企業(yè)采購系統(tǒng)利用計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)庫技術(shù)，避免和克服了人工管理信息時(shí)，勞動(dòng)量大，計(jì)算和統(tǒng)計(jì)的不準(zhǔn)確等種種缺陷和弊端。實(shí)現(xiàn)對采購業(yè)務(wù)的多層級(jí)、多角度集中管理，確保需求與采購分離，采購與決策分離。實(shí)現(xiàn)采購需求可追溯，采購過程可復(fù)審的全方位控制和管理。從而使采購業(yè)務(wù)全程電子化、透明化，提高采購效率、降低采購成本、提升采購品質(zhì)、加強(qiáng)采購監(jiān)督，提供強(qiáng)有力的支撐。
工程商是我國改革開放的產(chǎn)物，它在改革開放中迅猛發(fā)展，同時(shí)也促進(jìn)了我國的改革開放的進(jìn)程。對于工程商而言，采購是一個(gè)最為重要的環(huán)節(jié)也是最容易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)。采購工作的好壞決定著工程商項(xiàng)目的成功與否和利潤多還是少。采購是工程商對于完成工程項(xiàng)目成本可控的重要手段，工程成本是否可控，關(guān)鍵是采購管理工作是否到位。因此，采購部門是該工程商必不可少和關(guān)鍵的部門。采購部門業(yè)務(wù)的優(yōu)劣和效率直接關(guān)系到工程商工程項(xiàng)目成本的高低，直接影響工程項(xiàng)目的效益，從而影響工程商的發(fā)展。而信息化時(shí)代，隨著市場需求不斷變化和發(fā)展，傳統(tǒng)的采購管理方式已經(jīng)不足以滿足工程商發(fā)展的需要，阻礙了工程商的的市場開拓與發(fā)展。
隨著計(jì)算機(jī)的普及以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，工程商貨物采購管理系統(tǒng)越來越受到工程商特別是小型工程商的追捧。貨物采購是一個(gè)工程項(xiàng)目中關(guān)鍵的一環(huán)，工程商采用信息化更高的貨物管理系統(tǒng)來管理采購環(huán)節(jié)是當(dāng)下的趨勢所趨，因?yàn)檫@樣可以不僅有助于工程商降低工程項(xiàng)目成本支出，還方便了管理者對于工程項(xiàng)目貨物采購的管理，簡化了貨物采購管理的流程，達(dá)到了管理工程項(xiàng)目采購的目的而所花的時(shí)間、財(cái)力、人力、精力比原來更少，提高了工程商對于采購環(huán)節(jié)的可控性，從而實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目的利益最大化。
20世紀(jì)90年代以來，企業(yè)信息處理量不斷加大，企業(yè)資源管理的復(fù)雜化也不斷加大，這要求信息的處理有更高的效率，傳統(tǒng)的人工管理方式難以適應(yīng)以上系統(tǒng)，而只能依靠計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)，信息的集成度要求擴(kuò)大到企業(yè)的整個(gè)資源的利用、管理，從而產(chǎn)生了新一代的管理理論與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)——企業(yè)資源計(jì)劃ERP。 概括地說，ERP是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，利用現(xiàn)代企業(yè)的先進(jìn)管理思想，全面地集成了企業(yè)所有資源信息，為企業(yè)提供決策、計(jì)劃、控制與經(jīng)營業(yè)績評(píng)估的全方位和系統(tǒng)化的管理平臺(tái)。
而采購管理在企業(yè)經(jīng)營管理中占據(jù)非常重要的位置。任何企業(yè)要向市場提供產(chǎn)品或服務(wù)都離不開原材料或消耗品的采購。對于制造業(yè)來說，物料成本占整個(gè)產(chǎn)品成本的比重較大或非常大。因此企業(yè)的采購部門必須適時(shí)、適量、適質(zhì)、適價(jià)地完成采購任務(wù)，為生產(chǎn)部門提供生產(chǎn)所需要的原材料（或外加工件）。
另外，考慮到材料在產(chǎn)品中的費(fèi)用份額，因此采購部門必須想方設(shè)法降低材料的采購成本，同時(shí)還必須考慮物料的庫存。大量物品庫存積壓，意味著物料的庫存成本增加，資金占用增加。降低材料成本與提高采購作業(yè)的質(zhì)量已成為了每個(gè)企業(yè)所追求的目標(biāo)。
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