的,所以,不同辦公系統(tǒng)有很大的區(qū)別,但一般情況下,辦公自動化系統(tǒng)都具有通過文字處理、桌面印刷、電子化文檔進(jìn)行文檔管理;通過數(shù)字化日歷、備忘錄進(jìn)行計(jì)劃和日程安排;通過桌面型數(shù)據(jù)庫軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)庫管理;通過電子郵件、語音信箱、數(shù)字化傳真和電視會議等形式進(jìn)行信息聯(lián)絡(luò)與溝通的功能。
一、OA辦公系統(tǒng)的優(yōu)勢
1、提高效率。
特別是在企業(yè)中,日常工作繁多而且復(fù)雜,每個人都有可能接觸到企業(yè)事務(wù)的參與和決策,尤其是在那些分工細(xì)致,管理嚴(yán)格的企業(yè)。通過OA系統(tǒng)辦公,節(jié)省了時間,提高了效率。
2、空間巨大。
傳統(tǒng)的辦公手段在人少時操作方便,但員工規(guī)模較大時就顯得力不從心,OA辦公系統(tǒng)可以容納較大數(shù)量的信息和資源,空間巨大。
3、辦公安全性高。
公系統(tǒng)都有密碼登陸等限制程序,非本人操作不能進(jìn)入,保證了信息的安全。
4、使用方便。
其功能龐大,單位可以根據(jù)需要自己定制服務(wù)內(nèi)容,滿足不同的需求。
二、OA辦公系統(tǒng)的特性
主要包括:獨(dú)創(chuàng)web服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫和應(yīng)用程序全部自動傻瓜安裝,建立企業(yè)信息中樞只需幾分鐘;客戶機(jī)無需安裝專用軟件,使用瀏覽器即可實(shí)現(xiàn)全球辦公;無線OA新概念,結(jié)合手機(jī)短信、手機(jī)瀏覽器實(shí)現(xiàn)無線辦公應(yīng)用;支持任意多級部門/成員單位模式,靈活定義角色權(quán)限,全面面向集團(tuán)應(yīng)用;內(nèi)置工作流系統(tǒng),通過傲視同群的可視化“智能表單設(shè)計(jì)”、靈活的圖形化自定義流程,實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程的管理,文件流轉(zhuǎn)及審批;完善靈活的菜單自定義機(jī)制,方便掛接外部的B/S、C/S或單機(jī)版系統(tǒng),具有良好的擴(kuò)展性;獨(dú)特的界面主題,允許每個用戶選擇不同風(fēng)格的界面及自定義桌面;主界面圖片和文字亦可靈活設(shè)置。
內(nèi)置Office文檔在線編輯控件,支持文檔自動上傳,手寫簽名、電子印章、全文批注,可設(shè)置文件閱讀或下載打印權(quán)限;集成IM Anywhere即時通訊工具,實(shí)現(xiàn)類似企業(yè)QQ 的即時消息、文件發(fā)送與共享、消息廣播等;集Internet 郵件管理組件,提供 Web方式的遠(yuǎn)程郵件服務(wù);集成網(wǎng)絡(luò)硬盤組件,提供便捷的局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)文件共享方案;集成商業(yè)管理組件,輕松的管理客戶、供應(yīng)商資料、銷售合同和產(chǎn)品銷售記錄;集成公告、新聞、郵件、短信、文件柜、聊天室、論壇等模塊,提供企業(yè)內(nèi)部信息交流的多種途徑;集成人事檔案、考核、考勤、工資管理、辦公用品、通訊簿、日程安排、工作日志、會議管理、車輛管理、工作計(jì)劃等模塊,提供企業(yè)管理者全新的管理工具;支持外部人員管理,OA可作為企業(yè)對外的窗口和與業(yè)務(wù)伙伴聯(lián)絡(luò)的紐帶;通過USB 用戶KEY 身份認(rèn)證、系統(tǒng)訪問控制、系統(tǒng)安全設(shè)置、系統(tǒng)資源管理,確保系統(tǒng)安全和穩(wěn)定運(yùn)行;提供表單手寫簽章、OA精靈、即時通訊、視頻會議、通用報表、進(jìn)銷存等豐富的可選組件功能支持。
三、OA 辦公系統(tǒng)的適用范圍
那么,什么樣的企業(yè)適合使用辦公自動化(OA)系統(tǒng)?幾乎所有企業(yè)都適合使用辦公自動化(OA)系統(tǒng),但不同企業(yè)使用的目的性會有所不同,具體是:
1、信息化尚未入門的企業(yè)
由于沒有信息化應(yīng)用基礎(chǔ),先上辦公自動化(OA),注OA 有著近乎100%的成功率,有利于提高企業(yè)各級人員的基本素質(zhì)與計(jì)算機(jī)方面的實(shí)際操作能力,有利于今后業(yè)務(wù)領(lǐng)域企業(yè)信息化工作的開展。
2、信息化失敗的企業(yè)
信息化失敗,特別是大型業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)失敗,例如ERP,給企業(yè)方面的信心打擊是十分沉重的,為了重塑信心或者一開始就回避一下風(fēng)險,選擇辦公自動化不失為一種選擇。
3、缺少信息化資金準(zhǔn)備的企業(yè)
信息化投入一般比較昂貴,在沒見到實(shí)際效果的時候,多數(shù)企業(yè)會猶豫不決。因此,對于謹(jǐn)慎型的企業(yè)或者資金不充裕的企業(yè),先上辦公自動化(OA),有利于企業(yè)逐步了解企業(yè)信息化及其作用,減少今后信息化工作的盲目性。
4、已擁有業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的企業(yè)
辦公自動化(OA)與業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)互為補(bǔ)充,可以豐富并完善企業(yè)信息化工作的形式與內(nèi)容。
四、如何在企業(yè)推廣OA 系統(tǒng)
1、統(tǒng)一思想,全員行動
OA系統(tǒng)功能很強(qiáng)大,在設(shè)計(jì)上可以增加一些人性化的服務(wù),特別是要根據(jù)企業(yè)內(nèi)部的實(shí)際情況來確定。同時,也要考慮到使用者的情況,盡量人性化。比如對于年齡大的,和一些電腦操作不熟練的,可以配合使用手寫板;在內(nèi)部短信、郵件功能上可以設(shè)定自定義群組等。
2、充分運(yùn)用個性化的服務(wù)
OA系統(tǒng)功能很強(qiáng)大,在設(shè)計(jì)上可以增加一些人性化的服務(wù),特別是要根據(jù)企業(yè)內(nèi)部的實(shí)際情況來確定。同時,也要考慮到使用者的情況,盡量人性化。比如對于年齡大的,和一些電腦操作不熟練的,可以配合使用手寫板;在內(nèi)部短信、郵件功能上可以設(shè)定自定義群組等。
3、要對全體員工進(jìn)行使用培訓(xùn),保證使用效果
特別是企業(yè)內(nèi)部使用,培訓(xùn)是必須的。有關(guān)部門可采用集中授課和現(xiàn)場培訓(xùn)等方式進(jìn)行,針對不同的人員和不同的權(quán)限分開培訓(xùn),保證使員工了解其操作原理以及相關(guān)的方法,從而提高使用效果。
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