企業(yè)在導(dǎo)入BPM系統(tǒng)前，需要明確了解流程管理的地位，BPM主要用于流程上的整合與溝通，而非是一個全能的產(chǎn)品。它需要架構(gòu)于企業(yè)現(xiàn)有的組織架構(gòu)以及各種表單和流程，通過產(chǎn)品加以進(jìn)行整合以及改善企業(yè)內(nèi)部的流程進(jìn)行，減少內(nèi)部資源損耗，提供明確的透明化信息。對企業(yè)來說，善用BPM管理系統(tǒng)工具，可以明顯提高效率提高組織生產(chǎn)力以及競爭力。
1. 了解企業(yè)內(nèi)部需求
如之前所述，多數(shù)企業(yè)對于BPM流程管理引擎的初步構(gòu)想都很簡單，但實(shí)際導(dǎo)入的困難度與企業(yè)的信息化程度、工作量及作業(yè)復(fù)雜度成正比，這部份通常會因產(chǎn)業(yè)作業(yè)不同而有差異，以下是常見產(chǎn)業(yè)流程管理特性：
制造業(yè)
工作流程定義明確，多數(shù)會依照SOP進(jìn)行操作
表單作業(yè)復(fù)雜，各個產(chǎn)品都有專屬的表單格式
數(shù)據(jù)通常都儲存于外部系統(tǒng)或外部數(shù)據(jù)庫中
部分產(chǎn)品的工作流程重復(fù)性高，所以可善用流程Pattern概念
政府單位
數(shù)據(jù)因具備公文格式，所以在管理上有據(jù)可循
文件成長速度快，需要具備擴(kuò)充性強(qiáng)以及彈性高的系統(tǒng)
許多文件均具機(jī)密性，需做好事前管制及事后稽核
多數(shù)歸檔數(shù)據(jù)常需要進(jìn)行查詢以及調(diào)閱
金融業(yè)
企業(yè)內(nèi)所有系統(tǒng)都以『穩(wěn)定』作為首要訴求
數(shù)據(jù)交換頻繁多以數(shù)據(jù)庫以及檔案來儲存
內(nèi)部信息系統(tǒng)繁多，故需具備對不同系統(tǒng)進(jìn)行溝通彈性
同時間在線用戶多，需具備穩(wěn)健負(fù)載承受能力
數(shù)據(jù)多以交易機(jī)制進(jìn)行，需確保數(shù)據(jù)一致完整性
高科技業(yè)
單位組織龐大，系統(tǒng)需具備組織版本控管彈性
內(nèi)部信息系統(tǒng)繁多，故需具備對不同系統(tǒng)進(jìn)行溝通彈性
重視效率分析以及處理時間
需提供兩岸三地多語系的功能以跨越不同語系溝通障礙
重視信息交換之及時性
傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)
電子化程度不高，多以文本進(jìn)行作業(yè)
數(shù)據(jù)多以文本方式儲存
信息所有權(quán)多數(shù)存在于特定人員計算機(jī)內(nèi)
流程相較前述產(chǎn)業(yè)簡單
2. 分析企業(yè)內(nèi)部流程管理方式
企業(yè)在導(dǎo)入BPM前需要先了解目前公司內(nèi)有那幾種商業(yè)流程以及每個流程運(yùn)作方式，和搭配流程所使用的表單，并將整個流程運(yùn)作方式以Flow Diagram分析出來，并且找出隱藏的決策點(diǎn)(Decision Node)，在分析的階段中會發(fā)現(xiàn)到有兩種型式的流程相互交雜如下所述：
Human Work Flow(人與人之間的溝通流程)
泛指在個關(guān)卡及節(jié)點(diǎn)上只要有人為負(fù)責(zé)處理信息的流程。如部門、人員或關(guān)系人等等…
Information Work Flow(系統(tǒng)與系統(tǒng)間的溝通流程)
不涉及人所存在的關(guān)卡流程。如 Adapter、WebService、數(shù)據(jù)庫異動、程序執(zhí)行、流程變更等等…
3. 進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部流程以及信息成長評估
