對于項目來說，溝通非常重要，因此每個項目都應該有一個溝通管理計劃(communications managementplanning)--指導項目溝通的文件。這個計劃應該是整體項目管理計劃(項目管理計劃將在第4章項目綜合管理中闡述)的一部分。溝通管理計劃的類型隨項目的需求而變化，但是應該準備一些典型計劃的書面形式。例如，對一些小的項目來說，溝通管理在第3章中的企業(yè)內部網項目已描述。溝通管理計劃是項目合同的一部分，溝通管理計劃包括以下項：
·干系人溝通需求
·用于溝通的信息，包括格式、內容和各部分細節(jié)
·誰接收信息，誰產生信息
·傳送信息的建議方法和技術項目管理培訓
·溝通頻率
·增加解決問題的過程
·用于更新溝通管理計劃的修訂過程
·常用術語表
知道什么信息分發(fā)給哪些干系人是很重要的。通過分析干系人的溝通，你能避免浪費時間和金錢去創(chuàng)建或發(fā)送一些不必要的信息。項目組織結構圖是識別內在干系人的出發(fā)點。此外還必須考慮項目組織外的關鍵干系人，如客戶、客戶的高層管理和分包商等。
提供了一個干系人溝通分析的實例，從中可以看出哪些干系人能獲得哪種書面信息。注意，這種分析包括的信息如信息的聯系人、交付信息的時間及指定的信息格式。你可以建立一個類似的表來表示哪些干系人應出席哪些項目會議。在這些表中包含注釋部分常常是一個很好的想法，用來記錄與每個干系人、文件和會議等有關的特殊考慮或者細節(jié)。讓干系人評審和批準所有的與干系人溝通的分析材料能確保這些信息的正確性和實用性。
許多項目沒有足夠的關于溝通的初始信息。項目經理、高層管理和項目團隊成員設想利用現有的溝通渠道來傳播項目信息就足夠了。使用現有的溝通渠道的問題在于各個組(和其他干系人)都有不同的溝通需求。在項目早期創(chuàng)建一個溝通供應鏈管理計劃，并與干系人一起評審，可以防止或減少以后的溝通問題。如果組織運行許多項目，在處理項目溝通問題時保持一致性有助于組織的平穩(wěn)運行。
一致的溝通有助于組織改善項目溝通，特別是包含許多小項目的項目群。例如，開篇案例中的海底通信項目群經理PeterGumpert，將從溝通管理計劃中獲得巨大的利益。這個計劃由他下屬的所有項目經理幫助編制并遵循。由于其中幾個項目可能擁有一些相同的干系人，因此編制一個協調的溝通計劃甚至更為重要。例如，如果客戶收到Peter公司的狀態(tài)報告，而這些報告與從該公司內其他相關項目收到的報告格式完全不同，那么他們就會懷疑Peter公司管理大項目的能力。
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