協(xié)同辦公系統(tǒng)：日常應(yīng)用
協(xié)同辦公系統(tǒng)通過將傳統(tǒng)工作內(nèi)容電子化、標準化、制度化、規(guī)范化，實現(xiàn)企業(yè)從傳統(tǒng)向現(xiàn)代的轉(zhuǎn)型，具體應(yīng)用如下：
信息監(jiān)控：可以是信息管理系統(tǒng)。對于中層管理者而言，OA辦公系統(tǒng)強化了領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控管理，及時有效監(jiān)控各部門、各個人員的工作進度情況，實時、全面掌控各部門的工作辦理狀態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)問題并解決，從而降低經(jīng)營風(fēng)險、減少差錯，增強管理層對組織的控制力。
決策支持：對于企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)而言，OA辦公系統(tǒng)運用科學(xué)的數(shù)學(xué)模型，可以方便地通過管理系統(tǒng)查詢和監(jiān)控員工的數(shù)據(jù)和記錄，包括各部門的任務(wù)處理進度、員工的工作飽和狀況、公司的日常運營成本情況等，從而為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供正確決策參考和依據(jù)。
業(yè)務(wù)處理：對于普通員工而言，OA辦公系統(tǒng)為辦公室人員提供良好的辦公工具和環(huán)境，普通員工不再被困在傳統(tǒng)繁瑣的手工審批流程之中，日常工作涉及到的流程表單基本都被設(shè)計到OA系統(tǒng)之中，由系統(tǒng)控制流程的審批節(jié)點、流轉(zhuǎn)方向，節(jié)省大量時間成本。
協(xié)同辦公系統(tǒng)：概念
即辦公自動化（office automation），本意為利用技術(shù)的手段提高辦公的效率，進而實現(xiàn)協(xié)同辦公的自動化處理，是面向組織的日常運作和管理，員工及管理者使用頻率最高的應(yīng)用系統(tǒng)。是以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)、以工作流為中心，為企業(yè)提供電子郵件、目錄服務(wù)、群組協(xié)同等基礎(chǔ)支持，實現(xiàn)了企業(yè)的公文流轉(zhuǎn)、表單管理、流程審批、會議管理、制度管理等功能。最根本作用就是解決多人員、多部門的高效協(xié)同辦公問題，而這個工作正是通過流程管理來完成的，流程管理貫穿整個協(xié)同辦公OA系統(tǒng)，也正因為強大的流程管理，OA辦公系統(tǒng)才能夠真正實現(xiàn)解決信息孤島，打破部門壁壘的作用
協(xié)同辦公系統(tǒng)：與文檔管理軟件的區(qū)別
文檔管理系統(tǒng)則是一個文件操作的工具平臺，專注于操作性、安全可控性、管理規(guī)范性等方面，與這是文檔管理系統(tǒng)與協(xié)同辦公OA的根本區(qū)別所在。協(xié)同辦公OA固然對于企業(yè)的工作流程管理能夠有很好的效果，但對于企業(yè)高達80%的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)缺乏有效控制。
企業(yè)在運營過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、機密外泄、信息檢索困難、文件損壞、文檔版本多樣、信息共享滯后、操作歷史不清等一系列情況，這些問題往往會造成時間浪費，溝通困難、安全隱患，導(dǎo)致企業(yè)管理困難、利潤減少、紙張資源成本居高與工作進度的拖延，影響企業(yè)的良性發(fā)展。企業(yè)要想解決這些棘手的問題，就必須要借助文檔管理軟件。
