另外OA系統(tǒng)為員工積極參與公司的管理開辟了通道，OA系統(tǒng)中的功能模塊員工建議箱建立了員工與公司溝通的一個(gè)有效渠道，意見箱為使各員工暢所欲言特別針對(duì)敏感性問(wèn)題設(shè)計(jì)了匿名功能，管理層通過(guò)員工的意見和改進(jìn)建議，了解員工想法及時(shí)解決提出的問(wèn)題，營(yíng)造良好的氛圍。調(diào)動(dòng)員工關(guān)心公司、熱愛公司、積極參與公司管理的積極性。
OA系統(tǒng)市場(chǎng)在不斷擴(kuò)容的同時(shí)，也伴隨著OA系統(tǒng)項(xiàng)目成功率的持續(xù)走低，一個(gè)又一個(gè)的失敗案例重復(fù)上演，讓人不得不開始重視OA系統(tǒng)項(xiàng)目的成功率問(wèn)題。影響OA系統(tǒng)項(xiàng)目成功的因素有很多，首先，我們?cè)谶x型階段便要把好關(guān)，對(duì)備選產(chǎn)品的易用性、開放性、擴(kuò)展性綜合把控，為之后的一系列工作打好基礎(chǔ)。其次，在實(shí)施過(guò)程中要把握實(shí)施技巧，以最省時(shí)、省力、省人、省錢、省罵的方式推動(dòng)系統(tǒng)上線運(yùn)行，同時(shí)也為接下來(lái)的維護(hù)服務(wù)鋪平道路。
OA系統(tǒng)項(xiàng)目組成員不僅包括供應(yīng)商的實(shí)施人員，還需要用戶方人員的參與。相比供應(yīng)商的實(shí)施人員，客戶是自己組織業(yè)務(wù)的專家，由客戶提出基礎(chǔ)管理問(wèn)題、梳理業(yè)務(wù)流程方案，甚至是各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的采集和調(diào)研、需求的深化，而實(shí)施人員則更多地?fù)?dān)任顧問(wèn)角色，如此一來(lái)可以有效實(shí)現(xiàn)只是和能力的傳遞，培養(yǎng)客戶自行建立、調(diào)整、變更和管理OA系統(tǒng)的能力，從而提高系統(tǒng)活性和生命周期。
對(duì)用戶方項(xiàng)目組成員的選擇應(yīng)當(dāng)指導(dǎo)企業(yè)根據(jù)人員素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、項(xiàng)目范圍等方面選拔，并保證有技能的人員全職參與到項(xiàng)目中，確保得到高層管理人員的支持。項(xiàng)目人員必須是對(duì)項(xiàng)目大力支持，同時(shí)能夠承受一定工作壓力的員工，否則，內(nèi)部的溝通協(xié)調(diào)成本就會(huì)抵消一部分項(xiàng)目的成功概率。
培訓(xùn)的過(guò)程往往是枯燥的，OA系統(tǒng)項(xiàng)目的培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋規(guī)章制度、協(xié)同管理理念宣傳和協(xié)同辦公系統(tǒng)操作指導(dǎo)等。
但培訓(xùn)方式可以是靈活的，可以采用通俗易懂的文字說(shuō)明、生動(dòng)的PPT演示、直觀的視頻等培訓(xùn)教材，并制作培訓(xùn)記錄和效果反饋文檔以保證培訓(xùn)的質(zhì)量。
還可以是交互的，采用筆試、上機(jī)操作等形式進(jìn)行考核，并及時(shí)將考核結(jié)果反饋給項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)，在培訓(xùn)通報(bào)會(huì)上，可以采用提名表?yè)P(yáng)優(yōu)秀者，不提名闡述不合格情況的方式，帶動(dòng)客戶的學(xué)習(xí)積極性。
當(dāng)然沒(méi)有激勵(lì)就沒(méi)有動(dòng)力，OA系統(tǒng)培訓(xùn)還可以配合一定的獎(jiǎng)懲機(jī)制，正負(fù)激勵(lì)并行。
剛開始接觸OA系統(tǒng)，員工存在抵觸情緒是難免的，如何在安撫中推進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)行時(shí)OA系統(tǒng)項(xiàng)目組成員考慮的問(wèn)題。
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