今天，隨著協(xié)同軟件理論和技術(shù)的日趨成熟，協(xié)同OA應(yīng)運(yùn)產(chǎn)生。它源自傳統(tǒng)OA，但又完全擺脫了原有的局限，并凸現(xiàn)出其不同與傳統(tǒng)OA的應(yīng)用和更高層面的價值。
回顧：辦公自動化的發(fā)展過程
第一代OA起源于政府公文和檔案管理的需求，它實施了企業(yè)部分工作流程的自動化和文檔的電子化管理。它的特點是以公文處理、檔案管理為核心，辦公其實就是辦文，并形成了以后OA的基本體系。此時OA的架設(shè)也多在C/S下，無法很好的支持遠(yuǎn)程辦公和移動辦公。 第二代OA是從90年代中期開始，隨著互聯(lián)網(wǎng)的興起與發(fā)展而產(chǎn)生的。以Internet為基礎(chǔ)，第二代OA實現(xiàn)了B/S架構(gòu)，并很好的支持了移動辦公的需求，企業(yè)資源不再受到通訊技術(shù)的限制。同時，OA系統(tǒng)也加入了更多的功能，如BBS、新聞發(fā)布、日程安排、人事信息等，但從本質(zhì)上來說第二代OA依然以公文和檔案管理為核心內(nèi)容。
90年代末期開始，隨著市場環(huán)境的變化和協(xié)同管理（Collaboration）的興起，OA的指導(dǎo)思想開始發(fā)生轉(zhuǎn)變，更多的強(qiáng)調(diào)跨地域、跨部門之間的協(xié)同，OA中也加入了新的協(xié)作工具，如即時通訊、項目管理、網(wǎng)絡(luò)會議、文檔共享等等，第三代OA出現(xiàn)了。但此時的OA還是沒有完全突破傳統(tǒng)OA的局限，實現(xiàn)的協(xié)作也僅是局部的、淺層次的；更多的企業(yè)資源依然處于割裂和難以管理的狀態(tài)。
縱觀OA的發(fā)展歷程，我們發(fā)現(xiàn)，辦公自動化很多時候作的工作不過是將手工進(jìn)行的事務(wù)搬到計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上，并利用了計算機(jī)技術(shù)的一些先進(jìn)特點，而其本身卻沒有增加多少先進(jìn)的管理理念和方法。另外，起源于政府的公文和檔案管理的OA也一直很難擺脫最初的定義模式，除了將企業(yè)的一些文檔、信息進(jìn)行了電子化，并在工作流管理上有所增強(qiáng)外，并未給企業(yè)帶來更多的價值。同時，盡管第三代OA開始加入新的理念如"協(xié)同"，但從根本上來說，它只是利用了一些簡單的協(xié)作工具，從企業(yè)管理的整體角度來看，它離真正的"協(xié)同"還有相當(dāng)?shù)木嚯x。
現(xiàn)狀：用戶面對的OA系統(tǒng)
了解了OA的發(fā)展歷程和基本特性后，我們不禁要問，那么現(xiàn)在用戶面對的辦公自動化系統(tǒng)又是怎樣的一個情況呢？ 第一類OA：沿襲傳統(tǒng)OA，簡單和低價 開發(fā)和銷售這種產(chǎn)品的企業(yè)很多，也有一定的客戶群。這類產(chǎn)品價格和開發(fā)成本都比較低，它的功能主要是以傳統(tǒng)的收發(fā)文管理，檔案管理為主。
并加入了一些輔助功能如，BBS、公告板、名片夾、日程安排、報告管理、圖書管理、車輛管理、公司大事記等小功能。這些功能比較簡單且相對獨(dú)立，其中包含的各種信息依然以"孤立"和"靜態(tài)"的形式存在�？傮w上來說，這類OA只能幫助企業(yè)“辦公自動化”的初級階段，對希望利用OA提高管理水平的企業(yè)來說并沒有多大實質(zhì)性的幫助。
第二類OA：實現(xiàn)了部分的協(xié)作，有一定靈活性 第二類OA相對來說是比較先進(jìn)的OA，它開始納入一定的協(xié)同管理思想，在功能上也進(jìn)行了相當(dāng)?shù)母倪M(jìn)，除了對工作流程的功能進(jìn)行了加強(qiáng)之外，還利用各種協(xié)作工具實現(xiàn)人與人之間、部門與部門之間的協(xié)同，OA的架構(gòu)也比較靈活，然而它各方面的功能還是相對獨(dú)立的，尤其是與企業(yè)的業(yè)務(wù)還是沒有實現(xiàn)更深層次的對接，其"辦公"涵義的廣度和深度也沒有達(dá)到一個更高的層面。
