全面普及網(wǎng)絡辦公，包括企業(yè)的各種知識文檔、公文通知、辦公流程、個人事務等，配合辦公輔助工具，迅速提升工作效率，減少辦公成本。
對文檔資料、人事、后勤、客戶等進行統(tǒng)一有效的管理，幫助形成一個規(guī)范有序的管理體系。利用新聞、郵件、短信、信息管理、即時通訊等工具，加強信息的共享和人員的溝通，創(chuàng)造無障礙的團隊協(xié)作環(huán)境。
協(xié)同辦公系統(tǒng)(OA系統(tǒng))的功能主要包括任務管理、公文管理、檔案管理、新聞管理、內(nèi)部信息、會議管理等功能模塊，符合企事業(yè)單位的辦公習慣和特點，讓用戶輕松的完成日常辦公工作，并且協(xié)同辦公系統(tǒng)中實現(xiàn)了痕跡保留、手機短信、數(shù)據(jù)接口等OA領域技術。
協(xié)同辦公系統(tǒng)是以知識管理為核心，協(xié)同運作為進化手段，使政府機關的資源融會貫通，吐故納新，以嶄新的形象生機勃勃地面對多變的外界環(huán)境。平臺至少包括公文管理、事務管理、會議中心、新聞中心、資料中心、互動中心、查詢中心、系統(tǒng)管理和網(wǎng)站管理等九個主要子系統(tǒng)和二次開發(fā)平臺。
辦公系統(tǒng)的使用同時解決企業(yè)辦公的多重問題：
1、管理文檔。
隨著企業(yè)的發(fā)展，會有越來越多的文檔需要管理，使用在線oa能夠有效的管理各種文檔。使用在線oa不但能夠為企業(yè)管理文檔，而且還能夠提供文檔的分類，讓人們通過在線oa快速找到所需要的文檔，有效的提高工作效率。
2、及時響應客戶需求。
企業(yè)當中往往有需要出差的員工，一旦人不在辦公室就容易造成對客戶需求響應不及時的情況出現(xiàn)。有了辦公系統(tǒng)的幫助，員工無論身在何方都能夠及時對客戶的需求做出響應，有效的提高客戶的關懷。
3、為企業(yè)樹立統(tǒng)一的形象。
辦公系統(tǒng)提供企業(yè)公告，在線審批系統(tǒng)，在線日志管理，企業(yè)郵箱，企業(yè)文件柜等各種統(tǒng)一的溝通工具，以及辦公工具，讓企業(yè)的形象以及工作得到統(tǒng)一。辦公系統(tǒng)為企業(yè)樹立同一的形象，能夠有效的提升企業(yè)的發(fā)展速度。
辦公自動化的發(fā)展是一個不斷進化的過程,隨著電腦和網(wǎng)絡技術的發(fā)展可以分為以下幾個階段：辦公電腦化,單位有了電腦,可以打印文件,保存數(shù)據(jù),用一些單機版軟件等.辦公網(wǎng)絡化,單位的電腦有了局域網(wǎng)并連上了互聯(lián)網(wǎng),實現(xiàn)了資源共享,但內(nèi)部缺乏秩序和安全.網(wǎng)絡程序化,在辦公網(wǎng)絡化的基礎上,有了網(wǎng)絡辦公軟件的辦公平臺,實現(xiàn)了輕松有序的管理.將來還可能有網(wǎng)絡辦公的智能化,辦公變得越來越輕松. 辦公自動化軟件,具體來說有哪些作用呢 首先能極大地提高工作效率,不用拿著各種文件,申請,單據(jù)在各部門跑來跑去,等候審批,簽字,蓋章.這些都可在網(wǎng)絡上進行.。
其次是節(jié)省運營成本:包括時間和紙張
第三是規(guī)范單位管理:把一些彈性太大不夠規(guī)范的工作流程變得井然有序,比如:公文會
簽,計劃日志,用款報銷等工作流程審批都可在網(wǎng)上進行。
第四是提高企業(yè)競爭力,凝聚力:員工與上級溝通很方便,信息反饋暢通,為發(fā)揮員工的智慧和積極性提供了舞臺.無疑,企事業(yè)的單位的內(nèi)部的凝聚力將大大增強.第五是使決策變得迅速科學:高層決策不再是不了解情況,缺乏數(shù)據(jù)的環(huán)境下拍腦袋的事,而是以數(shù)據(jù)和真相為依據(jù)做出的科學的決策。
辦公自動化應該作為企事業(yè)單位除了生產(chǎn)控制之外的信息處理與管理的集合,應該是對于單位的領導來說,OA是決策支持系統(tǒng),能夠為領導提供決策參考和依據(jù).對于中層管理者OA是信息管理系統(tǒng),而對于普通管理者,OA又是事務/業(yè)務處理系統(tǒng).OA能夠為企業(yè)的管理人員提供良好的辦公手段和環(huán)境,使之準確,高效,愉快的工作。
近年來,隨著網(wǎng)絡技術的迅速發(fā)展普及,通過利用先進的網(wǎng)絡資訊技術,實現(xiàn)辦公自動化的解決方法,被稱為網(wǎng)絡辦公自動化解決方案.隨著INTERNET技術,國際互聯(lián)網(wǎng)絡的發(fā)展,目前的辦公自動化已由傳統(tǒng)的局域網(wǎng)內(nèi)互聯(lián)互通上升到了支持移動辦公,遠程辦公管理等更廣闊的領域。..
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