基礎(chǔ)應(yīng)用入手，讓員工了解系統(tǒng)：
我們曾經(jīng)實施過的一個項目，就碰見過這樣的情況，客戶是第一次上協(xié)同OA系統(tǒng)�？蛻艄痉降暮芏鄦T工沒有任何這方面的概念，常問我們協(xié)同OA系統(tǒng)到底是啥？
針對這樣的情況，我們實施小組開會討論了一下，決定在實施時，優(yōu)先把協(xié)同OA系統(tǒng)中大家上手比較快，使用體驗比較好的功能放在第一個階段優(yōu)先實施。
我們選擇了協(xié)同OA系統(tǒng)助手，人力資源上的員工檔案，以及通訊錄模塊、客戶資料等。這些功能我們和人力部門協(xié)調(diào)之后，很快就上線了。當(dāng)客戶的員工在協(xié)同OA系統(tǒng)上可以方便地了解同事的資料、查詢到分機號碼，可以方便地查詢自己負(fù)責(zé)的客戶資料的聯(lián)系方式時，感覺都很不錯。接著一上班就把協(xié)同OA系統(tǒng)助手開著，一目了然地看到同事哪個在線，哪個不在線，公司各部門的快速溝通比起用QQ又清晰正式了很多。大家不禁感嘆，原來協(xié)同OA系統(tǒng)就是這個啊。
這時候，我們實施小組又適時的和客戶的信息部配合，安排了一些協(xié)同OA系統(tǒng)基礎(chǔ)概念的培訓(xùn)。全方位地向客戶方的員工介紹了協(xié)同OA系統(tǒng)適應(yīng)的范圍、解決的問題、以及我們接下來還要進一步實施的各個目標(biāo)。經(jīng)過這一次的培訓(xùn)，大家對項目小組的工作目標(biāo)有了基本了解，也提前了解到了協(xié)同OA系統(tǒng)對自己工作可能會帶來的影響。
1、流程整理與優(yōu)化，步步深入：
接下來實施就沒有這么輕松了，因為客戶對要管控的流程也不是非常清楚，我們先搜集了一些常用流程打算放到協(xié)同OA系統(tǒng)中，包括現(xiàn)在實際用到的表格，以及流程圖等相關(guān)資料。
我們和客戶信息部的工作人員一起，對每個部門的關(guān)鍵流程都做了詳盡的調(diào)研，并把核心的流程圖，以后各部門的管理要求都做了整理，最后擬出了實施的重點和相關(guān)的一整套輔助調(diào)研材料和報告。這些工作給客戶能成功實施項目提供了保障護航。
我們擬出了報銷、請假、項目審批、物流采購、開店流程管控等核心流程，開始進行了表格樣式的設(shè)計，工作流審批流程的設(shè)計、并把重要的分支條件都一一做了明確�？蛻粜畔⒉康男』镒幼鲋鲋膊唤袊@，原來我們公司這塊的流程是這樣審批的啊，我原來還真不知道。呵呵，可見一個關(guān)系到客戶方方面面的信息系統(tǒng)其實是把各個不透明的點串成了線，組成了面。公司的效率和規(guī)范也就逐步明確了。
核心流程全部設(shè)計好后，我們安排了客戶各核心流程的關(guān)鍵人物做了培訓(xùn)和試用，并及時把反饋的意見快速調(diào)整到實施過程中，譬如：當(dāng)時該公司的報銷流程上了5000元的原來幾乎都要老總批準(zhǔn)，后來經(jīng)過流程梳理，客戶老總把這個級別的審批權(quán)下放給了執(zhí)行總監(jiān)。這也算是一個優(yōu)化效率和下放權(quán)利的體現(xiàn)吧。
2、三管齊下，愛上協(xié)同OA系統(tǒng)：
經(jīng)過為期一個月的試用和反復(fù)修改和調(diào)整。項目終于走到了試運行階段�？墒菦]想到在這里卻遇見了一個大問題？這個大問題是什么呢？
就是大家工作習(xí)慣的問題，因為客戶長期以來早已形成了原始單據(jù)打印、簽字、審批的工作習(xí)慣，現(xiàn)在一下子流轉(zhuǎn)到網(wǎng)上審批辦公，安排任務(wù)。很多人都適應(yīng)不了，甚至剛開始覺得挺麻煩的，就不喜歡用協(xié)同OA系統(tǒng)了。一些中層干部覺得流于表面形式，協(xié)同OA系統(tǒng)錢是花了，效果卻沒怎么看到。
其次，針對某些外網(wǎng)連接協(xié)同OA系統(tǒng)的用戶反映慢的問題，我們協(xié)助客戶引入了初級的網(wǎng)管設(shè)備，對內(nèi)網(wǎng)的速度進行了優(yōu)化和管控，最終解決了訪問速度的瓶頸。
最后，我們又請客戶公司的領(lǐng)導(dǎo)和人力資源部下發(fā)通知，從下個月開始正式啟用協(xié)同OA系統(tǒng)處理日常辦公。這幾道措施下去之后，意見和阻抗?jié)u漸小了，客戶的流程也終于走向了辦公自動化的方向。
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