面對辦公自動化的現(xiàn)狀，我們會問：辦公自動化到底應(yīng)該為企業(yè)帶來什么應(yīng)用價值？它將何去何從？實際上，這是兩個相關(guān)的問題，解決方法的獲得必須要有更高的高度，更寬闊的視野來看待辦公自動化的涵義。我們需要的是重新審視企業(yè)的管理和信息化需求，從而挖掘OA新的應(yīng)用價值。
思考：尋求OA的價值
讓我們先來看一下現(xiàn)實情況中的企業(yè)辦公情況。辦公，這里也可以理解為“日常的工作”。這個日常工作的涵義是很廣泛的。從人員應(yīng)用的角度來看，企業(yè)管理者希望隨時了解整個公司的運(yùn)作情況，與各部門保持經(jīng)常性的溝通和交流，從人力資源、財務(wù)等方面監(jiān)控企業(yè)的整體情況并支持決策，因此他關(guān)注"監(jiān)控和決策"；部門領(lǐng)導(dǎo)希望方便的分配工作任務(wù)，查看下屬的工作進(jìn)展情況，對其做出相應(yīng)的指導(dǎo)，對業(yè)績進(jìn)行評價，并與上下級和其他部門建立緊密的聯(lián)系，因此管理和協(xié)調(diào)"；普通員工希望可以查看自己的工作計劃和進(jìn)度，很方便的利用各種管理工具，例如文檔管理、知識庫、客戶管理、項目管理等完成自己的工作任務(wù)，因此他關(guān)注"高效和協(xié)作"。而從應(yīng)用內(nèi)容的角度來看，日常工作事實上涵蓋了對知識、文檔、人員、資產(chǎn)、財務(wù)、項目等方面的管理，并且每個管理的環(huán)節(jié)都關(guān)聯(lián)緊密，相互作用。因此在現(xiàn)實情況中辦公的涵義遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了我們既定的范圍，傳統(tǒng)OA只是從一個狹義和片面的角度去實現(xiàn)“辦公自動化”。
因此OA應(yīng)該從更廣闊的角度來考慮"辦公"的涵義，并與企業(yè)的需求進(jìn)行緊密的結(jié)合。 再來看一下企業(yè)當(dāng)前的信息化現(xiàn)狀。我們發(fā)現(xiàn)，過去的很多應(yīng)用系統(tǒng)都是相互割裂的，它們往往關(guān)注單個或局部資源的管理，相互之間很少能夠緊密協(xié)調(diào)起來，"信息孤島"、"應(yīng)用孤島"和"資源孤島"三大難題不可避免的存在。企業(yè)常常面臨溝通不暢，信息無法及時獲得，管理效率低下，資源和資源之間各自為政，難以統(tǒng)一管理和協(xié)調(diào)的現(xiàn)狀。
尤其是當(dāng)企業(yè)業(yè)務(wù)流程日益復(fù)雜，業(yè)務(wù)與業(yè)務(wù)之間關(guān)聯(lián)與交叉頻繁；人與人，部門與部門，企業(yè)與企業(yè)的溝通和協(xié)作愈發(fā)凸現(xiàn)重要性的時候，企業(yè)更需要打破各種溝通和管理的屏障，實現(xiàn)對管理和運(yùn)營各環(huán)節(jié)的掌控、調(diào)配和協(xié)作。而傳統(tǒng)OA由于其應(yīng)用的局限性難以滿足企業(yè)"協(xié)同管理"的需求。因此協(xié)同理念和協(xié)同應(yīng)用應(yīng)該更多的被納入OA中，使其可以對企業(yè)各種分散存在或被分隔的資源進(jìn)行整合，從而讓企業(yè)的管理真正提升到一個新的層面。
從以上可以看出，一方面我們應(yīng)該延展和深化OA的應(yīng)用，另一方面需要將協(xié)同的理念納入OA中，于是便催生了新一代的辦公自動化系統(tǒng)――協(xié)同OA。 ..
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