流程是什么？流程有何重要性？形象的說(shuō)，流程如同遍布人體全身的血管和神經(jīng)，連接著不同的器官，對(duì)各個(gè)器官的“輸出”進(jìn)行有效循壞，維持人體的機(jī)能。而對(duì)于企業(yè)組織來(lái)說(shuō)，流程是聯(lián)系企業(yè)內(nèi)個(gè)人、部門、事務(wù)的一張“網(wǎng)”，是企業(yè)運(yùn)營(yíng)的產(chǎn)業(yè)鏈，能夠使個(gè)人和企業(yè)從很多繁瑣、無(wú)序、低端的工作中解放出來(lái)，釋放出更多時(shí)間和精力。
然而，很多企業(yè)的流程是不合理甚至是混亂的。由于缺乏科學(xué)合理的流程管理，企業(yè)失去了對(duì)各項(xiàng)工作系統(tǒng)性的控制，流程審批無(wú)法按公司制度進(jìn)行，工作半途而廢，還有很多工作因?yàn)橹虚g人審批效率低下致使工作被迫延遲開展。由此，企業(yè)不僅被裹住前進(jìn)的雙腳，也為此承擔(dān)著很多的流程成本。
那么，在辦公自動(dòng)化時(shí)代已全面到來(lái)的今天，企業(yè)應(yīng)該如何讓工作流程變得更高效、規(guī)范且低成本呢？OA協(xié)同辦公平臺(tái)可提供統(tǒng)一規(guī)范的企業(yè)電子化流程管理方案，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)低成本的流程管理助力。
基于專業(yè)工作流標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)的OA工作流程平臺(tái)，通過(guò)結(jié)合流程中的人、事件、表單、應(yīng)用界面等，既能夠解決跨部門、跨組織的流程整合問(wèn)題，也能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)各管理要素的有效整合，形成強(qiáng)有力的工作流。OA充當(dāng)著企業(yè)流程高效辦理的管理機(jī)器，憑借自動(dòng)調(diào)節(jié)和約束作用，大大提高企業(yè)整體工作的效率和質(zhì)量，較少因工作流程不合理產(chǎn)生的成本，從而迅速提高執(zhí)行力。具體來(lái)說(shuō)，OA可以從以下三個(gè)方面為企業(yè)節(jié)省大批不必要的流程成本：
第一，梳理流程，使流程得以規(guī)范，避免隨意性。OA系統(tǒng)工作流程平臺(tái)可根據(jù)企業(yè)具體流程管理需要，將涉及到企業(yè)多個(gè)部門的流程按公司固有制度的要求進(jìn)行編寫、梳理，設(shè)計(jì)成“所見即所得”的表單，使企業(yè)80％以上的工作變成例行工作，從而實(shí)現(xiàn)了復(fù)雜流程的電子化流轉(zhuǎn)。這樣，工作人員即可按規(guī)定的流程規(guī)則操作流程運(yùn)轉(zhuǎn)，每個(gè)參與流轉(zhuǎn)的人無(wú)需記憶各種復(fù)雜的流程流轉(zhuǎn)規(guī)則，減少了用人腦去判斷流程的流向而發(fā)生的不可避免的錯(cuò)誤，協(xié)助企業(yè)制度高效落地的同時(shí)，提高了流程辦理效率。
第二，結(jié)合流程監(jiān)督機(jī)制，跟蹤流程辦理情況，使流程辦理記錄可追溯。有的企業(yè)審批人查閱自己很久之前審批過(guò)的文件，只能去翻箱倒柜，甚至由于紙質(zhì)文件的不易保留性，結(jié)果是徒勞一場(chǎng)，這顯然是一件既費(fèi)時(shí)、又費(fèi)力的活兒。但是，倘若應(yīng)用了OA系統(tǒng)，這種事情的處理就沒(méi)必要這么麻煩了，因?yàn)樵贠A系統(tǒng)中，審批人隨時(shí)都可以方便的查看自己審批過(guò)的所有文件的審批內(nèi)容、審批狀態(tài)和審批記錄，并包括委托辦理人所審批過(guò)的文件。另外，OA流程辦理痕跡的這種可追溯性在提高流程辦理執(zhí)行力的同時(shí)，審批人的流程審批權(quán)力也因此變得“陽(yáng)光”起來(lái)。
第三，分析流程各環(huán)節(jié)辦理效率，通過(guò)對(duì)流程數(shù)據(jù)的分析與查詢以優(yōu)化流程。一般而言，隨著企業(yè)業(yè)務(wù)內(nèi)容的增加，各個(gè)部門要處理的流程以及各部門之間流轉(zhuǎn)的流程愈加繁多，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)流程的把握性也相應(yīng)降低。通過(guò)OA權(quán)限設(shè)置，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)流程審批的時(shí)間、數(shù)量、流轉(zhuǎn)情況、意見處理等內(nèi)容，通過(guò)流程分析的數(shù)據(jù)，考察各部門的工作執(zhí)行效率，更迅速、果斷的做出正確分析，把握流通不暢部位，并及時(shí)與各部門業(yè)務(wù)人員不斷優(yōu)化、重組，確定形成新的合理、科學(xué)的業(yè)務(wù)流程，建立更高效的決策體系。
此外，在流程處理過(guò)程中，通過(guò)提醒手段與OA系統(tǒng)工作流程模塊相結(jié)合的方式，應(yīng)用短信、內(nèi)部郵件、及時(shí)通訊等功能，即可有效提醒工作人員有待批文件需要辦理，使組織的文件辦理效率大大增強(qiáng)，流程成本大幅度降低。
很多企業(yè)之所以“亂”，很大程度上是因?yàn)榱鞒坦芾聿槐M合理，這在企業(yè)管理中是一個(gè)通病。作為OA協(xié)同辦公系統(tǒng)核心應(yīng)用功能的流程管理則可治“亂”，化繁為簡(jiǎn)，將縱橫交錯(cuò)的工作流程囊括在OA協(xié)同系統(tǒng)中，幫助管理者更高效、更科學(xué)、更合理的進(jìn)行企業(yè)工作流程管理，實(shí)現(xiàn)管理能力的新突破。
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