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ERP系統(tǒng)開(kāi)發(fā)中業(yè)務(wù)流程梳理與優(yōu)化方法 |
| 作者：佚名 來(lái)源：網(wǎng)絡(luò) |
信息化的巨大潛能為企業(yè)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化提供了新的思路，也奠定了技術(shù)基礎(chǔ)。同時(shí)，流程梳理與優(yōu)化則為信息化的有效應(yīng)用創(chuàng)造了良好的應(yīng)用環(huán)境。在開(kāi)發(fā)ERP系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)很好地協(xié)調(diào)流程優(yōu)化與信息化的關(guān)系，這是眾多成功實(shí)施ERP項(xiàng)目得出的共同的結(jié)論。
伴隨著人類進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代及我國(guó)加WTO，企業(yè)所處的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境發(fā)生了根本性的變化。為適應(yīng)新的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，越來(lái)越多的企業(yè)建立起以ERP系統(tǒng)為代表的信息管理平臺(tái)。從上個(gè)世紀(jì)末開(kāi)始，企業(yè)紛紛嘗試ERP，希望以此實(shí)現(xiàn)管理水平的提升。但是，一些ERP項(xiàng)目的實(shí)施效果并不盡人意，人們經(jīng)�？吹健癐T黑洞”“ERP實(shí)施成功率為零”的說(shuō)法，其原因眾說(shuō)紛紜，但通過(guò)研究不難發(fā)現(xiàn)。引進(jìn)ERP系統(tǒng)失敗的最主要原因是，人們應(yīng)用信息技術(shù)的認(rèn)識(shí)仍停留在傳統(tǒng)觀念層面上所致。在傳統(tǒng)觀念上信息技術(shù)的應(yīng)用是。企業(yè)首先定義其經(jīng)營(yíng)職能、經(jīng)營(yíng)過(guò)程或其它業(yè)務(wù)主體的需求。而后在此基礎(chǔ)上開(kāi)發(fā)出信息系統(tǒng)。繁瑣的企業(yè)手工業(yè)務(wù)處理流程存在許多重復(fù)或無(wú)效的環(huán)節(jié)，而ERP系統(tǒng)作為現(xiàn)代化的管理思想，管理方法和手段的結(jié)合體。是在全面總結(jié)、分析、提煉各種企業(yè)運(yùn)作與管理特性的基礎(chǔ)上，借助先進(jìn)的信息化管理模型，為企業(yè)提供行業(yè)的解決方案，其自身必然蘊(yùn)含了標(biāo)準(zhǔn)的、優(yōu)化的、適合于信息平臺(tái)下的業(yè)務(wù)運(yùn)作流程;開(kāi)發(fā)ERP系統(tǒng)之前企業(yè)若不進(jìn)行業(yè)務(wù)流程優(yōu)化。而是將ERP系統(tǒng)應(yīng)用在企業(yè)陳舊的，現(xiàn)有的管理流程上，其結(jié)果只能對(duì)信息技術(shù)投資巨大而效果甚微。因此，ERP系統(tǒng)的成功應(yīng)用需要業(yè)務(wù)流程優(yōu)化。
1 基礎(chǔ)理論
1.1 業(yè)務(wù)流程
業(yè)務(wù)流程是指為了達(dá)成特定業(yè)務(wù)目標(biāo)而執(zhí)行的一系列在邏輯上相關(guān)的任務(wù)。業(yè)務(wù)流程獨(dú)立于組織結(jié)構(gòu)，通常會(huì)涉及組織內(nèi)部的多個(gè)部門(mén)或者多個(gè)組織。
1.2 業(yè)務(wù)流程梳理
業(yè)務(wù)流程梳理就是從企業(yè)整體業(yè)務(wù)流程明晰的目的出發(fā)，對(duì)當(dāng)前流程進(jìn)行充分顯性化，而在顯性化基礎(chǔ)上發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并進(jìn)行點(diǎn)優(yōu)化的工作方式。業(yè)務(wù)流程梳理不僅僅是畫(huà)流程圖，而且要深入企業(yè)業(yè)務(wù)現(xiàn)場(chǎng)，實(shí)際了解業(yè)務(wù)發(fā)生的內(nèi)外部因素，并集成到流程圖中。業(yè)務(wù)流程梳理是流程優(yōu)化的基礎(chǔ)和前提。
1.3 業(yè)務(wù)流程優(yōu)化
業(yè)務(wù)流程優(yōu)化是成功應(yīng)用ERP的前提。ERP系統(tǒng)也是承載流程的最佳工具，從這個(gè)角度出發(fā)BPI可以定義為：
