目前，大家通常一說到知識管理系統(tǒng)，通常想當然地認為這就是有關“知識文檔”管理的事情。事實上，KM系統(tǒng)的范疇遠不僅如此。我們認為，KM系統(tǒng)是用于支撐企業(yè)知識管理的一套IT技術平臺及解決方案，利用KM系統(tǒng)能促進企業(yè)知識沉淀、共享、學習、應用、創(chuàng)新一系列過程：
知識沉淀：知識的收集及提煉過程，以便企業(yè)員工在日常工作中能運用更多知識和技能完成業(yè)務工作；
知識共享：通過有形或無形方式分享員工的知識，使得單個員工的知識可以為企業(yè)其他員工所用；
知識學習：吸收掌握自己所需要的技能及經(jīng)驗，以更準確高效完成自己的業(yè)務工作的過程；
知識應用：應用自己掌握的或企業(yè)沉淀的各種技能及經(jīng)驗，完成業(yè)務工作的過程；
知識創(chuàng)新：挖掘現(xiàn)有知識，了解及掌握新知識，使知識內(nèi)容不斷更新的過程。
從KM系統(tǒng)的概念及其實現(xiàn)目的可以看到，KM系統(tǒng)所包含的范圍是非常廣泛的，不同企業(yè)、不同部門對KM系統(tǒng)都會有不同的需求重點。但在KM系統(tǒng)目標、建設原則和功能架構等方面也具有某些共性特征。
我們認為，KM系統(tǒng)建設的總體目標應該是實現(xiàn)“讓合適的人、在合適的場景、獲取合適的知識”�；谶@個總體目標去開展建設，將能夠有效實現(xiàn)知識管理對信息化系統(tǒng)的提升，更高程度實現(xiàn)“信息知識化”。
基于“信息知識化”的目標，KM系統(tǒng)會帶來IT應用層面的變化，主要體現(xiàn)在三個方面：
系統(tǒng)設計原則會有所改變――需要在系統(tǒng)設計中將推動知識流動的KM機制作為重要的考慮環(huán)節(jié)；
系統(tǒng)展現(xiàn)原則會改變――門戶架構將成為系統(tǒng)建設的基礎，有效實現(xiàn)“信息和場所”的關聯(lián)
會多些功能――在已有的業(yè)務支撐等功能應用（如：ERP、OA、MIS等）的基礎上，會新增體現(xiàn)KM特色的功能應用。
KM機制
在KM機制方面，應能夠提供對KM的PDCA循環(huán)的支持，有效促進知識的沉淀、共享、學習、應用和創(chuàng)新過程，具體來說：
在P（規(guī)劃）方面――首先，應能夠進行分類規(guī)劃，包括知識分類規(guī)劃、知識關聯(lián)規(guī)劃、專家分類規(guī)劃以及知識社區(qū)分類規(guī)劃等；其次，應能夠進行關鍵詞規(guī)劃以規(guī)范企業(yè)內(nèi)部的關鍵詞典，應能夠進行知識文檔模板規(guī)劃以更有效實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部知識標準化；再者，應能夠?qū)崿F(xiàn)積分規(guī)則規(guī)劃，包括知識文檔積分規(guī)則以及個人積分規(guī)則規(guī)劃。
在D（推進）方面――應提供相關的功能機制，有效推進知識的沉淀和應用，比如：催辦、發(fā)布、溝通、訂閱、收藏、點評、關聯(lián)、版本管理等。
在C（評測）方面――應能夠根據(jù)設定的積分規(guī)則對知識文檔積分以及個人積分進行評價，同時應能夠?qū)χR應用過程安全進行控制和審計。
在A（處理）方面――應能夠?qū)υu測的結果進行排名激勵，如：員工排名、知識排名、社區(qū)排名、考試排名等；另外應能夠?qū)σ欢螘r間內(nèi)的知識沉淀和應用現(xiàn)狀進行統(tǒng)計分析，如：某段時間內(nèi)相關部門的知識增長狀況、相關類別知識的增長狀況等。
門戶展現(xiàn)
在門戶展現(xiàn)方面，應能夠提供對于不同知識和IT應用軟件的單一訪問入口、安全互動、一個可定制的接口、個性化的內(nèi)容等等。目前業(yè)界已存在有各種門戶，不管使用何種門戶，所有門戶的基本要求都是相同的，實現(xiàn)以“系統(tǒng)功能為導向”到“以人為導向”的轉變。
具體來說，門戶系統(tǒng)將有幾個主要特點：
