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知識管理系統(tǒng)功能及挑選 |
| 作者：佚名 來源：轉(zhuǎn)載 |
| 導(dǎo)語：盡管許多人口頭上都知道知識管理不僅僅是一套軟件和系統(tǒng)，但在實(shí)踐中，許多實(shí)施知識管理的企業(yè)，其知識管理的實(shí)施都是從購買了或價格低廉或昂貴的知識管理軟件、系統(tǒng)開始的。 |
知識管理系統(tǒng)功能介紹就其特點(diǎn)而言，主要可以歸納為2點(diǎn)：
1. 強(qiáng)大的非結(jié)構(gòu)化知識處理能力�？蓪F(xiàn)存在大量的文檔和歷史知識，這部分非結(jié)構(gòu)化的文檔，需要能夠進(jìn)行快速的導(dǎo)入和管理起來，并能夠進(jìn)行全文、附件內(nèi)容的檢索。
2. 結(jié)構(gòu)化知識處理能力。對日常工作運(yùn)行中產(chǎn)生的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，能夠進(jìn)行自定義發(fā)布為知識，搜索引擎可對結(jié)構(gòu)化知識進(jìn)行全文檢索。
3. 征詢管理系統(tǒng)�？蓪�(shí)現(xiàn)運(yùn)營過程中征詢業(yè)務(wù)的全面應(yīng)用。
4. 便捷的呼入問題引導(dǎo)解答應(yīng)用�？勺远x問題分解步驟，可關(guān)聯(lián)子問題關(guān)系，可以預(yù)設(shè)問題答案，為有效利用知識庫內(nèi)已有知識提供便利工具。
5. 完善的文檔及內(nèi)容管理子模塊。支持對知識的管理需要進(jìn)行數(shù)據(jù)分析、批量導(dǎo)入、版本管理，建立知識發(fā)布、管理、應(yīng)用及審核處理等流程定義。
6. 權(quán)限管理系統(tǒng)。能夠定義用戶的角色，并對角色進(jìn)行權(quán)限設(shè)定，不同用戶擁有不同的權(quán)限，保證系統(tǒng)的文件安全性。
7. 知識維度的自由設(shè)定。支持有權(quán)限的應(yīng)用者自行設(shè)定部門或板塊的知識結(jié)構(gòu)。
8. 個人知識門戶。支持對每個用戶建立個人知識結(jié)構(gòu)，知識文集，知識收藏等，個人培訓(xùn)計劃，便于崗位知識的傳承與管理。
9. 知識地圖。支持能夠全局預(yù)覽本企業(yè)知識架構(gòu)的知識地圖和不同崗位具有不同知識結(jié)構(gòu)的崗位知識地圖。
10. 知識培訓(xùn)。支持從知識庫中選取知識，對某一類用戶進(jìn)行培訓(xùn)。 11. 知識統(tǒng)計功能。支持對知識庫的庫存、使用率的統(tǒng)計表現(xiàn)。
12. 版本管理功能。支持知識從發(fā)布起便記錄其歷史版本，能夠查詢每個修改過的版本情況
還能為企業(yè)解決以下問題：
1）、以解決用戶實(shí)際問題為核心理念，以分類、搜索、權(quán)限分離為核心的基礎(chǔ)平臺，配合用戶個性化的知識應(yīng)用規(guī)則定義，快速解決用戶存在的知識管理困境；
2）、高效性、高穩(wěn)定性，高擴(kuò)展集成性，荊輪式事件觸發(fā)管理可在穩(wěn)定高效的基礎(chǔ)平臺上，提供個性個功能事件組合；
3）、成熟的系統(tǒng)實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，政府、電信運(yùn)營商、金融、生產(chǎn)企業(yè)等等多行業(yè)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)構(gòu)建一支卓越的系統(tǒng)實(shí)施和項(xiàng)目管理團(tuán)隊；
4）、穩(wěn)定的系統(tǒng)底層架構(gòu)，支持大規(guī)模用戶、海量數(shù)據(jù)、多套系統(tǒng)集群。 知識資產(chǎn)地圖：通過地圖模式，明晰企業(yè)知識體系、各部門知識結(jié)構(gòu)、各崗位知識內(nèi)容，評估企業(yè)知識資本，企業(yè)運(yùn)行更具條理，效率大幅提高，業(yè)績不斷增長。 知識自動存儲：公司歷史、團(tuán)隊活動、企業(yè)文化等圖片、影音資料分門別類存檔，隨時可提取使用，徹底解決資料存放凌亂，用時找不到的尷尬。 知識查詢調(diào)用：撰寫新的工作方案，隨時可以找到以前類似文檔借鑒，復(fù)雜文檔迅速成型，快速應(yīng)用到生意。 知識版本管理：文件資料從第一稿開始到最后一個版本，均有版本記錄保存并可查。 知識問答：基于知識庫建立各部門各崗位的學(xué)習(xí)計劃，自我充電 ，通過平臺交互學(xué)習(xí)，成為“學(xué)習(xí)型團(tuán)隊”。
