什么是ERP實施文檔
ERP實施文檔是用來記錄、描述、展示實施過程一系列信息的處理過程，通過書面或圖示的形式對項目活動過程或結(jié)果進行描述、定義、規(guī)定及報告。例如，分階段實施計劃文檔、標準業(yè)務(wù)流程文檔、標準編碼及數(shù)據(jù)文檔、標準參數(shù)設(shè)置文檔、功能操作指南文檔等。這些文檔將會伴隨著ERP實施的各個階段逐漸充實、完善,也同時記載了整個實施的過程和成果。
從內(nèi)容上說，ERP項目實施文檔可分為成果文檔和過程文檔兩大類。成果文檔作為項目可交付物的一個組成部分，其重要性自然不言而喻。過程文檔主要記錄了項目管理進程中的各種信息，為實施人員提供決策依據(jù)，以保證ERP項目的順利實現(xiàn);另一方面，過程文檔也是實施過程最為寶貴的資產(chǎn)，通過對過程文檔進行歸納和分析，可以對實施項目的成功經(jīng)驗和失敗教訓(xùn)了然于胸，從而對后續(xù)ERP日常運作、維護更加有的放矢。
常見的ERP實施文檔缺陷
一般來說，實施文檔是否規(guī)范和專業(yè)已成為ERP實施的重要評價指標之一。經(jīng)過深入分析，我總結(jié)這個項目主要存在這些缺陷：
1、文檔編寫不夠規(guī)范：主要表現(xiàn)為項目實施過程中，沒有對每一個階段的文檔進行分層次整理和管理，各類文檔資料缺少一致性。
2、文檔內(nèi)容描寫不夠完善：在編寫各種文檔過程中，雖然大家都按事先規(guī)定的模式進行了編寫，但編寫的內(nèi)容經(jīng)常不夠完善;要么文檔極其簡單，相當于沒有文檔;要么文檔流于形式，沒有什么實際的價值，甚至于有的實施文檔與實施過程完全不相符。
3、文檔沒有統(tǒng)一入庫管理：隨著ERP系統(tǒng)的不斷優(yōu)化、升級，新需求的不斷產(chǎn)生，各種文檔越來越多，沒有建立一個文檔資料庫。不同時期的各種文檔零散存在，造成查詢文檔時非常困難。
4、只重視文檔的形式，實用性不強。在實際的實施過程中，編制人員沒有時間去關(guān)心它們的用途，也不知道哪些部門使用，更多的是在規(guī)定的時間內(nèi)完成任務(wù)，以免影響考核成績，這樣一來一些不實用的、重復(fù)的文檔不但阻礙ERP實施的可執(zhí)行性，而且還影響項目的整體進度。
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