隨著信息化進程，文檔管理越來越受到企業(yè)的重視，但是企業(yè)在進行文檔管理的過程中，經(jīng)常會碰到以下的問題：海量文檔存儲，管理困難；查找緩慢，效率低下；文檔版本管理混亂；文檔安全缺乏保障；文檔無法有效協(xié)作共享；知識管理舉步維艱等。所以建筑行業(yè)文檔管理系統(tǒng)逐漸成為國內(nèi)外業(yè)界研究的熱點。 文檔管理實際就是文件的制作、修改、傳遞、簽定、保存、銷毀、存檔等一系統(tǒng)操作。文檔管理是企業(yè)經(jīng)營管理中不可缺少的組成部分。通過文檔信息管理系統(tǒng)的使用，實現(xiàn)文檔管理自動化管理的目標(biāo)，為企業(yè)提供了安全、可靠、開放、高效的文檔管理系統(tǒng)功能，不僅方便了文檔管理的日常操作，而且必免了手工管理中的一系列錯誤的發(fā)生，提高了企業(yè)的辦公效率和企業(yè)文件管理的綜合水平。
目前，大多數(shù)建筑行業(yè)文檔管理系統(tǒng)在實現(xiàn)了企業(yè)各部門日常文件管理的基本功能之外，還增設(shè)了很多的新功能用以滿足文檔管理電子化、標(biāo)準(zhǔn)化的新要求；功能強大的檔案查詢模塊，大大方便了管理者日常文檔的查找工作，解決傳統(tǒng)管理中的查找困難、查找耗時等問題。使用現(xiàn)代化的文檔管理系統(tǒng)滿足了企業(yè)“無紙化”辦公的求要，實現(xiàn)通過計算機對文檔管理全程跟蹤的目標(biāo)。
隨著市場信息化的不斷成熟，這就要求企業(yè)或個人在減少成本的同時更能精確無誤的對文檔信息進行統(tǒng)計管理，文檔管理系統(tǒng)正是在這種環(huán)境下制作完成。文檔管理系統(tǒng)的建立不僅給管理人員提供了方便快捷的管理方式，從長遠利益來說，更有利于電子文檔管理的未來發(fā)展。 對管理者而言，只需進行一次手工錄入，以后的數(shù)據(jù)使用便直接調(diào)用，不僅能及時對文檔信息進行登記管理，還能對文檔類型，文檔管理系統(tǒng)的應(yīng)用，對于工作繁忙需要在線上傳下載瀏覽文檔的人員，可以直接登錄網(wǎng)站進行在線瀏覽上傳和下載文檔，對于注冊用戶而言，文檔實行信息化管理后，減少了多次信息錄入的不便和中間手續(xù)的煩瑣。
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