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企業(yè)如何進行信息化檔案管理 |
| 作者：佚名 來源：網(wǎng)絡(luò) |
工程檔案存在的問題有哪些
檔案管理標準與規(guī)定缺失，造成檔案管理無序混亂 檔案管理的標準與規(guī)定即信息系統(tǒng)工程建設(shè)中的檔案管理專項規(guī)程，其具體可包含《項目檔案管理辦法》、《文件歸檔范圍及保存期限表》、《歸檔文件分類編碼表》等等。在實際的工程管理中，由于項目管理人員的管理能力、對國家政策的認知程度、對工程開展的意義理解程度不同，導致工程中隊檔案管理的重視程度不一，導致工程專項檔案部分的工作開展參差不齊。建設(shè)單位檔案管理部門在缺失工程檔案管理辦法的情況系下，依靠文書檔案的管理方法很難對工程檔案進行有效的分類與歸檔。工程最終形成的檔案雜亂無章，比如，同一案卷內(nèi)有圖紙、有資料、有建設(shè)單位自身的工程來往批復文件、有系統(tǒng)后期的試運行及驗收資料。整體表現(xiàn)為先后混亂、分類混亂、輕重混亂。完整性、準確性、規(guī)范性無從考證，單從檔案的查詢與調(diào)閱而言，就更是難上加難。
檔案管理規(guī)定于項目管理的落實重視程度不一，導致檔案管理質(zhì)量低下 信息化項目自身的技術(shù)、經(jīng)濟、管理特點決定了管理規(guī)模及組織的復雜性，項目管理面向的對象包含信息系統(tǒng)工程使用的用戶、參與項目建設(shè)的單位等等，各自有自身工作重點與范圍且存在工作界面銜接，表現(xiàn)為參與者眾多且存在流動性，工作開展過程的界面交互頻繁與溝通協(xié)調(diào)工作較多。面對眾多的參建單位，在檔案管理標準與規(guī)定不明確的前提下，工程文檔產(chǎn)生的形式混亂，檔案的真?zhèn)闻c價值大小那一區(qū)別，同時也不能較為明確的體現(xiàn)出不同工作范圍的內(nèi)部關(guān)聯(lián)；而在有統(tǒng)一標準的基礎(chǔ)上，缺乏必要的檔案管理培訓等措施，也會導致參建單位對標準的理解與執(zhí)行程度不一的情況，造成文檔的完整性、準確性、規(guī)范性參差不齊，無法形成高質(zhì)量的檔案。建立必要的檔案管理監(jiān)督檢查機制，并明確必要的檔案管理人員，是重大信息系統(tǒng)工程檔案專項建設(shè)的必要手段。
?聲像、電子文檔等歸檔管理混亂，入檔率低 伴隨著辦公自動化程度的提高以及工程管理信息化手段的多樣，影像、錄音、圖片、電子文檔等記錄方式在檔案中的比重越來越大。工程記錄的載體及記錄形成的過程多存在于電腦硬盤，且以上載體幾乎記錄了工程建設(shè)的所有活動。雖然相關(guān)規(guī)定對電子類文檔提出了具體的要求，但是具體要求在實際建設(shè)中的落實程度相較于紙質(zhì)文檔，情況更差，在工程管理中，多見于此類文檔集中刻盤整體存放，多數(shù)的電子文檔仍留存與個人手中或者電腦內(nèi)，時間長了很可能會導致資料的遺失。
檔案軟件管理軟件功能及優(yōu)點
1、未歸檔文件管理
是檔案管理的組成部分，包括未歸檔文件信息著錄、開放管理、文件鑒定、文件銷毀、文件歸檔、立卷歸檔、資料整理、借閱管理、文件檢索、信息統(tǒng)計、打印輸出、系統(tǒng)設(shè)置等功能，涵蓋文件管理的全過程。
2、全宗管理
是檔案管理的組成部分，包括全宗著錄、全宗修改、全宗歷史、全宗信息統(tǒng)計、檢索、打印、輸出等。
3、案卷管理
是檔案管理的組成部分，包括案卷著錄、編制案卷、開放管理、案卷鑒定、案卷銷毀、借閱管理、移交接收、檢索利用、統(tǒng)計、打印輸出等。
4、卷內(nèi)文件管理
是檔案管理的組成部分，包括卷內(nèi)文件著錄、拆卷管理、插卷管理、開放管理、卷內(nèi)文件鑒定、卷內(nèi)文件銷毀、借閱管理、移交接收、檢索利用、信息統(tǒng)計、打印輸出等。
5、歸檔文件管理
是檔案管理的組成部分，包括歸檔文件著錄、拆件管理、插件管理、開放管理、歸檔文件鑒定、歸檔文件銷毀、借閱管理、移交接收、檢索利用、信息統(tǒng)計、打印輸出等。
6、資料管理
包括資料著錄、開放管理、資料鑒定、資料銷毀、借閱管理、移交接收、檢索查詢、統(tǒng)計報表、打印輸出等。
7、系統(tǒng)維護
包括用戶權(quán)限設(shè)置、系統(tǒng)日志管理、密級和地址設(shè)置、數(shù)據(jù)備份與數(shù)據(jù)恢復、 分類設(shè)置、界面設(shè)置、系統(tǒng)模板設(shè)置、文件夾設(shè)置等功能。
8、數(shù)據(jù)管理
包括提示項設(shè)置、倒排項設(shè)置、統(tǒng)計界面設(shè)置、報表設(shè)置、數(shù)據(jù)導入、數(shù)據(jù)導出等功能。
9、綜合檢索
具備進行跨模塊之間的模糊查詢功能。
10、電子原文的數(shù)據(jù)庫保存
通過電子文件引入后實現(xiàn)了電子文件的數(shù)據(jù)庫保存?zhèn)浞?實現(xiàn)檔案的全文錄入，建立檔案全文庫 ..
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