資料管理系統(tǒng)是能夠幫助企業(yè)管理者們提高工作效率，而不是增加他們的負擔。具備簡潔的流程設(shè)計，沒有復(fù)雜的表單設(shè)計。企業(yè)管理軟件在重視系統(tǒng)功能的全面性，流程的可控性，技術(shù)的先進性，更要注重系統(tǒng)的易用性。

資料管理系統(tǒng)將文檔管理、紙質(zhì)文檔管理、多媒體管理、圖文檔管理、安全加密、協(xié)同辦公等各種應(yīng)用與管理全面整合，資料管理系統(tǒng)各功能間相互關(guān)聯(lián)，全程無縫管理，實現(xiàn)高效協(xié)同辦公、輕松企業(yè)運營。

資料管理系統(tǒng)提供一個整體的解決方案。軟件集電子文檔、紙質(zhì)文檔、數(shù)字資產(chǎn)（圖片、CAD圖紙、音頻、視頻）等各類文件管理于一體，以解決企業(yè)文檔管理難題實現(xiàn)高效運營為目標，通過與Office集成、權(quán)限控制、全文索引、協(xié)同編輯、版本管理、互聯(lián)網(wǎng)訪問、CAD圖紙預(yù)覽、多媒體在線播放、文檔在線借閱、目錄規(guī)則應(yīng)用和文檔審批流程化等功能。

企業(yè)利用資料管理系統(tǒng)可以有效解決人員溝通難、文檔管理散亂查找不易、文件審批周期長、流程管理不規(guī)范、異地協(xié)同辦公難等問題，利用資料管理系統(tǒng)實現(xiàn)資源整合利用、減少信息安全隱患、促進團隊協(xié)作，提高員工溝通和協(xié)作效率，同時降低運作管理成本，實現(xiàn)利潤最大化。

資料管理系統(tǒng)能夠體現(xiàn)企業(yè)管理的大部分職能（包括決策、計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)控、分析等等），能夠提供實時、相關(guān)、準確、完整的數(shù)據(jù)，為管理者提供決策依據(jù)。