某市場總監(jiān)陳先生列舉了四個典型的問題，包括產(chǎn)品功能、使用、數(shù)據(jù)管理等各個方面。
1、功能不細(xì)致
陳先生說，現(xiàn)在OA系統(tǒng)的功能普遍存在一個誤區(qū)就是求全不求細(xì)，看起來各個OA系統(tǒng)的功能都差不多，但實際上功能細(xì)節(jié)差距很大，正是這些細(xì)節(jié)缺陷導(dǎo)致了用戶無法使用。 這些功能細(xì)節(jié)在系統(tǒng)選型或使用初期很容易被忽略，卻會在使用中慢慢的暴露出來，造成諸多不便。比如發(fā)送通知時不能設(shè)置自動回執(zhí)，接收文件時不能直接歸檔，工作流不支持多種類型的跳轉(zhuǎn)，文件審批時不能靈活的退回或加簽，統(tǒng)計報表不支持穿透查詢，不能同時連接多個考勤機等，不能批量上傳附件，不能設(shè)置周期性日程，不能靈便的進(jìn)行二次開發(fā)和數(shù)據(jù)整合等等。
2、使用不方便
這個問題一直被廠家所忽略，但卻在很大程度上影響了OA系統(tǒng)的實施成功率。OA系統(tǒng)涉及面廣，各類型人員的電腦水平千差萬別，而OA系統(tǒng)的實施是一鼓作氣，再而衰，三而竭，如果不能夠快速的讓使用者產(chǎn)生興趣，他們的熱情就會很快冷卻，再好的功能和技術(shù)都是空談，系統(tǒng)很難順利推廣使用。
3、數(shù)據(jù)不整合
這個問題在近年內(nèi)非常明顯，已經(jīng)成為一個主要的問題。因為OA系統(tǒng)涉及面廣，包容性強，所以用戶將OA系統(tǒng)作為企業(yè)的統(tǒng)一管控平臺，實現(xiàn)數(shù)據(jù)交互和匯總的功能。但很多OA系統(tǒng)并不具有這種能力，這是軟件的先天性缺陷，后期是很難改進(jìn)的。
比如，用戶在OA系統(tǒng)里面填報一個報銷單，發(fā)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。這個報銷單需要能夠關(guān)聯(lián)預(yù)算單的數(shù)據(jù)，以判斷報銷總額是否超過預(yù)算。還需要關(guān)聯(lián)與之對應(yīng)的借款單數(shù)據(jù)，以自動計算本次報銷的結(jié)余金額。審批完成后，還需要關(guān)聯(lián)財務(wù)系統(tǒng)，將報銷數(shù)據(jù)傳遞到財務(wù)系統(tǒng)中生成財務(wù)憑證。這才是一個完整的流程，而很多OA系統(tǒng)是不具備這種能力的。
4、工作流不適用
其實工作流管理是OA系統(tǒng)應(yīng)用的絕對核心，幾乎所有的用戶在應(yīng)用OA系統(tǒng)的時候，都會把工作流放在重點位置。所以工作流功能的不適用，會直接導(dǎo)致OA系統(tǒng)無法使用，OA系統(tǒng)的工作流發(fā)展到今天，其內(nèi)涵已經(jīng)發(fā)生了巨大的變化。
“工作流2.0”有兩個重要的特征，一是能夠?qū)崿F(xiàn)靈便的數(shù)據(jù)整合，也就是上文中提到的數(shù)據(jù)整合問題；二是能夠靈便的實現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計，在不需要廠商二次開發(fā)的情況下，系統(tǒng)就能夠根據(jù)用戶設(shè)置，自動生成各種類型的統(tǒng)計報表，為管理者提供決策支持。筆者發(fā)現(xiàn)，OA系統(tǒng)的很多問題在選型階段很容易被忽略，這就對選型者提出了很高的要求，需要進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的市場調(diào)研、需求調(diào)研和產(chǎn)品試用。好的產(chǎn)品就是成功的一半，OA系統(tǒng)軟件并不適用于“三分軟件、七分實施”，而是“七分軟件、三分實施”。 ..
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