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協(xié)同OA價值體現(xiàn) |
| 作者：佚名 來源：網(wǎng)絡(luò) |
傳統(tǒng)辦公主要承擔(dān)著上傳下達、辦公物品管理、檔案管理、制度實施過程中的監(jiān)督以及其它事務(wù)辦理等工作。在傳統(tǒng)的辦公模式中，工作人員之間最基本的聯(lián)系是溝通、協(xié)調(diào)和控制。就一般而言，辦公管理離不開文件的制作、修改、傳遞、簽定、保存、存檔。部門內(nèi)部及部門之間的任務(wù)完成完全靠人力或借助傳統(tǒng)的交通工具等手段完成。但是隨著現(xiàn)代化的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)辦公的弊端也逐漸顯現(xiàn)出來，比如管理模式陳舊，辦公只與自己業(yè)務(wù)密切相關(guān)的部分有聯(lián)系，企業(yè)內(nèi)的各種信息被分成了一個個孤島；管理成本昂貴，人力資源和辦公資源經(jīng)常被閑置或利用率低；辦公效率和管理效率低下等等。所以為解決這些管理上的不足，人們想出了一個新的辦法——協(xié)同OA系統(tǒng)。
隨著企業(yè)信息化的不斷發(fā)展，越來越多的企事業(yè)單位放棄傳統(tǒng)辦公方式，選擇OA協(xié)同辦公系統(tǒng)進入內(nèi)部。OA究竟是什么意思？OA系統(tǒng)的成功實施，對于企事業(yè)單位有什么好處？
OA是什么意思
OA，意思為辦公自動化，它是將現(xiàn)代化辦公和計算機技術(shù)結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù)，都屬于辦公自動化的領(lǐng)域。在行政機關(guān)、企事業(yè)單位工作中，是采用Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，以計算機為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進的通信技術(shù)，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作。
OA系統(tǒng)有哪些好處
一、工作不再繁瑣
很多企業(yè)的工作都是環(huán)環(huán)相扣的，專業(yè)分工的結(jié)果，協(xié)同作業(yè)已是不可擋的潮流，舉例來說，企業(yè)的銷售不外乎從業(yè)務(wù)接單開始，合約簽定、生產(chǎn)（或進貨）、出貨、開發(fā)票、收款是不可或缺的五大步驟。而這五大步驟就牽涉到至少三個部門，業(yè)務(wù)部門、生產(chǎn)部門（或采購部門）、會計部門。在沒有導(dǎo)入OA辦公系統(tǒng)之前，有時工作量（業(yè)績長紅）時，往往因為有太多筆訂金要處理，掉單的狀況不時發(fā)生，總是要等到問題發(fā)生時才驚覺原來還有工作未及時完成。
OA辦公系統(tǒng)可以依照公司的標準流程（SOP）設(shè)定好每項工作應(yīng)該責(zé)任的人員，到時到只要流程啟動，系統(tǒng)自然會依照SOP將相關(guān)的表單送到該負責(zé)的人手上，不會因為事情一多而忘了通知下一關(guān)該做什么事，導(dǎo)致明明生產(chǎn)好了，倉管人員不知道要出貨，或是發(fā)票開了很久，業(yè)務(wù)卻不知道要去催款。
二、加速企業(yè)反應(yīng)時間，提升工作效率
很多公司常會遇到這樣的狀況，一張單子簽出去，剛好下一關(guān)主管不在，好不容易等主管回來簽單，下一關(guān)主管又出差去了，一張單子總得要簽個好幾天才能簽得完，尤其是分公司多的情況下，單子在總公司與分公司之間來來回回，花錢（電話催促，傳真及郵寄）就算了，有時還得受氣呢。平常睜一只眼閉一只眼就算了，萬一遇到緊急狀況，就會有急驚風(fēng)遇到慢郎中的感嘆了。
透過OA辦公系統(tǒng)，您可以不用再受氣了，因為上網(wǎng)就可以使用，因此不管主管在哪，只要能上網(wǎng)就能夠簽單子，尤其像U-Office Force的OA辦公系統(tǒng)還支持智能型手機簽核，只要手機信號能通，就能簽核表單，就算主管去參加重要會議，仍可以偷偷用手機快速地簽核。
三、信息變的更透明，可以減少因為溝通而產(chǎn)生的時間成本
每個人平常就有很多事情在忙，尤其每到了旺季，很多事情就算記在本子上往往也會忘了。不知道您有沒有每次簽了單子出去后就不知道跑哪去了，跑著跑著，有時還會莫名其妙不見了。尤其很多事情不一定都是順利的，總需要各部門之間來來回回很多次的協(xié)調(diào)才能順利執(zhí)行。舉例來說，業(yè)務(wù)接完單后發(fā)現(xiàn)公司庫存不夠，生產(chǎn)又要花去一段時間，剛好又遇到材料不足，需要采購單位幫忙購買材料，因此需要催促采購，又需要業(yè)務(wù)出面跟客戶協(xié)調(diào)分批出貨的事宜，或甚至因為材料短缺，要請客戶改買別種替代型產(chǎn)品等，這些事情往往是來來回回很多次才能順利出貨、開發(fā)票及收款。由于事情太多，只要有一個環(huán)節(jié)忘了或是沒有稽催到，輕則賠錢了事，重則失去客戶的信任。
有了電子簽核系統(tǒng)，表單在各部門之間往返，所有信息都能實時且透明，透過系統(tǒng)的運作，每項工作所發(fā)生或待解決的事情，相關(guān)人員都可以很清楚了解，不僅不容易出錯，也可以節(jié)省很多開會協(xié)調(diào)的時間，當(dāng)然您也可以快速查到，現(xiàn)在到底卡在哪一關(guān)了，所謂怨有頭，債有主，責(zé)任清清楚楚，不會每次掉單，人不是我殺的聲音就此起彼落，反正死無對證嘛。
四、查詢變的很快速與便利
企業(yè)一旦營運多年后會突然發(fā)現(xiàn)，不知不覺中公司多了一間小倉庫，里面堆滿了以前簽核過表單的存盤，不丟占地方，想丟又怕萬一要查數(shù)據(jù)查不到，因此就只好一直堆著，愈堆愈大堆�？墒钦嬲フ覕�(shù)據(jù)，就一直找得到嗎？找了幾個小時算是小case，有時候找到時才發(fā)現(xiàn)已經(jīng)受潮，紙張早已模糊不清了或是被小強吃掉了。
電子簽核讓企業(yè)可以很快速地找到需要的表單，據(jù)我們客戶的經(jīng)驗，使用了3年大概2萬張表單，找到其中一張表單平均花不到3分鐘。
總而言之，與傳統(tǒng)辦公方式相比，協(xié)同OA系統(tǒng)的價值優(yōu)勢很多。包括能夠規(guī)范辦公管理、提高辦公效率、降低辦公費用等等。
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