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全面剖析導致OA系統(tǒng)失敗的五大原因 |
| 作者：佚名 來源：網(wǎng)絡 |
協(xié)同管理則提供了更好的解決方案，它將各種分散的、不規(guī)則存在的信息整合成一張"信息網(wǎng)"，每個信息節(jié)點之間依靠某種，或某幾種業(yè)務邏輯關系進行關聯(lián)，訪問者就可以完全突破信息孤島的困擾從而輕松自如的穿梭在這張信息網(wǎng)中并獲取自己關心的信息。
在協(xié)同管理平臺中，審批者可以從這張報銷單開始，迅速了解各種關聯(lián)信息，包括費用花費的時間、地點、金額，并進而了解這筆費用花費后的項目進展情況，總體預算情況等等。管理的一個重要方面就是對真實的、全局信息的了解，而協(xié)同管理無疑提供了這樣的可能性。
一、誰是失敗的元兇?
OA系統(tǒng)的失敗案例在網(wǎng)上很少見，但并不能隱藏OA系統(tǒng)相當高的實施失敗率。如果將完全廢棄和沒有產(chǎn)生應有效果的OA系統(tǒng)都算作失敗項目，估計這個失敗率將高達80%左右。
一直以來，信息化項目實施失敗的主因似乎都歸咎于用戶，而非產(chǎn)品。比如說用戶缺乏一把手推動、用戶需求變更太頻繁、用戶的管理太混亂等等理由……我覺得這對于用戶來說是不公平的，因為項目失敗他們是最大甚至唯一的犧牲者，再讓他們對失敗負全責，有點"太不人道了"。
用戶成為替罪羊，往往是廠家推卸責任的后果。廠家是媒體信息的主導者，他們控制著輿論導向，哪個公司會說是自己產(chǎn)品的原因呢?而用戶則喪失了話語權，而且他們也不好意思將自己的失敗案例拿出來討論，時間一長，連用戶都覺得似乎真的是自己的問題了。
不否認用戶問題是項目失敗的重要因素之一，但我們更想讓大家全面了解一下導致項目失敗的主要原因，并盡量去規(guī)避。歸結起來有四個主要原因：技術缺陷、功能缺陷、選型失誤、管理不善。
二、技術缺陷
技術缺陷主要包括以下三種情況：
1、不支持大規(guī)模并發(fā)
這種情況主要發(fā)生在大型企業(yè)和特大型企業(yè)，他們在最初上馬OA系統(tǒng)的時候，用戶數(shù)還不是很多，但用了幾年后，用戶數(shù)劇增，使用用戶會達到萬人左右，并發(fā)數(shù)(同時在線的用戶)能達到2000-3000人左右。這時候系統(tǒng)的開發(fā)架構和運行平臺就無法支撐了，系統(tǒng)訪問會變得非常非常慢，而且很容易出現(xiàn)掉線或鏈接不上的現(xiàn)象，自然也就無法使用。
2、服務成本太高
因為OA系統(tǒng)的服務成本太高而被迫放棄的用戶很慘，他們已經(jīng)習慣了這套系統(tǒng)，但有需求沒法做，有問題沒法改，只能使用最簡單的功能
3、不能和其他系統(tǒng)整合
這種情況在近幾年內(nèi)越來越多，因為OA系統(tǒng)涉及面廣，包容性強，所以用戶需要將OA系統(tǒng)作為企業(yè)的中心平臺，實現(xiàn)統(tǒng)一入口和整合數(shù)據(jù)的作用。但一些OA系統(tǒng)因為技術架構不合理或者設計水平欠缺，導致這種需求無法實現(xiàn)，這種問題也屬于軟件的先天性缺陷，后期是很難改進的。
這樣用戶得到的只是一個功能單一的OA系統(tǒng)，而且加重了企業(yè)信息孤島的問題，被廢掉就不可避免了。
三、功能欠缺
功能缺陷也包括三種情況：
1、功能不細致
