合同管理系統(tǒng)是商務(wù)運(yùn)作中極其重要的一部分，其管理的優(yōu)劣直接影響商務(wù)流程的順暢。目前，人們往往用傳統(tǒng)的人工管理方式結(jié)合電子表格來進(jìn)行合同管理，這種管理方式存在著諸多弊端，如:效率低、保密性差、電子表格容量小，關(guān)聯(lián)性差 ,不易于查詢、更新和維護(hù)等。
如果合同的簽訂、履行、變更、終止等全過程完全靠人工進(jìn)行跟蹤管理，不僅工作量大，而且難度也非常大，特別是合同管理系統(tǒng)歸口到計劃管理科。計劃管理科既不管資金的收入和支出也不管貨物印發(fā)出和入庫，所以對合同的履行情況計劃管理科無法掌握，就更談不上對合同進(jìn)行監(jiān)督和檢查。計劃管理科只了解合同的簽訂情況，要了解合同的履行情況非常被動，這種人工管理方式遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代化管理的需要。
房地產(chǎn)行業(yè)合同管理系統(tǒng)是指對合同以及相關(guān)資源進(jìn)行簡單而且科學(xué)完善的管理,它是企業(yè)管理中不可缺少的重要組成部分。該合同管理系統(tǒng)為企業(yè)合同管理找到一種便捷、有效、實(shí)用的方法和途徑,編制這樣一套合同管理系統(tǒng)有著尤為重要的意義。同時合同管理系統(tǒng)作為企業(yè)管理中的重要一環(huán),對合同數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩院蜆I(yè)務(wù)處理的規(guī)范性有很高的要求。
也正因如此,合同管理系統(tǒng)工作中繁瑣的業(yè)務(wù)流程限制了管理人員工作效率的提高;另外,如何有效地利用龐大的合同歷史數(shù)據(jù),為合同管理人員提供必要的決策支持也成為一項(xiàng)新的課題。
隨著我國企業(yè)信息化水平的提高,房地產(chǎn)行業(yè)合同管理系統(tǒng)已逐步由傳統(tǒng)的手工作業(yè)轉(zhuǎn)化為計算機(jī)管理。初期的合同管理系統(tǒng)為文檔管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)合同生命周期的過程記載,而后發(fā)展為數(shù)字化合同模型,對合同實(shí)行元素化管理,形成了規(guī)范的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu),可方便進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計、比較和查詢分析。所以合同管理系統(tǒng)也就自然而然的成為公司企業(yè)的首選。
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