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企業(yè)如何做好檔案管理系統(tǒng) |
| 作者：佚名 來(lái)源：網(wǎng)絡(luò) |
一、企業(yè)實(shí)行檔案管理系統(tǒng)的必要性和優(yōu)勢(shì)
(一)提升辦公速度。在企業(yè)的檔案管理工作中，電子文檔以其快捷的辦文速度和傳輸速度等優(yōu)勢(shì)逐漸取代了紙質(zhì)文件。通過(guò)計(jì)算機(jī)軟、硬件設(shè)備將電子文檔進(jìn)行存儲(chǔ)、查詢(xún)和修改，使辦公變得越來(lái)越輕松和快捷。只有實(shí)現(xiàn)文檔的電子化，才能夠改變文檔使用的種種局限，實(shí)現(xiàn)文檔信息資源的合理配置、科學(xué)管理和高效使用。
(二)方便文檔歸類(lèi)。企業(yè)電子文檔的使用將傳統(tǒng)的文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等分類(lèi)打破，取而代之的是以檔案管理系統(tǒng)中各個(gè)管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的企業(yè)文檔可以分散在幾個(gè)管理系統(tǒng)中，分類(lèi)也變得更加的詳細(xì)、科學(xué)和規(guī)范。從文檔保存的角度來(lái)講，傳統(tǒng)的紙制文件可能具有很強(qiáng)的優(yōu)勢(shì)，但在資源存儲(chǔ)與利用的角度來(lái)說(shuō)，電子文檔是具有明顯的優(yōu)勢(shì)的。
(三)保密性強(qiáng)。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，電子文檔具有一定的保密性，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)加密軟件對(duì)電子文檔進(jìn)行加密，也可以使用檔案管理系統(tǒng)對(duì)文檔進(jìn)行加密或者進(jìn)行級(jí)次授權(quán)，從而可以控制電子文檔的使用和閱讀。當(dāng)前計(jì)算機(jī)的新技術(shù)還可以采用密鑰和文檔分離管理技術(shù)，密鑰與密文分離存儲(chǔ)，密鑰的下放與解密由系統(tǒng)控制。對(duì)企業(yè)核心文件進(jìn)行驅(qū)動(dòng)級(jí)加密，只有通過(guò)文檔安全系統(tǒng)的身份認(rèn)證之后，才能獲取密鑰，對(duì)機(jī)密文件進(jìn)行解密。否則，拷貝到的是加密后的文件，無(wú)法使用。..
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