采購管理系統(tǒng)是通過采購申請(qǐng)、采購訂貨、進(jìn)料檢驗(yàn)、倉庫收料、采購?fù)素洝①徹洶l(fā)票處理、供應(yīng)商管理、價(jià)格及供貨信息管理、訂單管理，以及質(zhì)量檢驗(yàn)管理等功能綜合運(yùn)用的管理系統(tǒng)，對(duì)采購物流和資金流的全部過程進(jìn)行有效的雙向控制和跟蹤，實(shí)現(xiàn)完善的企業(yè)物資供應(yīng)信息管理。
采購管理系統(tǒng)是制造業(yè)和裝配業(yè)于上線生產(chǎn)前，供應(yīng)廠商基本資料的收集和建立前置作業(yè)；各項(xiàng)料品及廠商交貨進(jìn)度的規(guī)劃，透過采購資料維護(hù)的功能，使ERP系統(tǒng)可不受物料需求管理系統(tǒng)的控制，并能提供應(yīng)付帳款、物料庫存等系統(tǒng)的資料來源。不但具備了獨(dú)立作業(yè)系統(tǒng)的功能，同時(shí)也能配合整合性管理系統(tǒng)的運(yùn)作效益。但采購成本管理必須與產(chǎn)品結(jié)構(gòu)管理相結(jié)合方能發(fā)揮效益，代購材料管理必須與庫存管理系統(tǒng)結(jié)合方能發(fā)揮效益。
企業(yè)采購系統(tǒng)利用計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)庫技術(shù)，避免和克服了人工管理信息時(shí)，勞動(dòng)量大，計(jì)算和統(tǒng)計(jì)的不準(zhǔn)確等種種缺陷和弊端。實(shí)現(xiàn)對(duì)采購業(yè)務(wù)的多層級(jí)、多角度集中管理，確保需求與采購分離，采購與決策分離。實(shí)現(xiàn)采購需求可追溯，采購過程可復(fù)審的全方位控制和管理。從而使采購業(yè)務(wù)全程電子化、透明化，提高采購效率、降低采購成本、提升采購品質(zhì)、加強(qiáng)采購監(jiān)督，提供強(qiáng)有力的支撐。
隨著信息技術(shù)的發(fā)展和十多年的應(yīng)用，如今企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)所包含的管理思想是非常廣泛和深刻的，企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)不僅面向供需鏈，體現(xiàn)精益生產(chǎn)、敏捷制造、同步工程的精神， 而且結(jié)合全面質(zhì)量管理以保證質(zhì)量和客戶滿意度;結(jié)合準(zhǔn)時(shí)制生產(chǎn)以消除一切無效勞動(dòng)與浪費(fèi)、降低庫存和縮短交貨期; 它還結(jié)合約束理論來定義供需鏈上的瓶頸環(huán)節(jié)、消除制約因素來擴(kuò)大企業(yè)供需鏈的有效產(chǎn)出。
采購管理系統(tǒng)主要提供企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)其中的一部分——采購管理系統(tǒng)的各種管理和數(shù)據(jù)操作。當(dāng)中包括采購基本數(shù)據(jù)維護(hù)、采購計(jì)劃管理、采購訂單管理、采購詢價(jià)管理、供應(yīng)商管理這五個(gè)部分。通過對(duì)系統(tǒng)的使用，采購部門主管與采購人員可以十分互動(dòng)的進(jìn)行業(yè)務(wù)交流和處理。無論對(duì)于采購計(jì)劃的制訂，采購訂單的下達(dá)，還是供應(yīng)商資料的查詢都能通過簡單而直接的操作來完成，大大提高工作效率。從而達(dá)到消除一切無效勞動(dòng)與浪費(fèi)、消除制約因素來擴(kuò)大企業(yè)供需鏈的有效產(chǎn)出的目標(biāo)。另外，系統(tǒng)還提供對(duì)采購部門內(nèi)容的資料管理。例如，在采購員維護(hù)中，可以進(jìn)行對(duì)采購員的資料進(jìn)行管理。
采購管理中的關(guān)鍵內(nèi)容是降低企業(yè)總的采購成本。企業(yè)為獲取更多的利潤或保持較高的競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)施成本降低戰(zhàn)略往往是首選。但隨著技 術(shù)、設(shè)備等領(lǐng)域成本降低空間 的大幅度減小，以往被忽略的采購部門對(duì)成本降低帶來的作用越來越明顯。企業(yè)采購管理將重點(diǎn)放在成本上，而不僅僅是價(jià)格上，這些都促進(jìn)了供應(yīng)鏈管理理論的形 成。目前，成本降低戰(zhàn)略的參與者僅僅是單個(gè)的企業(yè)，或與企業(yè)直接相關(guān)的關(guān)鍵供應(yīng)商，但隨著競(jìng)爭(zhēng)的加劇，成本降低戰(zhàn)略的參與范圍將擴(kuò)大，包括更多的供應(yīng)鏈成 員：企業(yè)、客戶、供應(yīng)商、供應(yīng)商的上游供應(yīng)商等供應(yīng)鏈中的各個(gè)環(huán)節(jié)。所有這些成員將共同合作，尋求成本降低的機(jī)會(huì)，以達(dá)到“多贏”而非雙贏或一贏一敗的結(jié)果。
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