很多企事業(yè)單位的煤炭行業(yè)OA系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)完成后，沒有有效的措施保障系統(tǒng)的推行．引發(fā)使用者的抵觸。或者只重視系統(tǒng)軟硬件建設(shè)，忽視信息化本身對于信息數(shù)據(jù)的需求。忽視了信息的收集、整理與利用，對數(shù)據(jù)、文檔等資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)化沒有引起足夠的重視，使OA系統(tǒng)成為空殼。無法順利應(yīng)用實(shí)施。
1、建立健全規(guī)章制度，單位領(lǐng)導(dǎo)牽頭推廣，各部門協(xié)調(diào)配合
煤炭行業(yè)OA系統(tǒng)往往涉及單位各個部門及人員．涉及面較廣。其引入的新的管理理念和模式．很大程度上改變了員工傳統(tǒng)的作業(yè)習(xí)慣。在推廣過程中。難免要遇到各種阻力．因此．要從制度上、人員上加以保證。首先．通過將OA系統(tǒng)的實(shí)施制度化，制定OA系統(tǒng)運(yùn)行的規(guī)定及一整套實(shí)施細(xì)則，明文要求系統(tǒng)的使用．尤其要切斷非必要的傳統(tǒng)紙質(zhì)信息流轉(zhuǎn)形式；同時．在人員方面．單位領(lǐng)導(dǎo)要帶頭堅持使用．不使系統(tǒng)卡在某些關(guān)鍵的審批環(huán)節(jié)．而各部門之間也要充分協(xié)調(diào)配合．利用OA的信息共享平臺．把行政管理和業(yè)務(wù)實(shí)施在OA平臺上開展起來，以促進(jìn)系統(tǒng)迅速、切實(shí)地應(yīng)用起來。
2、重視數(shù)據(jù)遷移與數(shù)據(jù)共享
信息系統(tǒng)建設(shè)中有一句老話．。三分技術(shù)、七分管理、十二分?jǐn)?shù)據(jù)”。如今的OA系統(tǒng)建設(shè)的核心．就是要打破傳統(tǒng)的信息孤島現(xiàn)象，對數(shù)據(jù)資源進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃．并制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和建立整個OA系統(tǒng)共享的中心數(shù)據(jù)庫。在OA實(shí)施推進(jìn)的過程中．需要整合舊系統(tǒng)遺留的歷史數(shù)據(jù)．存在結(jié)構(gòu)復(fù)雜或不規(guī)范、數(shù)據(jù)量浩大、數(shù)據(jù)不全或者有誤等多種情況．如果不能對這些已有數(shù)據(jù)進(jìn)行正確的整理和遷移．常常會讓新的OA系統(tǒng)成為空殼．無法支持業(yè)務(wù)的順利開展。
3、充分運(yùn)用人性化的設(shè)計與管理
煤炭行業(yè)OA系統(tǒng)本身設(shè)計上要增加一些人性化的東西．比如領(lǐng)導(dǎo)工作繁忙，可將一些非關(guān)鍵的流程交由其他崗位掌握進(jìn)度。在審批的界面可以設(shè)定一些常用的審批語言．以供簡單點(diǎn)擊選擇．從而可以盡量簡化審批流程；比如對于有些使用者在電腦操作上不是很在行．可以配合使用手寫板；在內(nèi)部短信、郵件功能上可以設(shè)定自定義群組．實(shí)現(xiàn)短信、郵件有針對性的群發(fā)。而隨著3G移動網(wǎng)絡(luò)的部署．移動OA系統(tǒng)可將原有OA系統(tǒng)上的公文、通訊錄、日程、文件管理、通知公告等功能遷移到手機(jī)，讓用戶可以隨時隨地進(jìn)行掌上辦公。這些人性化的設(shè)計能讓用戶體會到信息化帶來的便利。從而更樂于接受系統(tǒng)。
可以通過分布實(shí)施系統(tǒng)進(jìn)行人性化的管理，從易到難啟動各個功能模塊。先選擇一些最為常用的、非常必要的、容易推廣的功能和設(shè)計相對簡單的工作流程作為初期實(shí)施功能．如信息發(fā)布等。而一些復(fù)雜的流程及輔助辦公性質(zhì)的如車輛管理、會議管理、資產(chǎn)管理、圖書管理、辦公用品管理、表單管理等模塊，可以在系統(tǒng)應(yīng)用良好的情況下再逐步地開放給用戶。弱化用戶對新系統(tǒng)的抵觸情緒。以確保實(shí)旄和推廣的效率。
OA系統(tǒng)實(shí)施時需要重點(diǎn)關(guān)注的有制度的保證、數(shù)據(jù)的支持，并輔以一些人性化的設(shè)計與管理．實(shí)施全面的人員培訓(xùn)．讓OA系統(tǒng)能真正融入企事業(yè)單位日常工作中．達(dá)到提高內(nèi)部工作效率、節(jié)約運(yùn)營成本、規(guī)范企業(yè)管理、提離單位競爭力．加強(qiáng)員工凝聚力的作用。
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