|
合同管理系統(tǒng)體系如何建設(shè) |
| 作者：佚名 來源：網(wǎng)絡(luò) |
1、初審合同草稿階段：擬定合同草稿的過程中，為了預(yù)防漏掉合同內(nèi)容或者合同內(nèi)容填寫不規(guī)范，合同管理系統(tǒng)可以通過預(yù)審提示輔助起草人完成合同的擬定，避免提交審核后被打回，從而節(jié)約時間成本。系統(tǒng)維護同類合同的公共信息，做為電子預(yù)審的標(biāo)準化模板。合同錄入內(nèi)容與標(biāo)準化模板進行比對，對于存在未填寫或者填寫錯誤的，系統(tǒng)給出友好性提示。
2、合同履約階段：該階段即為合同執(zhí)行階段，對合同中說明的責(zé)任完成情況進行監(jiān)控。如合同成本、合同時間、合同范圍、可能存在的風(fēng)險等。
3、推廣合同管理系統(tǒng)合同存檔和合同履約過程中，可能出現(xiàn)合同變更。合同變更需要走審批流程。
4、合同統(tǒng)計分析：合同文本中涵蓋大量的信息，可以從不同的維度獲取到各類統(tǒng)計數(shù)據(jù)。如：合同執(zhí)行情況統(tǒng)計、付款計劃情況統(tǒng)計和合同狀態(tài)與金額分布統(tǒng)計等。
5、擬定合同草稿階段：合同管理系統(tǒng)為了能夠通過無紙化辦公的管理方式，達到提升工作效率、降低管理成本，本系統(tǒng)設(shè)計兩種模式的合同文檔錄入，輔助用戶快速完成合同文檔生成。
一是標(biāo)準合同：用戶只需填寫合同關(guān)鍵性要素即可自動生成合同文檔，如：甲、乙方公司名稱等；
二是框架合同：合同管理系統(tǒng)將合同文檔按照通用框架列出，提供備選內(nèi)容，用戶通過選擇框架模板可快速完成自定義合同的生成，如：付款條件、違約條款等。
6、合同對方的基本信息、評級信息、相關(guān)項目、相關(guān)合同和資金統(tǒng)計等內(nèi)容維護，合同管理系統(tǒng)對合同對方的資質(zhì)、信譽和能力進行綜合評估，規(guī)范了合同對方的管理，也可預(yù)測合同對方當(dāng)前競爭力和未來近幾年的發(fā)展?jié)摿�，為采購或簽訂合同前提供�?shù)據(jù)參考，避免風(fēng)險。
7、合同結(jié)算：合同管理系統(tǒng)的合同付款和發(fā)票管理可以與財務(wù)系統(tǒng)對接。
8、確定合同內(nèi)容階段：合同管理系統(tǒng)實現(xiàn)逐級審核功能減少可能產(chǎn)生的法律糾紛，結(jié)合公司對合同管理實際流程實現(xiàn)如下環(huán)節(jié)的審批，例如：合同擬定、合同生效、合同變更和合同結(jié)算等。另外，系統(tǒng)存在審批流程，就會有操作人員的待辦事項，該處增加系統(tǒng)工作平臺，顯示待辦事項功能。
9、短信平臺集成：合同管理系統(tǒng)主要實現(xiàn)兩方面功能。一方面將業(yè)務(wù)過程中的待辦事項、收付款和審批等信息，通過短信及時提醒給操作人員。另一方面可實現(xiàn)移動辦公，接到信息的工作人員可即時回復(fù)信息實現(xiàn)待辦處理或者通過短信中的地址鏈接直接進入辦公頁面進行相關(guān)業(yè)務(wù)處理。
..
|
|