現(xiàn)在OA系統(tǒng)的功能普遍存在一個誤區(qū)就是求全不求細，看起來林林總總各種功能都有，但深入的使用后才發(fā)現(xiàn)有很多欠缺，比如發(fā)送通知時不能設置自動回執(zhí)、接收文件時不能直接歸檔、工作流不支持多種類型的跳轉(zhuǎn)、表單不支持交叉匯總等等。
2、功能不易用
這個問題一直被廠家所忽略，但卻在很大程度上影響了OA系統(tǒng)的實施成功率。OA涉及面廣，各類型人員電腦水平千差萬別，OA實施是一鼓作氣，再而衰，三而竭，如果不能夠快速的讓使用者產(chǎn)生興趣，他們的熱情就會很快冷卻，再好的功能和技術都是空談。
3、功能不適用
OA系統(tǒng)里面的很多功能模塊只是做做樣子，并不能真正滿足用戶的業(yè)務辦公需要，典型如資產(chǎn)管理、人力資源、客戶關系、會議管理、項目管理等，用戶發(fā)現(xiàn)不適用后又不愿意花錢做二次開發(fā)，慢慢的也就導致OA系統(tǒng)功能的閑置。
功能的欠缺可能不會導致用戶完全廢棄OA系統(tǒng)，但只能勉強的使用一些最基本的功能，如信息發(fā)布等，遠遠沒有發(fā)揮OA系統(tǒng)應有的價值，無疑也是一種失敗。這種類型的客戶太多了。
四、選型失誤
因為選型失誤而造成項目失敗，這能怪誰呢，廠家?用戶?我更喜歡各打五十大板。
用戶在選型的時候一般都是不成熟、不理性的，過于理想化，但幾乎所有的廠家為了取悅用戶、盡快成單，都在一味的迎合用戶的需求，甚至在明知不合理的情況下誤導、欺騙用戶。比如很多客戶在購買時讓廠家給自己開發(fā)一些業(yè)務模塊，等實施后，才發(fā)現(xiàn)功能不適用，業(yè)務部門根本不用，白白花錢了。
還有很多用戶只看重OA系統(tǒng)的表面，過分關注管理理念，以為先進的管理思想必然帶來先進的管理工具，于是試用的時候走馬觀花，不夠深入產(chǎn)品的功能和技術，結果產(chǎn)品和理念嚴重脫節(jié)，跟自己的預期落差太大，導致企業(yè)內(nèi)上上下下的不滿，OA系統(tǒng)成了擺設。
產(chǎn)品不對路，實施再努力也是徒勞，所以因為選型失誤而導致項目失敗的例子比比皆是。
五、管理不善
在五個失敗原因中，管理不善的問題確實屬于用戶自身的問題。軟件只是一個工具，不是救命稻草，要服務人的管理，管理是好的，軟件可以讓你變得更好;管理是壞的，軟件就沒有用武之地。
如果一個企業(yè)因為職能重疊、工作推諉、人浮于事而導致效率低下，那么首要的任務是先通過組織變革來解決管理問題，當然，解決過程可以借助OA系統(tǒng)這個工具，但不能寄希望于OA系統(tǒng)，它的作用只是輔助性的。管理沒有理順，軟件是不可能用起來的。
最后，選型的時候要關注未來發(fā)展，而不是眼前問題;關注綜合成本，而不是購買價格;關注親身試用，而不是廠家介紹。這樣，系統(tǒng)的失敗幾率就會大大降低。
OA辦公系統(tǒng)即OA，指辦公室自動化或自動化辦公。其實OA辦公系統(tǒng)是一個動態(tài)的概念，隨著計算機技術、通信技術和網(wǎng)絡技術的突飛猛進，關于OA辦公系統(tǒng)的描述也在不斷充實，至今還沒有人對其下過最權威、最科學、最全面、最準確的定義。當今世界是信息爆炸的知識經(jīng)濟統(tǒng)治的時代，在這種情況下結合技術的各種進步所產(chǎn)生的OA辦公系統(tǒng)已與十幾年前的OA發(fā)生了很大的變化。..
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