越來越多公司對(duì)系統(tǒng)的易用性要求變高。第一，企業(yè)信息化希望的是員工們都參與甚至包括領(lǐng)導(dǎo)，但是有些公司的員工層次跨度有些大，如年齡是一個(gè)不可排除的問題，這樣的話導(dǎo)致大家計(jì)算機(jī)水平有差別，所以接受起新鮮事物的速度和對(duì)新事物的理解也是不同;第二，系統(tǒng)的易用程度影響著公司培訓(xùn)成本。這其中包含著時(shí)間、人工、硬件、財(cái)務(wù)成本等。不少企業(yè)因?yàn)橄到y(tǒng)的操作復(fù)雜問題導(dǎo)致無法全員推廣終止了項(xiàng)目。

    隨著企業(yè)對(duì)系統(tǒng)易用的需求之聲變高，OA協(xié)同辦公軟件的易學(xué)習(xí)、易理解、易操作都成為了CIO選型時(shí)必注意的重點(diǎn)。

    1、OA協(xié)同辦公軟件的易學(xué)習(xí)性

    好的軟件必然是容易學(xué)習(xí)上手的。可以讓人一目了然的進(jìn)入操作界面，快速找到某些功能完成操作。對(duì)于系統(tǒng)使用說明多數(shù)由開發(fā)的專業(yè)人員撰寫，許多的專業(yè)術(shù)語并不能讓每個(gè)用戶理解和消化，容易造成用不明白的局面。其次，易用的協(xié)同辦公系統(tǒng)可以短時(shí)間內(nèi)完成安裝、初始設(shè)置、用戶錄入等權(quán)限的開通，降低了管理員日后的工作重復(fù)率，為企業(yè)節(jié)省了學(xué)習(xí)成本。

    2、OA協(xié)同辦公軟件的易理解性

    這里要說的先是前期理解，對(duì)于產(chǎn)品的介紹、資料等。目前很多廠商包裝過火對(duì)自己的產(chǎn)品，渲染產(chǎn)品時(shí)尚、前衛(wèi)、高端等描述讓用戶不知所措迷迷糊糊。然而最簡(jiǎn)單的語言闡述才是對(duì)真實(shí)產(chǎn)品的尊重。產(chǎn)品資料應(yīng)是用最言簡(jiǎn)意賅的文字讓用戶了解產(chǎn)品。接下來是功能和圖標(biāo)的說明。系統(tǒng)功能名稱和圖標(biāo)最應(yīng)該讓用戶容易理解不會(huì)產(chǎn)生歧義，簡(jiǎn)單明了，更不能讓用戶去猜他的真實(shí)作用。

    3、OA協(xié)同辦公軟件的易操作性

    這里主要體現(xiàn)是界面UI設(shè)計(jì)合理、操作簡(jiǎn)單和友好的交互界面。最好是能讓員工經(jīng)過簡(jiǎn)單培訓(xùn)之后就可以上手操作而無需依賴操作手冊(cè)和說明書。同時(shí)，協(xié)同辦公系統(tǒng)功能變多且細(xì)化并追求操作效率最大化。通過盡可能地減少操作頁面、簡(jiǎn)化工作流程，不斷提高易操作性，來提升企業(yè)工作效率，節(jié)約人力成本。在流程中，采用圖形化、可拖拉式的方式進(jìn)行流程定義，流程建模直觀、簡(jiǎn)潔。在具體操作上，爭(zhēng)取最簡(jiǎn)便的流程和步驟，在一個(gè)界面完成整體操作。