協(xié)同辦公OA與文檔管理軟件有著相輔相成的關(guān)系。企業(yè)對電子管理的需求絕不僅僅停留在單一的業(yè)務(wù)流管理或文檔管理上。然而，有60%以上的企業(yè)知道協(xié)同辦公OA，而在這些企業(yè)中認識到文檔管理系統(tǒng)的僅點到30%。我國還有很大一部分企業(yè)對文檔管理系統(tǒng)沒什么概念，導(dǎo)致企業(yè)在信息管理中缺少了至關(guān)重要的一環(huán)，影響了企業(yè)的發(fā)展。
協(xié)同辦公系統(tǒng)：5大特征
基于集成的：目前互聯(lián)網(wǎng)的信息爆炸性的增長以及組織內(nèi)部的信息共享充分打開之后，又必然帶來的另一個問題的是信息的有效組織、利用和推送。如何讓信息更好地服務(wù)于人，答案必然是集成的、移動的、定制化的。
基于知識的：進入知識經(jīng)濟時代，我們?nèi)巳硕际侵R工作者，這就要求協(xié)同(OA)軟件必須具有知識內(nèi)涵，或者說是基于知識。
基于組織的：任何時候，組織的發(fā)展都是協(xié)同(OA)軟件的根本所在。管理者的著眼點，也開始從管控走向釋放，以人為中心、釋放個體價值的管理思路正在開始萌芽和發(fā)展起來。
基于web的：從目前用戶的使用技能、接受程度以及系統(tǒng)的維護成本考慮，web應(yīng)用模式仍是主流。并且隨著移動網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)越來越完整和先進，隨時隨地的移動化辦公要求越來越普遍。移動APP、云OA的發(fā)展也正在成為主流趨勢。
基于流程的：對于流程，熟悉協(xié)同(OA)軟件的人就會想起收發(fā)文的流程。那是非常完善的、符合層級結(jié)構(gòu)的但效率低下的流程。
協(xié)同辦公系統(tǒng)：功能示例
http://jm9b.top/web/art/fuwu_1.php
http://jm9b.top/web/art/yiqiguan_list.php
協(xié)同辦公系統(tǒng)：報價
http://jm9b.top/web/art/yiqiguan_list.php
協(xié)同辦公系統(tǒng)：實施意義
協(xié)同OA系統(tǒng)的作用是幫助企業(yè)解決日常工作中的辦公難題，提高工作效率，推動企業(yè)快速向前發(fā)展，最終實現(xiàn)企業(yè)價值。倘若，每家企業(yè)都能有這支“助力軍”在企業(yè)發(fā)展的道路上跑得更快，那么，整個OA產(chǎn)業(yè)的發(fā)展乃至社會的發(fā)展速度就會大幅提升，人類的發(fā)展也將迅速地登上更高一個臺階!所以，協(xié)同OA系統(tǒng)普及化對人類的進步有著重大意義。
協(xié)同辦公系統(tǒng)：主要優(yōu)勢
相比以前公司辦公系統(tǒng)，協(xié)同OA辦公系統(tǒng)的優(yōu)勢具體體現(xiàn)在：
利于信息整合：協(xié)同OA辦公系統(tǒng)的信息報送模塊有助于集團各部門更好地采集與處理信息，同時我們還可利用系統(tǒng)對信息進行篩選、分類、整理與歸納，使之轉(zhuǎn)換為集團工作的重要參考依據(jù)。從而實現(xiàn)資源整合、信息共享，進一步發(fā)揮信息資源的社會效益與經(jīng)濟效益。
功能全面便捷：采用協(xié)同OA辦公系統(tǒng)后，其他應(yīng)用系統(tǒng)都可以集成到OA系統(tǒng)做接口，網(wǎng)站發(fā)布信息、文件歸檔工作等，都可利用OA模塊的相關(guān)系統(tǒng)來處理，進行起來更加簡捷方便、得心應(yīng)手。
效率大大提高：由于當前辦公系統(tǒng)的條件所限，目前各類公文、政令的傳遞速度有時不夠及時迅速，應(yīng)變能力較差。而采用協(xié)同OA辦公系統(tǒng)后有望改變這一情況，一些以前需要幾天甚至更長時間才能解決的現(xiàn)實情況和問題短時間內(nèi)便能獲得反饋，從而大大加強了政令推行的實效性，使工作效率得到極大提高。
