對于知識管理系統(tǒng)的認識，我們認為知識管理系統(tǒng)是知識管理實施中的保健因素，知識管理系統(tǒng)本身雖然不能夠推動知識管理實施的深化，但卻很容易的成為知識管理實施的障礙。就是說，如果有一個合適的知識管理系統(tǒng)只是打下了一個知識管理實施的基礎，但如果知識管理系統(tǒng)不適合組織的業(yè)務、不能夠滿足知識工作者的應用需求，那很容易成為知識管理無法實施下去的原因。

知識管理系統(tǒng)如何選擇？

第一位的是你的需求明確。另一方面要考慮變化、人(使用習慣、簡單易用等)、業(yè)務流程。

組織選擇知識管理系統(tǒng)的過程，也是組織的知識管理需求明確的過程。只有明確了對支持知識管理的IT系統(tǒng)的功能需求、技術平臺需求，加之對現(xiàn)有信息系統(tǒng)現(xiàn)狀的分析，才能夠制定出一個詳細的知識管理系統(tǒng)需求說明，才能夠去選擇系統(tǒng)。對于系統(tǒng)，不少大型企業(yè)選擇了自行開發(fā)，對于外購系統(tǒng)也要考慮是購買成型的產品還是購買可以二次開發(fā)的系統(tǒng)平臺。

知識管理系統(tǒng)的選擇必須考慮組織架構和業(yè)務類型的變化。當前，組織的外部環(huán)境不確定性比較大，組織架構和業(yè)務類型變動的幾率也較高。所以知識管理系統(tǒng)的選擇中必須考慮到系統(tǒng)的“柔性”，如果組織架構變動了，系統(tǒng)如何做到“雖需應變”。例如原來某幾個人屬于某個部門，某部門屬于某事業(yè)部，如果將這個部門調入另一個事業(yè)部，其知識存量怎么辦？如果部門撤銷了，屬于這個部門的知識該怎么處理，系統(tǒng)是否支持自動、快速的具體到崗位、部門的變動都是必須考慮的問題

在知識管理系統(tǒng)的選擇過程中，必須考慮到以后使用的員工的習慣、文化背景等因素。人是知識的最重要載體，是知識的使用者和創(chuàng)造者，所以在選擇知識管理系統(tǒng)的時候除了功能的需求外，必須考慮系統(tǒng)的可用性、易用性。不論這些系統(tǒng)功能有多么強大，但如果不符合用戶的使用習慣、有較陡的學習曲線，這樣的系統(tǒng)很難在組織內真正發(fā)揮作用。

知識管理系統(tǒng)如何選擇？知識管理系統(tǒng)必須為所有使用的員工創(chuàng)造一個自然、簡便的操作環(huán)境，結合每位員工完整的日常工作，做到在日常工作過程中自然的進行文件管理、知識分享、知識利用和創(chuàng)造，從而讓企業(yè)自然而然地建立知識管理基礎架構，成功邁向知識管理之路。

知識管理系統(tǒng)必須是融于員工的日常工作的，而知識工作者對知識管理系統(tǒng)的使用應該就是工作的本身而非額外的工作。讓使用者在日常工作中自然而然地保留經驗與知識，是收集知識最有效而快速的方法。讓員工在工作的每一步都能獲得以前的知識積累是提高知識利用率的法寶。

如果將知識堆積起來等待員工去發(fā)掘，這樣的“知識庫”很難讓員工有興趣去使用。提供員工一個更有效率、更方便的工作環(huán)境，讓所有人在最方便的環(huán)境中，以有效率的方式溝通，創(chuàng)造全新的優(yōu)質工作團隊。