對多數(shù)的組織來說，每一次的信息采購?fù)度氲娜肆百Y金的成本均相當(dāng)高，導(dǎo)入系統(tǒng)之后，往往三至五年之內(nèi)均不會進(jìn)行更換。在此建議IT人員購入BPM系統(tǒng)前，先行評估未來三年數(shù)據(jù)的成長量、表單流程成長量、硬件成長量、使用人數(shù)成長量以及系統(tǒng)軟件擴(kuò)充性，以減少重復(fù)采購的成本。
表單流程成長量
在預(yù)估導(dǎo)入時，必須與各層部門訪談所要實(shí)施的項目有那些，以及未來有可能需要實(shí)施的項目。因此需確認(rèn)表單以及流程要在何時上線，以及每張表單流程的復(fù)雜度，逐一列出后開始排定階段進(jìn)行。
外部系統(tǒng)成長量
當(dāng)不同系統(tǒng)成長時，所面臨的即是各系統(tǒng)間是否可互相溝通，一旦掌握了外部系統(tǒng)格式后，對于日后的數(shù)據(jù)交換格式即可確認(rèn)，進(jìn)一步評估重復(fù)使用格式的可能性。
硬設(shè)備成長量
目前市面上的BPM產(chǎn)品，其硬件需求皆為Server等級，有些BPM產(chǎn)品是以CPU的方式來計價，因此需確認(rèn)是否要使用到雙CPU或更高等級的硬設(shè)備，一般而言對于數(shù)據(jù)庫的服務(wù)器要求會更高，因此更需評估BPM系統(tǒng)是否應(yīng)用程序與數(shù)據(jù)庫伺服可以分散安裝，分散硬件負(fù)載。
使用人數(shù)成長量
在線使用者多寡也會決定硬設(shè)備所需承受負(fù)載量，優(yōu)質(zhì)的BPM產(chǎn)品皆會有第三方公證壓力測試數(shù)據(jù)來證明其系統(tǒng)效能。
市面上BPM產(chǎn)品在使用人數(shù)計價上通常分為以下兩種計價方式
系統(tǒng)中所有用戶人數(shù)計價
系統(tǒng)所登記的每個賬戶皆為一個license計價
在線使用系統(tǒng)人數(shù)計價
以同時上線使用系統(tǒng)的帳戶為一個license計價
系統(tǒng)擴(kuò)充性
在BPM系統(tǒng)采購過程中，最重要卻也常被忽略就是系統(tǒng)擴(kuò)充性，市面上常常會看到功能性豐富的產(chǎn)品，但每項功能都缺乏擴(kuò)充性或者有功能上的限制。若是在系統(tǒng)評估時，沒考慮到此因素，那未來要跟其他系統(tǒng)整合，反而會遭遇更大的問題。
4. 投入成本評估
BPM系統(tǒng)導(dǎo)入過程中，會因表單流程組織復(fù)雜度不同，其造成的開發(fā)成本也會不同，除了軟件的采購成本之外，也需將投入開發(fā)維護(hù)的人力成本一并估算，因此系統(tǒng)是否方便開發(fā)是極為重要的因素。一般來說投入的成本與表單數(shù)量、流程復(fù)雜度會成正比，故于系統(tǒng)采購時，可以先抓出一個大概的預(yù)算后再進(jìn)行訪價，一方面可避免花過多預(yù)算;另一方面可以避免以過低的價格買到不完整的產(chǎn)品。對中小型企業(yè)來說一般標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品應(yīng)可達(dá)到90%的需求，對于大企業(yè)來說則會有較多個性化開發(fā)的需求，個性化開發(fā)需求的費(fèi)用則為導(dǎo)入項目費(fèi)用的二至三成左右。
現(xiàn)有需要管理的流程
將目前企業(yè)中所需要進(jìn)行電子化的流程表單找出，并且評估復(fù)雜度以及重要性程度作為參考的依據(jù)。
投入人力工作日
須評估人員所負(fù)責(zé)的表單以及流程上的開發(fā)和系統(tǒng)的維護(hù)，優(yōu)質(zhì)的BPM系統(tǒng)則會提供方便開發(fā)的功能以減少程序撰寫及便于開發(fā)維護(hù)來降低開發(fā)上的時間成本。
教育訓(xùn)練
廠商應(yīng)定期提供教育訓(xùn)練課程，及提供內(nèi)容完整的產(chǎn)品操作手冊、教育訓(xùn)練基本/進(jìn)階手冊。優(yōu)質(zhì)的BPM系統(tǒng)本身具備UI操作便利性，因此可以大幅減少基本操作面上的教育訓(xùn)練。
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