節(jié)約大量資源：首先是紙張的節(jié)約。現(xiàn)在每天發(fā)放公文、通知、工作計劃等大量文件，辦公用紙也是一筆不小的費用。引進協(xié)同OA辦公系統(tǒng)，一年至少可為公司節(jié)省辦公用紙及其耗材的費用。其次是時間的節(jié)約，引入?yún)f(xié)同OA辦公系統(tǒng)后，公文草擬、審核、批辦、簽發(fā)、登記、傳閱等流程都可以在OA系統(tǒng)上進行，省去了許多不必要的麻煩，為公司深入開展各項工作節(jié)約了寶貴的時間。
協(xié)同辦公系統(tǒng)：困境與未來
員工溝通、流程審批、項目團隊協(xié)作等需求組織都無法繞過，但是隨著組織規(guī)模的擴大與員工的分散，工作協(xié)同正在成為組織面臨的一個重要挑戰(zhàn)。
首先，空間上的分散使得遠程協(xié)作效率低下�，F(xiàn)在，越來越多的工作需要走到外面，而不是局限于組織狹小的空間里面。出差，外出調(diào)研、交流更是成為家常便飯，當有工作需要團體協(xié)助時，空間上的距離將使這個難度大幅上升。例如，當自己在OA上發(fā)起了一個流程的時候，卻發(fā)現(xiàn)流程的下一個處理人正在出差，無法及時的處理這個流程，這顯然會導(dǎo)致流程的流轉(zhuǎn)時間大幅延長。
其次，網(wǎng)絡(luò)攻擊使得公眾協(xié)同平臺面臨數(shù)據(jù)安全威脅。為了能夠隨時隨地的交流工作信息，進行工作協(xié)同，很多組織使用QQ、微信等方式進行交流，還會將一些機密文件通過云盤或是群共享的方式發(fā)送給特定的同事。
很多專家已經(jīng)想到，要解決組織工作協(xié)同的問題，最好的辦法就是利用手機、平板電腦等移動設(shè)備。因為我們雖然不會總是攜帶電腦，卻會隨身攜帶手機或平板電腦。如果能夠在手機或平板電腦上隨時處理工作事務(wù)，顯然會大幅提升工作效率。
協(xié)同辦公系統(tǒng)：注重用戶體驗則是長久之計
首先，用戶體驗已成為時代潮流
二進制軟件對研發(fā)的每一個產(chǎn)品和每一個功能或是版本升級，都會安排相關(guān)人員或部門領(lǐng)導(dǎo)親自去嘗試和體驗，以實際用戶的身份去發(fā)現(xiàn)功能的不足并加以改進。舉一個例子，同樣是一個OA的流程和表單制作，oa系統(tǒng)軟件的表單制作方式就是通過類似于WORD編輯器完成的，這樣就很簡單，因為任何上班族都會使用word，所以根本不需要花時間去學(xué)習(xí)。畫一個流程，更多的同行產(chǎn)品是在后臺配置數(shù)據(jù)庫完成的，而oa完全是通過拖拖拽拽，去畫出一個完美流程，點擊保存就可以上線應(yīng)用到全公司，這對用戶體驗來說是一個很大的創(chuàng)新。
其次，用戶體驗是未來發(fā)展方向
從整個產(chǎn)業(yè)來看，協(xié)同OA辦公系統(tǒng)和其他的管理軟件差別在于它是全員信息化中的第一臺階，單位中的每個人只要上班都需要打開協(xié)同OA辦公系統(tǒng)去使用和辦公，因此它的整個市場非常廣闊。未來十年，經(jīng)過持續(xù)的發(fā)展，協(xié)同OA辦公系統(tǒng)有可能成為管理軟件當中最大的分支，也許會成就一個千億級的市場。
協(xié)同辦公系統(tǒng)：引進意義
OA對辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進作用。具體來說，協(xié)同OA辦公系統(tǒng)對于公司現(xiàn)階段的工作具有如下意義：
有利于我節(jié)約行政開支，節(jié)省人力、財力。同時，在全局內(nèi)部建立一個高效的協(xié)同管理工作平臺和集中的信息整合呈現(xiàn)平臺，形成各部信息共享、和諧互助的良好氛圍，建立健全組織文化，實現(xiàn)真正的以人為本。
有利于公司的健康發(fā)展和整體凝聚力提升，OA協(xié)同辦公系統(tǒng)是集團整體使用的，在使用的過程中能夠使各部門真切感受的一個集團的實實在在的存在，能夠增加主人翁意識，催進集團品牌的提升。
