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淺談OA軟件中的檔案管理 |
| 作者：佚名 來源：網(wǎng)絡(luò) |
檔案管理是一項(xiàng)作業(yè)量較大的工作，其內(nèi)容復(fù)雜繁瑣，必須安排專人進(jìn)行負(fù)責(zé)。同時(shí)檔案因其需要長期保存、不定時(shí)查閱，所以在物理上也需要進(jìn)行小心保存。對此，OA選擇突破檔案的物理形態(tài)，開發(fā)了檔案管理模塊，用簡單的鼠標(biāo)進(jìn)行繁復(fù)的檔案各項(xiàng)功能操作。
曾經(jīng)的檔案管理需要專門的大型部門負(fù)責(zé)，有自己的庫房，甚至需要恒溫恒濕的環(huán)境，所以會(huì)耗費(fèi)大量能源。當(dāng)前，我國已將電子政務(wù)建設(shè)作為今后一個(gè)時(shí)期國家信息化的重點(diǎn)，這為檔案管理信息化的發(fā)展提供了極好的機(jī)遇。2001年8月在“國家863計(jì)劃十五周年成就展覽會(huì)”上展出的“國務(wù)院絕密文檔管理系統(tǒng)”標(biāo)志著政府公文、檔案管理信息化進(jìn)入了一個(gè)嶄新的發(fā)展階段。
響應(yīng)國家號召，將檔案信息化管理。為了讓人員上手更加容易，檔案管理沿用了紙質(zhì)檔案的各項(xiàng)專用術(shù)語，檔案分為卷庫、案卷、文件三個(gè)級別，使得檔案整理更加明了。分類管理也明確了人員任務(wù)分工，工作交集少，提高了工作效率。
面對一些公司提出檔案需要經(jīng)常借閱的需求，提供了案卷借閱功能，通過此項(xiàng)管理，軟件借閱的請求、批示等工作都可以通過網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行。同時(shí)，檔案的去向、借閱人也可以被記錄，方便檔案追蹤。
檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄，是一個(gè)單位的歷史，是存在的證明，每個(gè)人、每個(gè)單位都有檔案；每份檔案都需要被合理的安排放置。檔案管理是一件繁瑣但是必不可少的工作，一個(gè)成功的企業(yè)家可以通過看各類檔案獲取自己需要了解的事情。檔案也是信息的載體，21世紀(jì)是信息化的世紀(jì)，不能方便共享信息、不能快速獲取信息的企業(yè)是非常難立足的。
隨著一個(gè)企業(yè)越來越龐大，歷史越來越長，其檔案必定越來越多。在沒有科學(xué)的檔案管理軟件的時(shí)候，管理者不得不放棄一些自認(rèn)為已經(jīng)過期失效的檔案，而留存自己一些自認(rèn)為有用的檔案。但是放棄檔案的時(shí)候，不僅自己可能會(huì)覺得可惜，更有可能在需要的時(shí)候找不到合適的檔案。這個(gè)時(shí)候一個(gè)優(yōu)秀的檔案信息管理軟件是必不可少的。選擇做根據(jù)企業(yè)需要，讓企業(yè)上手快、使用方便，在可行的條件下，讓檔案管理更加便利。
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