BPI是指以企業(yè)業(yè)務(wù)流程為優(yōu)化對(duì)象和中心，以建立與ERP系統(tǒng)相融合的標(biāo)準(zhǔn)流程為目標(biāo)。對(duì)企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分析保留其符合先進(jìn)的管理模式及信息化要求的部分，改進(jìn)、調(diào)整或重建不合理之環(huán)節(jié)，使新建的業(yè)務(wù)流程能夠滿足ERP系統(tǒng)的應(yīng)用要求，并通過(guò)ERP系統(tǒng)的實(shí)施來(lái)實(shí)現(xiàn)優(yōu)化后的流程，在保證ERP系統(tǒng)成功應(yīng)用的基礎(chǔ)上提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。
2 信息化與業(yè)務(wù)流程優(yōu)化相結(jié)合的必要性
在管理方式上，業(yè)務(wù)流程優(yōu)化力求打破組織邊界，將直線職能式的縱向傳遞為主的模式轉(zhuǎn)化成一種較少層次的扁平組織結(jié)構(gòu)和管理模式。傳統(tǒng)的企業(yè)業(yè)務(wù)流程以手工作業(yè)方式為主，以分階段和串行化業(yè)務(wù)處理為特點(diǎn)，信息無(wú)法連續(xù)流動(dòng)和充分共享，業(yè)務(wù)流程中存在大量重復(fù)錄入的數(shù)據(jù)和一些無(wú)效的業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)，業(yè)務(wù)處理效率低下。而信息系統(tǒng)中的信息和業(yè)務(wù)能夠跨越組織和層次界限，連續(xù)快速流轉(zhuǎn)。不斷改進(jìn)企業(yè)信息系統(tǒng)，能夠真正幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)并行處理，徹底消除業(yè)務(wù)流程中的無(wú)效環(huán)節(jié)和勞動(dòng)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的最佳目標(biāo)。手工業(yè)務(wù)流程在很多方面無(wú)法適應(yīng)信息化管理的特點(diǎn)，如果不進(jìn)行必要的梳理、分析和優(yōu)化，就無(wú)法充分發(fā)揮信息系統(tǒng)的作用，甚至?xí)箻I(yè)務(wù)流程更加復(fù)雜，降低處理效率和速度。產(chǎn)生令人失望的效果。即使現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)流暢，沒(méi)有明顯與信息化管理相悖的地方，進(jìn)行業(yè)務(wù)流程優(yōu)化也是必要的。因?yàn)楹?jiǎn)單復(fù)制手工業(yè)務(wù)流程的信息系統(tǒng)，其靈活性和可擴(kuò)展性都比較差。而企業(yè)由于市場(chǎng)和政策的變化，元法避免對(duì)組織機(jī)構(gòu)、管理方式或運(yùn)作模式進(jìn)行改動(dòng)，對(duì)信息系統(tǒng)也要進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)。而缺乏靈活性和可擴(kuò)展性的信息系統(tǒng)，進(jìn)行改進(jìn)的代價(jià)非常大，甚至?xí)䶮o(wú)法完成，從而導(dǎo)致信息系統(tǒng)的失效。因此，企業(yè)信息化與業(yè)務(wù)流程優(yōu)化是相輔相成、相得益彰的兩個(gè)過(guò)程。兩者的結(jié)合，才是提升企業(yè)管理層次、實(shí)現(xiàn)企業(yè)且標(biāo)的根本途徑。
3 ERP系統(tǒng)開(kāi)發(fā)中業(yè)務(wù)流程梳理與優(yōu)化
下面以某礦業(yè)集團(tuán)業(yè)務(wù)流程梳理與優(yōu)化的過(guò)程，簡(jiǎn)單來(lái)談一談ERP系統(tǒng)開(kāi)發(fā)中業(yè)務(wù)流程的梳理與優(yōu)化的具體實(shí)現(xiàn)方法。
3.1 流程梳理到流程優(yōu)化
3.1.1 流程梳理的依據(jù)
流程梳理的根本依據(jù)是集團(tuán)的崗位責(zé)任設(shè)置和業(yè)務(wù)工作辦理規(guī)章制度。
首先，通過(guò)業(yè)務(wù)分析工作，在現(xiàn)行工作制度和崗位責(zé)任制度的基礎(chǔ)上，分級(jí)分層地詳盡列舉出集團(tuán)公司生產(chǎn)、管理、經(jīng)營(yíng)領(lǐng)域中的主要業(yè)務(wù)及其下屬子業(yè)務(wù)。制定出“XXXX集團(tuán)業(yè)務(wù)流程匯編”，對(duì)所有的業(yè)務(wù)工作進(jìn)行匯總、編碼與分解。
其次，根據(jù)集團(tuán)的崗位責(zé)任制和業(yè)務(wù)管理制度。明晰每一項(xiàng)工作由哪個(gè)部門(mén)辦理、包括什么內(nèi)容、歷經(jīng)什么環(huán)爺、各環(huán)節(jié)進(jìn)行什么工作、辦理工作受到什么樣的角色權(quán)限限制、需要哪些崗位進(jìn)行協(xié)同、要求在什么時(shí)限范圍內(nèi)辦結(jié)、辦理結(jié)果如何處理。形成完整而詳盡的流程描述。