有利于公司各部門轉(zhuǎn)變管理觀念和工作模式，提高辦事效率，克服傳統(tǒng)管理模式和辦公模式帶來的不良做法，是各部門權(quán)利與義務(wù)明確，方便公司領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督與指導(dǎo)。
協(xié)同辦公系統(tǒng)：顯著優(yōu)勢
相比目前公司辦公系統(tǒng)，協(xié)同OA辦公系統(tǒng)的優(yōu)勢具體體現(xiàn)在：
利于信息整合：協(xié)同OA辦公系統(tǒng)的信息報送模塊有助于集團各部門更好地采集與處理信息，同時我們還可利用系統(tǒng)對信息進行篩選、分類、整理與歸納，使之轉(zhuǎn)換為集團工作的重要參考依據(jù)。從而實現(xiàn)資源整合、信息共享，進一步發(fā)揮信息資源的社會效益與經(jīng)濟效益。
效率大大提高：由于當前辦公系統(tǒng)的條件所限，目前各類公文、政令的傳遞速度有時不夠及時迅速，應(yīng)變能力較差。而采用協(xié)同OA辦公系統(tǒng)后有望改變這一情況，一些以前需要幾天甚至更長時間才能解決的現(xiàn)實情況和問題短時間內(nèi)便能獲得反饋，從而大大加強了政令推行的實效性，使工作效率得到極大提高。
節(jié)約大量資源：首先是紙張的節(jié)約�，F(xiàn)在每天發(fā)放公文、通知、工作計劃等大量文件，辦公用紙也是一筆不小的費用。引進協(xié)同OA辦公系統(tǒng)，一年至少可為公司節(jié)省辦公用紙及其耗材的費用。其次是時間的節(jié)約，引入?yún)f(xié)同OA辦公系統(tǒng)后，公文草擬、審核、批辦、簽發(fā)、登記、傳閱等流程都可以在OA系統(tǒng)上進行，省去了許多不必要的麻煩，為公司深入開展各項工作節(jié)約了寶貴的時間。
功能全面便捷：采用協(xié)同OA辦公系統(tǒng)后，其他應(yīng)用系統(tǒng)都可以集成到OA系統(tǒng)做接口，網(wǎng)站發(fā)布信息、文件歸檔工作等，都可利用OA模塊的相關(guān)系統(tǒng)來處理，進行起來更加簡捷方便、得心應(yīng)手。
協(xié)同辦公系統(tǒng)：選型
專家提醒您，選OA您所需要看重不能僅僅流于產(chǎn)品表面，更重要的是考察產(chǎn)品真實性、咨詢產(chǎn)品技術(shù)和了解產(chǎn)品售后服務(wù)。
1、先說考察。
任何一款優(yōu)秀的軟件在設(shè)計時就必須考慮到各種苛刻的條件：
一、界面清晰整潔排序合理；
二、信息捕捉及時準確不能產(chǎn)生歧義；
三、功能使用方便順手可以舉一反三；
四、支持快捷鍵允許復(fù)制粘貼。
2、再說咨詢。
為了適應(yīng)您的各種需要，OA產(chǎn)品往往需要一定的定制開發(fā)，咨詢顧問（或項目經(jīng)理）的能力至關(guān)重要。仔細咨詢某些功能的技術(shù)細節(jié)或解決方案，您會發(fā)現(xiàn)大部分的咨詢顧問并不能給您所需要的全部答案，您當然需要一個技術(shù)和管理兼顧的專業(yè)人士，而不僅僅是營銷人員。
3、三說服務(wù)。
軟件的銷售不僅僅是產(chǎn)品還有產(chǎn)品的售后服務(wù)，"賣出去還管它干嘛"的思想普遍存在于某些OA廠商及供應(yīng)商中。您必須仔細詢問售后服務(wù)的詳情包括期限、費用、由廠商提供還是代理提供等等相關(guān)信息，當然最重要的還有服務(wù)的品質(zhì)，最終才能做出綜合的判斷，選出最符合您理想的OA產(chǎn)品。
協(xié)同辦公系統(tǒng)：數(shù)據(jù)挖掘
