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OA辦公自動化解決方案 |
| 作者：佚名 來源：網(wǎng)絡(luò) |
新的時代下，傳統(tǒng)的辦公方式已經(jīng)極大地束縛了人的創(chuàng)造力和想象力，埋沒了人的智慧和潛能，使人們耗費(fèi)了大量的時間和精力去手工處理那些繁雜、重復(fù)的工作。手工模式給發(fā)展戴上了沉重的枷鎖，造成資源的巨大浪費(fèi)，管理的效能低下，無法滿足新形勢下發(fā)展的需要，人們需要用先進(jìn)的生產(chǎn)工具來促進(jìn)生產(chǎn)力的發(fā)展。
1、內(nèi)部管理的需要 傳統(tǒng)的管理方式過分依賴領(lǐng)導(dǎo)者的個人能力、精力、經(jīng)驗(yàn)、風(fēng)格、習(xí)慣、感覺等人為因素，而員工的辦公也過分依賴其個人意愿甚至喜好來進(jìn)行，由于這些因素的不科學(xué)性、不正規(guī)性、不確定性，造成整個單位辦公環(huán)境的混亂、無序、推諉、低效等問題時有發(fā)生，管理成本居高不下而收效甚微，不能建立健康、高效的組織辦公文化。
2、規(guī)范信息的需要 當(dāng)今社會是信息的社會，信息的種類越來越多，信息的流動越來越快，信息的利用越來越強(qiáng)。而傳統(tǒng)的辦公模式在企業(yè)內(nèi)部形成信息孤島，輔助單位經(jīng)營運(yùn)作的信息系統(tǒng)各自孤立地運(yùn)行，沒有能夠形成一個有機(jī)的整體，以至于影響經(jīng)營決策效率。人們迫切需要有效管理信息的產(chǎn)生、傳遞、發(fā)布、提交、修改、審批、存儲、分析、查詢、統(tǒng)計(jì)……
3、提高效率的需要 今天是一個快速發(fā)展的時代，一個效率至上的時代，效率意味著我們能在更少的時間里作更多的事情，取得更大的成績。如何提高整個單位的辦公效率已經(jīng)成為一項(xiàng)重要而緊迫的任務(wù)，而傳統(tǒng)的辦公模式卻成為制約效率提升的最大瓶頸，比如電話、通信、印章、文件下發(fā)、批復(fù)、歸檔，繁多的會議等已經(jīng)使辦公人員陷入各種各樣的低級工作中，無法快速提升辦公效率和辦公質(zhì)量。 辦公自動化系統(tǒng)的出現(xiàn)有效解決了上述問題。
辦公自動化系統(tǒng)就是利用先進(jìn)的電子信息技術(shù)和現(xiàn)代辦公設(shè)備構(gòu)成的人機(jī)信息處理系統(tǒng)，輔助管理人員進(jìn)行各種辦公活動。 辦公自動化系統(tǒng)由辦公機(jī)構(gòu)、辦公人員、辦公設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、辦公信息等幾個基本要素構(gòu)成。辦公自動化是一門正在發(fā)展的綜合學(xué)科，涉及計(jì)算機(jī)與通信技術(shù)科學(xué)、管理與行為科學(xué)、系統(tǒng)工程與人機(jī)工程學(xué)等學(xué)科，是當(dāng)今計(jì)算機(jī)應(yīng)用的一個非�；钴S的領(lǐng)域。 辦公自動化的目的，是應(yīng)用電子信息技術(shù)，提供先進(jìn)的辦公信息處理手段，最大限度地提高辦公效率和辦公質(zhì)量，改善辦公環(huán)境和條件，提高辦公管理和決策自動化和科學(xué)化水平。 具體來說，辦公自動化系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)下面七個方面的功能：
1、建立內(nèi)部的通信平臺
建立組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，使組織內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢。
2、建立信息發(fā)布的平臺
在內(nèi)部建立一個有效的信息發(fā)布和交流的場所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報(bào)、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)等能夠在企業(yè)或機(jī)關(guān)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解單位的發(fā)展動態(tài)。
3、實(shí)現(xiàn)工作流程的自動化
這牽涉到流轉(zhuǎn)過程的實(shí)時監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題，實(shí)現(xiàn)高效率的協(xié)作。我們都知道，各個單位都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請示、匯報(bào)等，都是一些流程化的工作，通過實(shí)現(xiàn)工作流程的自動化，就可以規(guī)范各項(xiàng)工作，提高單位協(xié)同工作的效率。
4、實(shí)現(xiàn)文檔管理的自動化。
可使各類文檔（包括各種文件、知識、信息）能夠按權(quán)限進(jìn)行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。每個單位都會有大量的文檔，在手工辦公的情況下這些文檔都保存在每個人的文件柜里。因此，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。另外，在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。文檔多了，需要什么東西不能及時找到，甚至找不到。辦公自動化使各種文檔實(shí)現(xiàn)電子化，通過電子文件柜的形式實(shí)現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進(jìn)行使用和共享。實(shí)現(xiàn)辦公自動化以后，比如說，某個單位來了一個新員工，只要管理員給他注冊一個身份文件，給他一個口令，他自己上網(wǎng)就可以看到這個單位積累下來的東西，規(guī)章制度、各種技術(shù)文件等等，只要他的身份符合權(quán)限可以閱覽的范圍，他自然而然都能看到，這樣就減少了很多培訓(xùn)環(huán)節(jié)。
5、輔助辦公
它牽涉的內(nèi)容比較多，像會議管理、車輛管理、物品管理、圖書管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞?wù)性的辦公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，實(shí)現(xiàn)了這些輔助辦公的自動化。
6、信息集成
我們每一個單位，都存在大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如購銷存、ERP等各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)，企業(yè)的信息源往往都在這個業(yè)務(wù)系統(tǒng)里，辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該跟這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)很好的集成，使相關(guān)的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應(yīng)速度和決策能力。 7、實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公。這就是要支持多分支機(jī)構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動辦公�，F(xiàn)在來講，地域分布越來越廣，移動辦公和協(xié)同辦公成為很迫切的一種需求。
提高辦公效率
1、有效協(xié)調(diào)多部門之間的協(xié)同工作問題，實(shí)現(xiàn)高效協(xié)作辦公。
2、信息流通速度成倍提高，帶來員工反應(yīng)速度的成倍提高。
3、可以快捷的同時給大量客戶發(fā)送手機(jī)短信，保持密切、融洽、穩(wěn)定的客戶關(guān)系。
4、領(lǐng)導(dǎo)層能夠方便的隨時查看分配過的任務(wù)數(shù)量、領(lǐng)取人及其進(jìn)度情況，跟蹤監(jiān)督以提高執(zhí)行效率和力度。
5、員工能夠清晰的查看到自己當(dāng)前領(lǐng)取的各項(xiàng)任務(wù)狀態(tài)以合理安排時間。
6、員工之間可以快捷的在線發(fā)送文件、通知和留言，不必打電話甚至親自到處找人，時時溝通，節(jié)省時間，提高效率。
7、消除打印、復(fù)印、分發(fā)等諸多中間環(huán)節(jié)，溝通點(diǎn)對點(diǎn)，傳遞一指通。
8、隨時隨地都能夠在網(wǎng)上快捷的查看各種資料，調(diào)閱并打印出來，省卻了為看一份文件而到處尋找浪費(fèi)掉的大量時間。..
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