在流程梳理過(guò)程中，首先考慮主業(yè)務(wù)流程。目標(biāo)企業(yè)的一級(jí)流程包括。財(cái)務(wù)管理業(yè)務(wù)流程、物資管理業(yè)務(wù)流程、人力資源管理業(yè)務(wù)流程、煤炭運(yùn)銷業(yè)務(wù)流程、生產(chǎn)調(diào)度業(yè)務(wù)流程等等。反映集團(tuán)全業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)樹(shù)一般表現(xiàn)為多層樹(shù)結(jié)構(gòu)。流程可以包含子流程，子流程允許嵌套。目標(biāo)集團(tuán)的業(yè)務(wù)流程，在每一大類下，再劃分為四級(jí)結(jié)構(gòu)為宜。
3.1.2 流程分解與流程編碼
將各個(gè)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行層次分解，設(shè)計(jì)適應(yīng)多級(jí)多層業(yè)務(wù)流程管理的業(yè)務(wù)流程編碼體系，完成對(duì)所有主要業(yè)務(wù)流程的編碼，是梳理流程工作的核心環(huán)節(jié)。對(duì)經(jīng)過(guò)搜集整理和業(yè)務(wù)部門(mén)確認(rèn)的流程，采用8位四級(jí)編碼體系進(jìn)行流程編碼。每一級(jí)業(yè)務(wù)流程均采用2位自然數(shù)編碼。
3.1.3 流程描述
根據(jù)完整性和全面描述的需要，我們拿辦理依據(jù)、工作部署、工作內(nèi)容、適用范圍、主辦部門(mén)、串行協(xié)辦部門(mén)、并行協(xié)辦部門(mén)、工作時(shí)限、業(yè)務(wù)申報(bào)材料、工作流程、費(fèi)用說(shuō)明、辦理成果、公開(kāi)程度等十三要素對(duì)每一個(gè)具體流程進(jìn)行了詳盡地描述。其中，“工作流程”要求做出業(yè)務(wù)流程圖。
3.1.4 流程固化與優(yōu)化
在所有的業(yè)務(wù)流程經(jīng)過(guò)分析、編碼和基于十三要素描述的基礎(chǔ)上。形成了企業(yè)的“業(yè)務(wù)流程匯編”。經(jīng)由各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)討論修訂并確認(rèn)后。以集團(tuán)文件的形式，形成集團(tuán)業(yè)務(wù)流程規(guī)范，達(dá)到固化流程。一般來(lái)說(shuō)，對(duì)于業(yè)務(wù)流程，均采取“先固化、再優(yōu)化”的模式不斷提高業(yè)務(wù)流程的合理性。流程優(yōu)化的過(guò)程中我們主要是。取消了所有不必要的工作環(huán)節(jié)和內(nèi)容、合并了必要的工作、對(duì)流程中各環(huán)節(jié)程序進(jìn)行了合理的重排并對(duì)必需的工作環(huán)節(jié)進(jìn)行了簡(jiǎn)化。
3.2 流程優(yōu)化效果分析
通過(guò)流程梳理達(dá)到了理順企業(yè)內(nèi)部流程，通過(guò)優(yōu)化提高了整體運(yùn)營(yíng)效率，全面、透徹的業(yè)務(wù)流程梳理對(duì)流程優(yōu)化至關(guān)重要。案例中，我們首先對(duì)企業(yè)重要流程進(jìn)行了梳理，在此基礎(chǔ)上逐步進(jìn)行了業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，達(dá)到了各個(gè)環(huán)節(jié)執(zhí)行者和執(zhí)行權(quán)限明確、流程采用“最優(yōu)路線”的目標(biāo)。事實(shí)證明，與流程優(yōu)化相結(jié)合的ERP系統(tǒng)的運(yùn)用在目標(biāo)集團(tuán)管理工作中取得了與其所希望的效果。
4 結(jié)束語(yǔ)
信息化的巨大潛能為企業(yè)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化提供了新的思路，也奠定了技術(shù)基礎(chǔ)。同時(shí)，流程梳理與優(yōu)化則為信息化的有效應(yīng)用創(chuàng)造了良好的應(yīng)用環(huán)境，從而能夠充分發(fā)揮信息化的潛能。在開(kāi)發(fā)ERP系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)很好地協(xié)調(diào)流程優(yōu)化與信息化的關(guān)系，這是眾多成功實(shí)施ERP項(xiàng)目得出的共同的結(jié)論。
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