在信息化初期，企業(yè)更關(guān)心的是“銷售”過程的信息化，相應(yīng)地，銷售管理軟件大行其道。當前，業(yè)務(wù)層面的銷售軟件、客戶關(guān)系管理和項目管理軟件、管理層面的辦公自動化管理軟件、財務(wù)管理軟件、人力資源管理軟件等成為信息化建設(shè)核心內(nèi)容。更有企業(yè)面向客戶群體，以銷售為導(dǎo)向，宣傳產(chǎn)品。但如果企業(yè)信息化僅僅停留在這個初級階段，那就相當于在企業(yè)內(nèi)部創(chuàng)建了一個個“信息孤島”或者“業(yè)務(wù)孤島”。這些孤島本身并不是問題，但如果相互之間缺乏必要的信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同就會給企業(yè)運營帶來許多不必要的麻煩。
這個時候就需要協(xié)同軟件來發(fā)揮作用了。
協(xié)同軟件是指那些以團隊協(xié)作為目標的協(xié)作軟件工具，主要包括群組協(xié)作管理，如：工作流管理、項目管理等等;企業(yè)應(yīng)用集成為信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同提供了手段，但企業(yè)信息系統(tǒng)整合其價值必須依靠系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成、過程集成、流程集成等手段加以體現(xiàn)。因而必須通過內(nèi)部信息的共享和業(yè)務(wù)的協(xié)同，將企業(yè)現(xiàn)有的數(shù)據(jù)和應(yīng)用無縫隙地集成到一起，讓管理系統(tǒng)能夠為用戶提供從統(tǒng)一的渠道訪問所需的信息，完成所需交易。只有數(shù)據(jù)共享、作業(yè)連動，企業(yè)信息化才能為企業(yè)提供高效的業(yè)務(wù)工作平臺和管理決策平臺，成為真正的企業(yè)合力。
協(xié)同辦公系統(tǒng)：在我國的發(fā)展歷程
協(xié)同軟件在我國的發(fā)展歷程，可以分為以下幾個階段:
第一階段：以個人電腦PC、打印機、傳真機、微軟的Microsft Office 等為主的辦公軟件形成相對獨立的工作自動化系統(tǒng)。在這一階段大部分OA系統(tǒng)都是在單機上運行，因而缺乏辦公過程中最需要的溝通協(xié)作支持、信息數(shù)據(jù)的共享及信息的綜合處理。
第二階段：此時的OA以Internet 為基礎(chǔ)，信息資源不再受到通訊技術(shù)的限制，使得信息數(shù)據(jù)的共享、信息的綜合處理及相互間的溝通協(xié)作在網(wǎng)絡(luò)上得以實現(xiàn)。此時越來越多的低效重復(fù)的手工辦公或單機OA轉(zhuǎn)向計算機網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理與信息共享，并向集成化、多媒體化、智能化迅速發(fā)展，使辦公效率大大提高，也為管理和決策提供一定的依據(jù)。
第三階段： OA從以往的日常事務(wù)型逐步轉(zhuǎn)向知識型、分析決策型。這一階段OA的突出特點是：具備對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行分析評測等功能，根據(jù)綜合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)及外界所提供的信息進行分析、歸納、比較、判斷，對海量業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息基本的智能分析處理功能，能為用戶提供有限的決策支持和商業(yè)智能分析。
協(xié)同辦公系統(tǒng)：實施步驟
不論是廠商還是用戶，應(yīng)該是某種意義上的利益共同體，產(chǎn)品項目實施失敗，其實是雙方面的失敗。那么企業(yè)該如何來規(guī)避失敗呢?
第一步，必須知道自己要什么。
第二步，注重大事、簡化小事。
第三步，軟件無法解決全部問題。
第四步，高層管理人員的直接介入。
第五步，培訓(xùn)與應(yīng)用相結(jié)合。
第六步，保證應(yīng)用從日常工作做起。
第七步，階段性的提交對系統(tǒng)的優(yōu)化需求。
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