1、購買檔案文件管理系統(tǒng)前要做好需求分析。在選擇檔案文件管理系統(tǒng)前必須先弄清楚本單位實際情況和自己工作需要,不要一開口就說:我要一款最好、功能最全的檔案軟件。要知道,絕對通用的檔案文件管理系統(tǒng)是不存在的,就象Windows操作系統(tǒng)一樣,它不可能適合所有用戶。沒有絕對通用的軟件是一個普遍性原則。搞清楚自己的需要這是購買檔案文件管理系統(tǒng)的前提,如有的檔案部門擬同時建設(shè)電子文件中心和數(shù)字檔案館,那么其對檔案文件管理系統(tǒng)功能的要求就比較全面,有的只是想實現(xiàn)檔案目錄的數(shù)字化檢索,其要求就比較簡單。你要針對自己的需求與軟件廠商溝通,這樣就不難找到合適的檔案軟件了。我所在的工作單位,需要管理的檔案種類比較多,但每個種類只需要能快速查詢就行,不太需要深入復(fù)雜的功能,檔案文件管理系統(tǒng)的自定義檔案模板就很好的滿足了我這方面的需求,從而成為我選擇檔案的首要理由,但這并不適合所有用戶,比如有的用戶要管理人事檔案,而且對人事檔案方面的管理有一個對數(shù)據(jù)進行處理的工作流程,而不是只需要查詢、打印那么簡單,那么用檔案這些互相獨立的模板去管理,用起來肯定就不如專門的人事檔案軟件方便了。
2、 檔案文件管理系統(tǒng)的運行要穩(wěn)定。有的軟件廠商在其廣告上宣傳的天花亂墜,但真正購買后用起來,才發(fā)現(xiàn)許多問題,而這時錢也付了,數(shù)據(jù)也錄入了很多,發(fā)現(xiàn)問題也只能打嘴官司。我購買檔案文件管理系統(tǒng)的前提是,我使用了有半年多,因為擔(dān)心到期后不能使用,專門建了個檔案模板錄入一些無用的數(shù)據(jù),目的就是為了反復(fù)對軟件進行測試,結(jié)果半年來軟件運得非常良好,偶爾發(fā)現(xiàn)些問題開發(fā)商也都及時幫我解決了,這就打消了我的疑慮,使我對軟件、對開發(fā)商都持一種放心的狀態(tài)。
3、檔案文件管理系統(tǒng)性價比要合理。在價格問題上,我是這樣看的:如果軟件買來用不上,再便宜也是浪費;如果在質(zhì)量和服務(wù)上都有保障,而且軟件也符合自己使用的情況下,我們應(yīng)該追求低價格。這是個原則,但實際上當(dāng)今社會節(jié)奏快,如果一一去試用又不現(xiàn)實,怎么辦?我是這樣做的,瞄準(zhǔn)幾款檔案軟件,先一一問價格,挑選幾個價格合適的進行一一考察,然后再選擇幾個大致看看,對有興趣的直接試用,這樣可以有效提高選購的效率。我在選購時,檔案文件管理系統(tǒng)本身就提供了四個版本四種不同的價格,功能上稍微有些差異,試用后意味著我可以選擇購買不同價位的版本,這一點也為了選擇該軟件提供了一個便利。
以上我從自己購買檔案文件管理系統(tǒng)的經(jīng)歷出發(fā),總結(jié)了三點選購經(jīng)驗,不算全面,但希望能給大家一個參考。最后祝大家能選購到適合自己的檔案文件管理系統(tǒng)。 ..
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