單一的訪問方式――企業(yè)的眾多IT應用系統(tǒng)在系統(tǒng)結構上分為了兩大類，即：基于客戶端／服務器（C/S）應用結構和基于瀏覽器／服務器（B/S）應用結構。企業(yè)知識門戶系統(tǒng)將是瀏覽器＋主頁的形式，企業(yè)員工個人桌面無需安裝客戶端軟件，直接在瀏覽器中輸入URL網(wǎng)址登錄到企業(yè)知識門戶系統(tǒng)。對于企業(yè)員工操作來說既簡單又實用有效。所有的用戶都可以通過單一的界面即企業(yè)的內(nèi)部主頁訪問他們需要的信息。
統(tǒng)一組織架構管理和統(tǒng)一權限管理――門戶系統(tǒng)可以通過使用統(tǒng)一的組織架構及帳戶管理，借助標準的目錄服務系統(tǒng)（如Domino目錄服務器、IBM Directory Server或其他第三方標準的LDAP）使得采用一致的用戶帳戶和密碼登錄驗證用戶，企業(yè)用戶登錄到企業(yè)知識門戶系統(tǒng)后，可以直接訪問OA、ERP等各種系統(tǒng)。系統(tǒng)管理員配置維護基于目錄服務器的組織架構和用戶權限后，可以同步修改OA系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)和知識管理系統(tǒng)的用戶組織架構和用戶相應權限調(diào)整。
個性化用戶界面――不同的人有著不同的審美觀和對界面的要求，甚至對色彩風格的喜好也很難達到統(tǒng)一，面臨不同的企業(yè)，甚至來自同一企業(yè)的不同機構、不同部門、不同的個人，都將會有自己對界面的要求。企業(yè)知識門戶系統(tǒng)同時是企業(yè)員工日常工作所涉及相關主題內(nèi)容的統(tǒng)一入口，員工可以通過它方便地了解今天的最新消息、今天的工作內(nèi)容、完成這些工作所需的知識等。通過企業(yè)知識門戶系統(tǒng)，任何員工都可以實時地與工作團隊中的其他成員取得聯(lián)系、尋找到能夠提供幫助的專家或者快速連接到相關的門戶。
新增KM應用功能
按照業(yè)界的經(jīng)典KM模型（知識轉化模型，由日本知識管理專家學者野中郁次郎提出），一般來說，KM應用功能會體現(xiàn)在四個環(huán)節(jié)：
“大腦-大腦”聯(lián)網(wǎng)：實現(xiàn)“隱性”到“隱性”的轉化，稱為“社會化”，典型的KM應用功能如：實時協(xié)作、專家網(wǎng)絡、知識社區(qū)等；
“大腦-知識庫”聯(lián)網(wǎng)：實現(xiàn)“隱性”到“顯性”的轉化，稱為“外顯化”，典型的KM應用功能如：知識庫、知識社區(qū)、Q&A、競爭情報等；
“知識庫-知識庫”聯(lián)網(wǎng)：實現(xiàn)“顯性”到“顯性”的轉化，稱為“結合化”，典型的KM應用功能如：知識搜索、知識地圖等；
“知識庫-大腦”聯(lián)網(wǎng)：實現(xiàn)“顯性”到“隱性”的轉化，稱為“內(nèi)隱化”，奠定的KM應用功能如：E-learning等。
參考業(yè)界模型，結合企業(yè)具體實踐，我們認為一個比較完整的知識管理系統(tǒng)將由通用的KM應用功能(如知識文檔、人才庫等)、與業(yè)務結合緊密的專業(yè)部門KM應用功能(如客戶知識管理等)及與其它KM專業(yè)系統(tǒng)整合功能(如E-learning在線學習、企業(yè)搜索、即時通訊等)組成，并最終通過企業(yè)門戶、專業(yè)門戶和個人門戶展現(xiàn)，為企業(yè)員工提供個性化知識服務，主要功能包括：
通用KM應用功能，主要負責實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)具有共性處理特點的知識管理功能，如各種規(guī)章制度、工作文檔、審批流程、人才庫及企業(yè)搜索等；
專業(yè)部門KM應用功能，主要實現(xiàn)根據(jù)業(yè)務特征不同而需特別處理的知識管理功能，如客服知識、IT服務知識由于服務對象的不同，與一般的文檔服務處理也不同，需要根據(jù)業(yè)務需求進行設計，以滿足業(yè)務的需要； ..
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