企業(yè)文化積累：公司積累數(shù)據(jù)和經(jīng)驗(yàn)完整的保存，企業(yè)發(fā)展，點(diǎn)滴記錄，高層言論到員工活動均有記載，建立完整的文化體系 。 智能學(xué)習(xí)計劃：新員工入職，接受基于知識庫制定的學(xué)習(xí)計劃，通過培訓(xùn)交流平臺快速了解業(yè)務(wù)，進(jìn)入工作狀態(tài)�；谥R庫建立各部門各崗位的學(xué)習(xí)計劃，自我充電 ，成為“學(xué)習(xí)型團(tuán)隊”。
研發(fā)成果積累：研發(fā)成果入庫，技術(shù)團(tuán)隊充分應(yīng)用公司技術(shù)積累，避免永遠(yuǎn)從零開始，開發(fā)速度明顯加快。
關(guān)鍵員工知識：關(guān)鍵崗位、核心員工知識資源設(shè)置管理 ，其工作技能、策劃文案、工作經(jīng)驗(yàn)、工作記錄和關(guān)系資源都由系統(tǒng)保留，人走技能不走。 異地協(xié)同：通過互聯(lián)網(wǎng)知識平臺，同步各分公司的知識內(nèi)容，提高異地協(xié)作能力，提高企業(yè)運(yùn)作效率。
知識平臺，提供了基于文檔格式的選擇，區(qū)分不同的文件格式，檢索到你所需要的類型。 用戶和角色管理 對系統(tǒng)管理員，普通用戶等進(jìn)行權(quán)限設(shè)定和管理 系統(tǒng)備份和還原 知識管理平臺創(chuàng)建了自動和手動備份機(jī)制，通過數(shù)據(jù)備份確保知識管理的安全 企業(yè)信息化如何挑選知識管理系統(tǒng)識管理系統(tǒng)在組織的IT系統(tǒng)中不是孤立的存在，必須跟其他已經(jīng)存在的業(yè)務(wù)系統(tǒng)、其他管理系統(tǒng)緊密結(jié)合。
盡管許多人口頭上都知道知識管理不僅僅是一套軟件和系統(tǒng)，但在實(shí)踐中，許多實(shí)施知識管理的企業(yè)，其知識管理的實(shí)施都是從購買了或價格低廉或昂貴的知識管理軟件、系統(tǒng)開始的。
由于知識管理理念在國內(nèi)傳播的時間還較短，許多企業(yè)的人員對知識管理并沒有全面、客觀的認(rèn)識，這樣就造成需求方和知識管理軟件、系統(tǒng)的廠商間存在著信息不對稱，知識管理軟件和系統(tǒng)廠商的“忽悠”將許多企業(yè)的知識管理負(fù)責(zé)人弄“暈”:每家軟件廠商說的聽起來都很有道理，都沒錯，都仿佛很高深，都許諾他們的軟件和系統(tǒng)能夠解決企業(yè)的問題，讓人無所適從。
有一些機(jī)構(gòu)已經(jīng)購買了知識管理軟件、系統(tǒng)才發(fā)現(xiàn)問題:這些軟件跟自己的需求不搭界，或者雖然滿足了部分需求，但關(guān)鍵的需求和關(guān)注點(diǎn)卻沒有滿足，造成項(xiàng)目的失敗。
系統(tǒng)與知識管理的關(guān)系
知識管理系統(tǒng)是知識管理實(shí)施中的保健因素，雖然不能夠推動知識管理實(shí)施的深化，但卻很容易成為知識管理實(shí)施的障礙。
知識管理本質(zhì)上是一種管理的活動和實(shí)踐，所以知識管理系統(tǒng)的作用不能被無限的高估，這也是國際知識管理界的共識。我們認(rèn)為知識管理系統(tǒng)的主要作用在于對顯性知識的有效管理(獲取、評估、存儲、分享、利用和創(chuàng)造)和創(chuàng)造一個方便隱性知識顯性化、共享的氛圍。
有據(jù)可查的記載，最早的知識管理項(xiàng)目是一個美國Chaparral Steel的公司實(shí)施的，那時候有關(guān)互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)還不存在，局域網(wǎng)的發(fā)展還處于早期階段，知識管理相關(guān)的技術(shù)還沒有充分的研究，因而當(dāng)時的知識管理實(shí)施不可能有一個很好的IT系統(tǒng)支撐，他們依靠內(nèi)部管理和公司戰(zhàn)略，明確知識管理活動內(nèi)容等來實(shí)施組織KM。通過知識管理實(shí)施，現(xiàn)在該公司仍然是鋼鐵行業(yè)內(nèi)質(zhì)量與效率的領(lǐng)先者，同時他們一直保持了不太注重技術(shù)和平臺的知識管理實(shí)施方式。
