1. 實(shí)施前：OA系統(tǒng)實(shí)施需求盡量細(xì)化
企業(yè)要用好OA系統(tǒng)，首先要確定自己的需要，包括當(dāng)前的核心需求以及未來幾年的潛在需求。需求確定要具體、集中，不要泛泛，比如我就想提高工作效率。這些需求不清楚是無法選擇適合自己的OA的。
確定好自己需求后，選幾款合適的OA系統(tǒng)進(jìn)行試用吧。企業(yè)不妨結(jié)合這種試用手段，將自己的核心需求，將代表性的流程、表單、報(bào)表等功能試用一下，再看看操作是否容易上手。如果感覺差不多，就可以和廠商進(jìn)一步溝通，如果差距太大，那么就可以放棄了。
2. 實(shí)施中：多溝通明確OA系統(tǒng)實(shí)施需求
許多OA選型者以為確定OA系統(tǒng)選型之后就萬事大吉了，一切交給OA廠商了，實(shí)則不然。從OA系統(tǒng)多年實(shí)施經(jīng)驗(yàn)來看，OA系統(tǒng)實(shí)施之后經(jīng)常會遇到的一些典型問題如流程梳理、管理對接、系統(tǒng)設(shè)置、需求變更乃至二次開發(fā)等。其中最困難的兩個(gè)問題恐怕還是管理對接和需求變更，前者是如何將OA系統(tǒng)與企業(yè)的管理實(shí)踐完美融合，通過OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)管理制度的落地和保障執(zhí)行。后者是如何對需求變更進(jìn)行有效的管理，既確保項(xiàng)目的順利實(shí)施和按期交付，又滿足用戶合理的個(gè)性化需求。
不管是什么問題，解決之道都在于溝通，包括廠商實(shí)施人員和企業(yè)項(xiàng)目主管間的溝通，以及企業(yè)內(nèi)部各相關(guān)人員的溝通。溝通建立在坦誠和理解的基礎(chǔ)上，只要溝通順暢了、到位了，那么問題就容易解決。
3. 實(shí)施后：理性對待OA系統(tǒng)在企業(yè)中的管理作用
OA系統(tǒng)的應(yīng)用應(yīng)該循序漸進(jìn)、堅(jiān)持不懈。它要完全融入企業(yè)需要一個(gè)過程，不是一蹴而就的。只有按照既定的目標(biāo)，一步一步去實(shí)現(xiàn)，才能夠達(dá)到預(yù)期效果。另外，OA系統(tǒng)只是一個(gè)工具，首先需要企業(yè)有正確的組織文化和管理制度，指望OA系統(tǒng)來變革企業(yè)管理是不現(xiàn)實(shí)的。它只能是協(xié)助企業(yè)管理，完善企業(yè)管理，提升企業(yè)管理。它需要企業(yè)至上而下持續(xù)的支持和堅(jiān)持，如果上面的管理者不用，那么下面的員工肯定也用不好，所以管理者對OA系統(tǒng)的應(yīng)用起到龍頭的作用。這也就是華天動力OA系統(tǒng)倡導(dǎo)的“智慧協(xié)同”理念的原型，企業(yè)OA系統(tǒng)使用需要實(shí)現(xiàn)執(zhí)行、管理、決策的協(xié)同一體化。
影響OA系統(tǒng)使用體驗(yàn)的因素有很多，除了不同OA軟件產(chǎn)品之間的區(qū)別之外，在自身OA系統(tǒng)需求的把握上，真正了解才是省時(shí)省力的好方法。
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