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文檔管理系統(tǒng)為電力業(yè)務提供良好支援 |
| 作者：佚名 來源：轉(zhuǎn)載 |
2010年，為了應對企業(yè)文檔數(shù)量的快速增長帶來的管理和搜索需求，最大化發(fā)揮企業(yè)文檔的價值，某省國家電網(wǎng)計劃建立一個高效的共享和管理海量文檔的平臺，以補充既有業(yè)務系統(tǒng)在文檔管理方面的不足，并提高員工在文檔利用方面的效率。
在經(jīng)過積極的考察和試用之后，該公司借助業(yè)界領先的多可文檔管理系統(tǒng)，建立了公司級共享和海量文檔管理平臺。這個文檔管理平臺實現(xiàn)了集中存儲和海量檢索功能，成功實行了知識分享，工作效率大為提高。
無獨有偶。某電力建設公司基于多可的海量文檔集中存儲的云文檔部署技術，通過增加不同的驅(qū)動器來保存相應的文檔，以及在不同存儲設備之間的靈活遷移，以低投入建立了超過 10TB的文檔管理平臺，輕松應對文檔的快速增長。 文檔管理系統(tǒng)讓業(yè)務系統(tǒng)價值發(fā)揮到極致 大家也許感到奇怪：電力行業(yè)是 IT應用最領先的行業(yè)之一，每家公司每年投入大量的人力和物力用來建立和完善各種各樣的 IT業(yè)務系統(tǒng)，為什么這些業(yè)務系統(tǒng)無法有效管理文檔呢？這需要從 IT技術應用和文檔管理的歷史談起。 多可文檔管理系統(tǒng)的專家認為，在 20世紀 90年代，電力行業(yè)的 IT應用基本上處于基礎設施建設時代，這個時代的重點是客戶購買了大量的服務器、存儲和網(wǎng)絡，架構起了暢通的“高速公路”；
2000年-2010年， IT應用進入了流程化/結(jié)構化文檔管理時代，在這個時期， MES、 DCS、 PLM、 ERP、 CRM、調(diào)度系統(tǒng)等系統(tǒng)紛紛建立，產(chǎn)生了大量的結(jié)構化文檔，很多人由此認為，組織內(nèi)的所有文檔都被有效管理起來了。但一個致命的忽視是：結(jié)構化文檔是企業(yè)經(jīng)營的結(jié)果，而大量生產(chǎn)過程中用于溝通、決策的各種文檔，或者根本無法進入系統(tǒng)，或者由于業(yè)務系統(tǒng)本身功能的缺失，無法有效的查找和共享。作為企業(yè)知識的有效載體，企業(yè)文檔無法得到有效的挖掘與利用。
從 2010年開始，電力行業(yè)信息應用進入一個海量文檔智能管理時代。在這個時代，海量的非流程化文檔的管理與利用，成為企業(yè)面臨的重要挑戰(zhàn)。多可文檔管理系統(tǒng)的專家認為：業(yè)務系統(tǒng)絕對不是文檔管理系統(tǒng)，一個強大文檔管理系統(tǒng)的建立，將與原有的業(yè)務系統(tǒng)珠聯(lián)璧合，并使原有的 IT投資價值得到淋漓盡致的發(fā)揮。而本文開頭所寫的真實例證，全面佐證了這個觀點。
多可成功演繹文檔管理至簡之美 作為一個業(yè)界領先的文檔管理平臺，多可文檔管理系統(tǒng)的使命是創(chuàng)新文檔管理的至簡之道，為電力行業(yè)以及其他行業(yè)提供了易用、高效、安全、經(jīng)濟的文檔管理系統(tǒng)，讓企業(yè)輕松解決文檔管理的難題。借助多可，企業(yè)可以輕而易舉的集中存儲和管理海量的文檔和各類資產(chǎn)(如 office文檔、視頻、音頻、圖片、 CAD文檔)。同時，系統(tǒng)提供了嚴謹和靈活的權限管理機制和文檔共享機制。對電力企業(yè)而言，無論企業(yè)文檔規(guī)模有多大，都可以利用多可文檔管理系統(tǒng)很安全、便捷的管理文檔的存儲、分發(fā)、打印和下載，全面彌補了企業(yè)文檔業(yè)務系統(tǒng)的缺陷。
對電力企業(yè)而言，在多可的幫助下，企業(yè)將全面進入文檔智能管理時代。企業(yè)將輕松架構“知識云平臺”，創(chuàng)新發(fā)揮企業(yè)文檔最大價值，管理海量文檔，保護知識安全，并實現(xiàn)最佳整體成本架構。同時，多可文檔管理系統(tǒng)全程應用簡單可靠，所有用戶均免現(xiàn)場維護。更為重要的是，作為多可的重要技術創(chuàng)新之一，電力企業(yè)可以利用領先的云文檔部署技術，不僅能夠以云技術輕松管理海量文檔，更能輕松應對未來文檔的巨增長。 現(xiàn)在，正是得益于多可在文檔管理領域源源不斷的技術創(chuàng)新投入，多可不僅全面保證了用戶利益，提升了電力行業(yè)的 IT投資價值，更引領了文檔管理系統(tǒng)的簡單化潮流，讓用戶從自助型的部署、簡單的應用入門學習，到全程應用免現(xiàn)場維護等過程中感受簡單之美，將“簡單化”的特色發(fā)揮到了極致。
隨著科技發(fā)展和社會進步，尤其是計算機大范圍的普及，計算機應用逐漸由大規(guī)�？茖W計算的海量數(shù)據(jù)處理轉(zhuǎn)向大規(guī)模的事務處理和對工作流的管理，這就產(chǎn)生了以臺式計算機為核心，以數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)為開發(fā)環(huán)境的管理信息系統(tǒng)在大規(guī)模的事務處理和對工作流的管理等方面的應用，特別是在公司文檔信息管理之中的應用日益收到人們的關注。
近年來我國信息事業(yè)發(fā)展迅速，手工管理方式在公司文檔信息管理等需要大量事務處理的應用中已顯得不相適應，采用IT技術提高服務質(zhì)量和管理水平勢在必行。目前，對外開放必然趨勢使信息行業(yè)直面外國同行單位的直接挑戰(zhàn)，因此，信息行業(yè)必須提高其工作效率，改善其工作環(huán)境。這樣，公司文檔信息管理的信息化勢在必行。
在傳統(tǒng)的公司文檔信息管理中，其過程往往是很復雜的，繁瑣的，公司文檔信息管理以公司文檔信息管理為核心，在此過程中又需要經(jīng)過若干道手續(xù)，因為整個過程都需要手工操作，效率十分低下，且由于他們之間關聯(lián)復雜，統(tǒng)計和查詢的方式各不相同；且會出現(xiàn)信息的重復傳遞問題，因此該過程必須實現(xiàn)信息化。..
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