在對待知識管理系統(tǒng)上最大的錯誤觀念就是將知識管理等同于知識管理系統(tǒng)，認(rèn)為有一套系統(tǒng)就實(shí)現(xiàn)了知識管理，就成就了知識型企業(yè)，這是很有害和錯誤的觀念:知識的載體和創(chuàng)造者、使用者都是知識工作者，所以知識管理的根本還在于人，知識管理系統(tǒng)本身不能帶來知識管理的實(shí)現(xiàn)。
進(jìn)一步說，知識管理需要發(fā)揮每個知識工作者的主觀能動性，即便你強(qiáng)制每個人每天都必須用知識管理系統(tǒng)，但如果員工沒有對知識管理的正確認(rèn)知和主動參與，那么知識管理系統(tǒng)的使用就成為員工的應(yīng)付，那么知識庫就將成為垃圾庫，知識管理永遠(yuǎn)無法實(shí)現(xiàn)。
對于知識管理系統(tǒng)的認(rèn)識，我們認(rèn)為知識管理系統(tǒng)是知識管理實(shí)施中的保健因素，知識管理系統(tǒng)本身雖然不能夠推動知識管理實(shí)施的深化，但卻很容易的成為知識管理實(shí)施的障礙。就是說，如果有一個合適的知識管理系統(tǒng)只是打下了一個知識管理實(shí)施的基礎(chǔ)，但如果知識管理系統(tǒng)不適合組織的業(yè)務(wù)、不能夠滿足知識工作者的應(yīng)用需求，那很容易成為知識管理無法實(shí)施下去的原因。
如何選擇
如何選擇？
第一位的是你的需求明確。另一方面要考慮變化、人(使用習(xí)慣、簡單易用等)、業(yè)務(wù)流程。
組織選擇知識管理系統(tǒng)的過程，也是組織的知識管理需求明確的過程。只有明確了對支持知識管理的IT系統(tǒng)的功能需求、技術(shù)平臺需求，加之對現(xiàn)有信息系統(tǒng)現(xiàn)狀的分析，才能夠制定出一個詳細(xì)的知識管理系統(tǒng)需求說明，才能夠去選擇系統(tǒng)。對于系統(tǒng)，不少大型企業(yè)選擇了自行開發(fā)，對于外購系統(tǒng)也要考慮是購買成型的產(chǎn)品還是購買可以二次開發(fā)的系統(tǒng)平臺。
知識管理系統(tǒng)的選擇必須考慮組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)類型的變化。當(dāng)前，組織的外部環(huán)境不確定性比較大，組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)類型變動的幾率也較高。所以知識管理系統(tǒng)的選擇中必須考慮到系統(tǒng)的“柔性”，如果組織架構(gòu)變動了，系統(tǒng)如何做到“雖需應(yīng)變”。例如原來某幾個人屬于某個部門，某部門屬于某事業(yè)部，如果將這個部門調(diào)入另一個事業(yè)部，其知識存量怎么辦？如果部門撤銷了，屬于這個部門的知識該怎么處理，系統(tǒng)是否支持自動、快速的具體到崗位、部門的變動都是必須考慮的問題
在知識管理系統(tǒng)的選擇過程中，必須考慮到以后使用的員工的習(xí)慣、文化背景等因素。人是知識的最重要載體，是知識的使用者和創(chuàng)造者，所以在選擇知識管理系統(tǒng)的時候除了功能的需求外，必須考慮系統(tǒng)的可用性、易用性。不論這些系統(tǒng)功能有多么強(qiáng)大，但如果不符合用戶的使用習(xí)慣、有較陡的學(xué)習(xí)曲線，這樣的系統(tǒng)很難在組織內(nèi)真正發(fā)揮作用。
知識管理系統(tǒng)必須為所有使用的員工創(chuàng)造一個自然、簡便的操作環(huán)境，結(jié)合每位員工完整的日常工作，做到在日常工作過程中自然的進(jìn)行文件管理、知識分享、知識利用和創(chuàng)造，從而讓企業(yè)自然而然地建立知識管理基礎(chǔ)架構(gòu)，成功邁向知識管理之路。
知識管理系統(tǒng)必須是融于員工的日常工作的，而知識工作者對知識管理系統(tǒng)的使用應(yīng)該就是工作的本身而非額外的工作。讓使用者在日常工作中自然而然地保留經(jīng)驗(yàn)與知識，是收集知識最有效而快速的方法。讓員工在工作的每一步都能獲得以前的知識積累是提高知識利用率的法寶。
如果將知識堆積起來等待員工去發(fā)掘，這樣的“知識庫”很難讓員工有興趣去使用。提供員工一個更有效率、更方便的工作環(huán)境，讓所有人在最方便的環(huán)境中，以有效率的方式溝通，創(chuàng)造全新的優(yōu)質(zhì)工作團(tuán)隊。
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